Studium powstało na podstawie wywiadu z Edytą Górecką – Dyrektorem Personalnym DPD Polska – oraz materiałów wewnętrznych DPD Polska.
Akademia Wiedzy jest wewnętrznym programem szkoleniowym w DPD Polska. Trenerami zostali wewnętrzni eksperci rekrutujący się spośród pracowników firmy. Osoby te zapałały prawdziwą chęcią do wzięcia udziału w projekcie (badania i statystyki DPD potwierdzają, że gdyby nie ich zapał, zaangażowanie i automotywacja, sukces projektu byłby mniejszy) i w ocenie firmy stało się tak z kilku powodów.
Po pierwsze, przyjęcie roli trenera oznaczało nowość w zakresie ich obowiązków. Zapowiadało możliwość rozwinięcia umiejętności trenerskich i uzyskania wsparcia, podpowiedzi oraz wzięcia udziału w szkoleniu typu train the trainer.
Drugi powód był jeszcze bardziej pragmatyczny i prozaiczny. Eksperci, odpowiadając za określony obszar działalności firmy, rozumieli, że dużo łatwiej będzie im pracować jako „właścicielowi tego obszaru w organizacji”, jeśli pozna go więcej osób. Zdawali też sobie sprawę z tego, że to właśnie oni mogą najlepiej zaangażować, porwać i zainspirować do wejrzenia w ten obszar innych pracowników. Oznaczać to będzie oczywiście korzyść dla organizacji, ale także – przede wszystkim – dla eksperta, który zyska świadomych partnerów. Za wzrost ich świadomości weźmie odpowiedzialność również nikt inny, jak on sam.

Szkoła trenerów – wyzwania i przygotowania
Organizując cały system szkoleń wewnętrznych, firma starała się o politykę raczej pull niż push. Pierwszym krokiem było spotkanie działu personalnego z kluczowymi osobami w poszczególnych pionach. Przedstawiono im projekt Akademii Wiedzy i wspólnie zastanawiano się, jakie tematy mogłyby zostać w ramach Akademii Wiedzy zrealizowane oraz jakie zagadnienia są najbardziej kluczowe w ich dziale, i jakie osoby są za nie odpowiedzialne. Szefowie pionów we współpracy ze swoimi działami przeprowadzili burzę mózgów i przygotowali wstępną listę tematów oraz potencjalnych trenerów. Podstawowym wyznacznikiem było wskazanie osób, które powiedzą „ja chcę tego spróbować”, a które jednocześnie brały udział w kreowaniu jakichś rozwiązań, standardów, procesów w firmie. Drugim wyznacznikiem był wybór tylko najważniejszych, kluczowych dla firmy procesów. Oznaczał on jednocześnie zachętę dla ekspertów: jeśli zdecydują się na udział w Akademii Wiedzy w roli trenera, to, co robią, zostanie zaklasyfikowane jako najważniejsze dla firmy i będą mogli podzielić się „tym, co najważniejsze” z innymi. Kierownicy jasno przekazali te wyznaczniki osobom w swoich działach.

Podstawową trudność przy szkoleniach wewnętrznych stanowi fakt, że doskonały ekspert nie zawsze jest dobrym trenerem. Nawet jeśli ma dużą motywację, nie zawsze idzie ona w parze z umiejętnościami albo predyspozycjami. Bywa także, że nawet nauka nie przynosi spodziewanych efektów – dobry kontakt z grupą jest czymś, co trener „nosi w sobie”. Pierwszym wyzwaniem w organizacji Akademii Wiedzy w DPD było więc upewnienie się co do potencjału trenerskiego zaproponowanych ekspertów oraz rekrutacja, dobór kadry szkoleniowej. Nazwano to w DPD „oceną potencjału trenerskiego” i przeprowadzono ją samodzielnie.

Train the trainer
Gdy powstała już grupa potencjalnych trenerów i gdy w poszczególnych pionach sformułowane zostały tytuły szkoleń, przekazano je do działu personalnego. Następnym krokiem było zorganizowanie dwudniowego spotkania, warsztatów z trenerami, które potraktowano jako sesję train the trainer i ustalenie dalszych kroków. To także zrobiono wewnętrznie przez ekspertów działu personalnego. Sesja odbyła się w lutym oraz w maju 2009 r.
Takie rozwiązanie dobrze wpasowało się w kontekst początku 2009 r., który zapowiadał się dla wielu firm jako rok trudny finansowo. Akademia Wiedzy okazała się programem, który doskonale oszczędza koszty w porównaniu do szkoleń zewnętrznych. Inne firmy rezygnowały ze szkoleń, podczas gdy DPD „rozwijało skrzydła” w obszarze, który był pracownikom bardzo potrzebny. Dodatkowo odbywało się to przy pełnej akceptacji oraz satysfakcji prezesa firmy, ponieważ cały cykl Akademii Wiedzy kosztował pięć razy mniej niż szkolenia zewnętrzne prowadzone do tej pory w ciągu jednego roku.

