Czy pracownik może żądać od pracodawcy wydania dokumentu potwierdzającego odbycie wyjazdu służbowego?

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych 

Odpowiedź: Obowiązujące przepisy prawa pracy nie wskazują formy w jakiej pracodawca powinien wydać pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego. Zobowiązanie pracownika do odbycia podróży służbowej może być zatem wydane nawet ustnie. Pracownik nie może zatem powołując się na określony przepis ustawy wymóc na pracodawcy wydania mu takiego dokumentu.

Uzasadnienie: Podróżą służbową jest, zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. wykonywanie przez pracownika zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Polecenie wyjazdu służbowego wydane przez pracodawcę pracownikowi wiąże go. Polecenie wyjazdu służbowego, jak większość poleceń wydawanych pracownikom, nie musi jednak być wyrażona w szczególnej formie. Ponadto obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają żadnej formy, w jakiej powinno zostać wydane polecenie odbycia wyjazdu służbowego i to bez względu na długość trwania podróży służbowej. Dla celów dowodowych oraz w celu rozliczenia delegacji zalecana jest jednak forma pisemna. Stosowany najczęściej druk delegacji jest z jednej strony uznawany za polecenie służbowe, a z drugiej za dokument, na podstawie którego pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji. O jego stosowaniu decyduje jednak sam pracodawca.

Czytaj: Pracownik może łączyć podróż służbową z pobytem prywatnym

Pracodawca wydając pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego (bez względu na jego formę) pamiętać jednak musi o tym, aby zawierało ono niezbędne, przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), informacje. A mianowicie, pracodawca musi poinformować pracownika o:

- celu jego wyjazdu -  czyli przede wszystkim pracodawca powinien określić zadania do wykonania przez pracownika,

- miejscu rozpoczęcia podróży służbowej (miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa bowiem pracodawca),

- terminie wyjazdu oraz o czasie na jaki pracownik ma zaplanowana podróż służbową,

- rodzaju środka transportu (środek transportu właściwy do odbycia delegacji określa pracodawca, przy czym może kierować się wnioskami pracownika),

- ewentualnej zaliczce na pokrycie kosztów podróży – jeśli pracownik taką zaliczkę otrzyma pracodawca powinien określić jej wysokość.

Ponieważ jednak na pracodawcy nie ciąży prawny obowiązek wydania polecenia wjazdu służbowego w formie pisemnej pracownik nie może skutecznie tego od pracodawcy żądać. Pracodawca może jednak w celu realizacji prośby pracownika związanej z koniecznością udokumentowania faktu odbywanych podróży służbowych w banku wydać pracownikowi stosowane zaświadczenie o odbytych przez pracownika podróżach służbowych (z wyszczególnieniem czasu ich trwania i miejsca delegacji). Może również wydać pracownikowi dokumenty ewidencjonujące jego czas pracy takie jak wydruki z tachografu cyfrowego z których wynikać  będą odbywane przez pracownika podróże służbowe.

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.