Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 z późn. zm.) – dalej u.u.s.w.p., za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz (tj. uszkodzenie tkanek ciała lub narządów człowieka wskutek działania czynnika zewnętrznego) lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą: 1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych, 2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia, 3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Stwierdzenie, czy w danym przypadku pracownik uległ wypadkowi przy pracy musi być poprzedzone szczegółowymi ustaleniami okoliczności faktycznych danego zdarzenia. Ustaleń takich dokonuje zespół powypadkowy w trybie określonym przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870).
Postępowanie w sprawie wypłaty jednorazowego odszkodowania w sposób szczegółowy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad orzekania o stałym lub długotrwałym uszczerbku na zdrowiu, trybu postępowania przy ustalaniu tego uszczerbku oraz postępowania o wypłatę jednorazowego odszkodowania (Dz. U. Nr 234, poz. 1974) – dalej r.p.j.o. Z § 1 ust. 1 oraz § 2 r.p.j.o. wynika, że wniosek o jednorazowe odszkodowanie ubezpieczony bądź uprawniony członek rodziny składa do płatnika składek, a ten po otrzymaniu przedmiotowego wniosku kompletuje dokumentację niezbędną do ustalenia uszczerbku na zdrowiu ubezpieczonego, spowodowanego wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w szczególności protokół powypadkowy, prawomocny wyrok sądu pracy, kartę wypadku, decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej, zaświadczenie o stanie zdrowia wydane przez lekarza, pod którego opieką znajduje się ubezpieczony, odpis aktu zgonu - w przypadku zgonu osoby, która uległa wypadkowi przy pracy, lub u której stwierdzono chorobę zawodową. Zarówno przepisy u.u.s.w.p., jak i przepisy r.p.j.o., nie określają w jakim terminie zainteresowany powinien złożyć w ZUS wniosek o jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy. Jednocześnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 sierpnia 2007 r., II UK 23/07, stwierdził, że roszczenie o tego rodzaju odszkodowanie nie ulega przedawnieniu, a co za tym idzie ZUS nie może uchylić się od obowiązku jego wypłaty.