Jednak powodem, dla którego firma samodzielnie przeprowadziła sesję warsztaty dla trenerów, nie była oszczędność kosztów, ale to, że w organizacji były zasoby i umiejętności wystarczające do tego, by taką sesję przygotować. W dziale personalnym DPD istniał już zalążek działu szkoleń wewnętrznych. Jego pracownicy byli takim rozwiązaniem żywo zainteresowani, ponieważ pozwalało im to, podzielić się swoimi umiejętnościami oraz wiedzą z innymi oraz przygotować i przeprowadzić coś nowego.
Na początku tego dwudniowego spotkania każdy trener powiedział, jaki będzie temat jego szkolenia, dzięki czemu później każdy trener mógł odpowiedzieć na pytanie, jakie są inne szkolenia, jaka jest ogólna struktura, mapa szkoleń. Było to też ważne jako element budowania zespołu trenerskiego.
Kluczowe elementy warsztatów train the trainer miały charakter techniczno-teorytyczny (Jak uczą się dorośli? Jak wygląda krzywa uwagi, przebieg nauczania?) i musiały być przekazane „w pigułce”. Skupiono się natomiast na tym, po co firma robi Akademię Wiedzy, jakie są jej najważniejsze tematy oraz na formach pomocy trenerom, oferowanych przez dział personalny.

Koncentrowano się na tym, by zaszczepić trenerom ideę, że w odczuciu uczestników szkolenia wewnętrzne powinny prezentować taki poziom profesjonalizmu, jak szkolenia zewnętrzne. Uświadomić im także, że celem podstawowym szkolenia nie jest zdobycie wiedzy – ona jest środkiem do osiągnięcia celu, którym będzie łatwiejsze poruszanie się po organizacji, sprawniejsze działanie. Nie może być jednak odpowiedzialności bez decyzji. W DPD starano się więc połączyć te dwie rzeczy i przeprowadzić warsztaty train the trainer w sposób jak najbardziej praktyczny.
Trenerzy otrzymali przykłady, nad którymi wspólnie pracowali. Zostali np. podzieleni na dwie grupy, które zapytano, jakie plusy mają szkolenia zewnętrzne, a jakie minusy szkolenia wewnętrzne. Oczywiście doszli do takich samych wniosków, jakie mógłby przedstawić im zewnętrzny trener, ponieważ wynikają one z rzeczowej oceny sytuacji, ale doszli do nich samodzielnie. Tym samym pokazano im wartość pracy w grupach, rozwiązywania zadań, ćwiczeń. Dział HR przekonał przyszłych trenerów, że chciałby im i sobie pomóc tak, by prestiż szkoleń wewnętrznych w firmie był jak najwyższy, a oni mogli występować w roli wyszkolonych trenerów.
Na koniec zapytano uczestników, czy się na taką rolę zgadzają. Był to trochę teatralny element, lecz zapadający w pamięć i motywujący. Na pytanie, czy warto realizować Akademię Wiedzy i czy są za wprowadzeniem w życie tego projektu, przyszli trenerzy odparli „Tak!”. Udało się zatem podczas tej sesji wzbudzić ducha walki, uzyskać zaangażowanie.

Standard szkoleń
Ważnym elementem sesji train the trainer w DPD było pokazanie uczestnikom przez dział HR standardu szkoleń: jakie stałe elementy, standardy powinno mieć każde szkolenie i jakie wsparcie otrzymają tu trenerzy.
Uczestnicy sesji zostali poinformowani, że każde szkolenie wewnętrzne będzie poprzedzone zaproszeniem, które wyślą do jego uczestników. Od działu HR otrzymali template zaproszenia. Ustalono, że otwarcie każdego szkolenia przebiegać będzie wg określonych zasad. Ponieważ jednym z minusów szkoleń wewnętrznych jest to, że często uczestnicy nie znają się, nie wiadomo dlaczego znaleźli się na szkoleniu, czego oczekują, jaka będzie agenda spotkania, kiedy będą przerwy itp., przyjęto, że w obowiązkowych punktach rozpoczęcia szkolenia w ramach Akademii Wiedzy znajdą się:
•przedstawienie się trenera i powitanie uczestników;
•przedstawienie agendy na spotkanie;
•odnotowanie na „liście parkingowej” zagadnień, które nie mieszczą się w temacie szkolenia, by już na samym początku „okroić” oczekiwania uczestników do planów i programu założonego przez trenera;
•przypomnienie o podstawowych zasadach, typu „wyłączamy telefony, nie spóźniamy się, nie komentujemy tego, o czym jest mowa, chyba że to ma coś wnieść do sprawy”;
•kwestia wzajemnego poznania się uczestników: nawet jeśli byliby to kierownicy oddziałów z jednej firmy, to często nie znają się osobiście. Każdy uczestnik na koniec otwarcia może więc powiedzieć, ile czasu jest w firmie i czym się zajmuje. Dodatkowym zadaniem było powiedzenie coś, czego inni o nim nie wiedzą – w tej formule chodziło o podzielenie się czymś więcej niż tylko zawodowymi tematami.
Samodyscyplina prowadzących była bardzo ważna i jej właśnie służyć miała skodyfikowana w ten sposób procedura otwarcia szkolenia. Rolą trenera miało być stanie na straży zasad, które zostały wspólnie ustalone.

Później założono, że każde szkolenie w ramach Akademii Wiedzy będzie miało materiały i slajdy wydrukowane wg określonego standardu, a oprócz nich uczestnicy szkolenia otrzymają symboliczne gadżety. Zdecydowano się na ołówki; tańsze od długopisów, ale ekologiczne, z nadrukowanym logo i w dodatku „do ostrugania”.
Minusem szkoleń wewnętrznych jest to, że z reguły rzadko są w nich ćwiczenia, bo często sądzi się, że np. przy szkoleniu dotyczącym księgowości trudno byłoby zaplanować kreatywne ćwiczenie z procedury zatwierdzania dokumentów księgowych. A jednak tego typu szkolenie bez ćwiczeń łatwo może stać się bardzo nudnym tłumaczeniem procedur punkt po punkcie. W DPD ustalono więc, że na każdym szkoleniu w ciągu jednego dnia muszą pojawić się koniecznie dwa ćwiczenia. Podczas warsztatów train the trainer zaprezentowano uczestnikom na przykładzie pytania „Jakie są plusy szkoleń zewnętrznych, a jakie minusy wewnętrznych?”, że można zaproponować poszukiwanie odpowiedzi podczas pracy w dwóch grupach i tym samym potraktować je jako proste, ale jednak – ćwiczenie. Ćwiczenie nie musi być bardzo długie ani abstrakcyjne, może trwać kilka minut. Np. z procedury księgowej zaproponowano w DPD ćwiczenie „Co zrobisz z fakturą pod nieobecność przełożonego?”.

Przyjęto także określone standardy zakończenia szkolenia. Każde szkolenie w ramach Akademii Wiedzy, jak zapowiedziano, będzie kończyło się anonimową ankietą (w której zawrze się ocena trenera, materiałów szkoleniowych i organizacji szkolenia) i otrzymaniem przez uczestników dyplomu. Trener ma za zadanie wręczyć dyplom osobiście każdemu uczestnikowi i pogratulować mu ukończenia szkolenia. Dział personalny DPD przygotował template dyplomu, który dla każdego uczestnika indywidualnie wypisują trenerzy. Każdy trener otrzymał potem także „szkoleniowe pudełka” z całym wyposażeniem.

Ostatnim elementem warsztatów było ustalenie dalszych etapów przygotowań do rozpoczęcia Akademii Wiedzy. Zdecydowano, że będzie to praca indywidualna trenerów nad ich materiałami szkoleniowymi. Niektórzy uczestnicy mieli już przygotowane dokumenty przypominające prezentację szkoleniową. Jednak 80% trenerów musiało stworzyć programy szkoleń od podstaw. Często dopiero na tym etapie zaczynali oni rozumieć w pełni wymagania i dzielić się swoimi obawami z działem personalnym. Ustalono zatem, że każdy z trenerów będzie miał swojego „anioła stróża”, czyli opiekuna merytorycznego, pomagającego mu stworzyć szkolenie. Pierwszym krokiem po tym spotkaniu było spotkanie „jeden na jeden” – trenera i jego opiekuna, i podzielenie się materiałami lub pomysłami na nie. Na przygotowanie materiałów szkoleniowych trenerzy mieli miesiąc.

Paweł Berłowski, Lidia Gruse (współpraca)