Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych („Ustawa”) przewiduje, że PPK wdrażane będą w dwóch etapach. W pierwszej kolejności podmiot zatrudniający zawierać będzie umowę o zarządzanie PPK, a w drugim etapie umowę o prowadzenie PPK. Obie umowy zawierane będą z jedną i tą samą instytucją finansową wybraną w odpowiedniej procedurze.
Największe podmioty zatrudniające czyli takie, które według stanu na 31 grudnia 2018 roku zatrudniały co najmniej 250 osób zatrudnionych, są zobowiązane do wdrożenia PPK w drugiej połowie 2019 roku. Dla mniejszych podmiotów terminy te zostały przesunięte odpowiednio na lata 2020 oraz 2021.
Terminy i sankcje
Ustawodawca w art. 134 ust. 1 i 2 ustawy w zawiły sposób określił termin wdrożenia PPK. Nie wdając się w głębszą analizę na ten temat należy stwierdzić, że największe podmioty zatrudniające powinny zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej 25 października 2019 roku, natomiast umowę o prowadzenie PPK najpóźniej 12 listopada 2019 roku.
Dlaczego te daty są tak ważne? Dlatego, że osoby obowiązane do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego (dla spółek kapitałowych będą to członkowie zarządu), które nie dopełnią obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie są narażone na grzywnę w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym w danym podmiocie (art. 106 Ustawy). Ustawa nie zawiera definicji funduszu wynagrodzeń. Można przyjąć, poprzez odwołanie się do definicji wynagrodzenia (art. 2 ust. 1 pkt 40 Ustawy), że funduszem wynagrodzeń jest suma środków przeznaczonych na wynagrodzenia stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Czytaj w LEX: Pracownicze Plany Kapitałowe - księgowanie oraz opodatkowanie >
Za popełnienie powyższego wykroczenia, grzywna nie będzie nakładana na podmiot zatrudniający, lecz bezpośrednio na osoby obowiązane do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego. Oznacza to że menedżerowie ponosić będą osobistą odpowiedzialność za opóźnienia w zawieraniu umów PPK.
Ponadto, niezależnie od odpowiedzialności za powyższe wykroczenie, wskazane osoby mogą zostać ukarane grzywną także za nie zawarcie umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie. Wysokość grzywny będzie mieścić się w przedziale od 1.000 zł do 1.000.000 zł.
Czytaj w LEX: Tworzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych krok po kroku >
Z kim ustalać?
Wybór instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK powinien odbyć się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową („zoz”) działającą w podmiocie zatrudniającym albo – w razie braku zoz – z reprezentacją osób zatrudnionych.
O ile wskazanie zoz nie powinno stanowić praktycznego problemu, o tyle kwestia reprezentacji osób zatrudnionych nie jest już taka oczywista. Ustawa nie zawiera definicji reprezentacji osób zatrudnionych, a ciało takie nie występuje w innych ustawach.
Sposób wyboru członków reprezentacji osób zatrudnionych następuje w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. Z praktycznego punktu widzenia, podmiot zatrudniający może samodzielnie ustalić zasady wyboru członków reprezentacji osób zatrudnionych, liczebność członków tego ciała czy długość ich kadencji. Ustawa nie przewiduje żadnych wskazówek w tym zakresie.
Cena promocyjna: 95.2 zł
|Cena regularna: 119 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Brak jest podstawy prawnej, aby inne ciała przedstawicieli pracowników funkcjonujące w podmiocie zatrudniającym, takie jak np. rada pracowników, automatycznie zastępowały reprezentację osób zatrudnionych w tej procedurze w sytuacji braku zoz. Ustawa nie zabrania jednak osobom zatrudnionym przekazania tego uprawnienia funkcjonującemu już ciału przedstawicielskiemu. Podmiot zatrudniający może złożyć osobom zatrudnionym stosowną propozycję w tym zakresie. Osoby zatrudnione powinny wyraźnie opowiedzieć się „za” albo „przeciw” takiemu rozwiązaniu, np. w formie głosowania. Dla celów dowodowych rekomendowane jest, aby wszystkie powyższe czynności dokonywane były w formie pisemnej lub elektronicznej.
Sprawdź w LEX:
- Jaki jest harmonogram czasowy prac związanych z wdrożeniem PPK dla firmy zatrudniającej poniżej 250 pracowników i wchodzącej w obowiązek dopiero w 2020 r.? >
- Jak należy rozumieć ukończone 55 lat w świetle przepisów o PPK? >
- Czy dla pracownika w wieku od 18 do 54 lat, który został zwolniony z pracy dnia 31.08.2019 r. trzeba zawrzeć umowę o prowadzenie PPK? >
- Jak długo oraz gdzie należy przechowywać deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)? >
Porozumienie, ale raczej konsultacje
Ustawa nie przewiduje formy czy długości konsultacji w zakresie uzyskania porozumienia w sprawie wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Decyzja w tym zakresie należy do partnerów społecznych. Niemniej, sama dyskusja z przedstawicielami osób zatrudnionych jest obligatoryjna.
Zawarcie porozumienia z zoz lub reprezentacją osób zatrudnionych nie jest niezbędne do podpisania umowy o zarządzanie PPK. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie powyższej umowy (t.j. do dnia 25 września 2019 roku dla największych podmiotów) partnerzy społeczni nie osiągną porozumienia, podmiot zatrudniający będzie uprawniony do samodzielnego wyboru instytucji finansowej. Rekomendowanym jest sporządzenie odpowiedniego dokumentu wskazującego na wynik przeprowadzonych ustaleń, np. w formie protokołu, który zostanie podpisany przez uczestników spotkania.
Sprawdź w LEX: W jakim czasie można złożyć rezygnację z PPK? >
Ustawa nie zawiera przepisu, który nakazywałby, aby podmiot zatrudniający był zobligowany do rozpoczęcia rozmów z zoz czy reprezentacją osób zatrudnionych w określonej dacie, np. przed 25 września 2019 roku tj. przed terminem uprawniającym go do podjęcia samodzielnej decyzji o wyborze instytucji finansowej. Istotnym jest jednak to, że w przypadku braku zawarcia powyższego porozumienia, podmiot zatrudniający może samodzielnie wybrać instytucję finansową najwcześniej na miesiąc przed ostatecznym terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK.
Kryteria wyboru
Wyboru instytucji finansowej dokonuje się w oparciu o kryteria, których katalog otwarty znajduje się w art. 7 ust. 3 Ustawy. Do nich należą: (i) ocena warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, (ii) efektywność w zarządzaniu aktywami oraz (iii) posiadane doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Ustawa nie przewiduje jakiejkolwiek hierarchii tych kryteriów. To partnerzy społeczni muszą zdecydować co jest dla nich najkorzystniejsze.
Sprawdź w LEX: PPK - w jaki sposób ustalać liczbę pracowników na potrzeby ustalenia obowiązku tworzenia PPK >
Poza ustawowymi przesłankami, wybierając instytucję finansową można dodatkowo kierować się innymi kryteriami. W praktyce ocenie mogą zostać poddane m.in.: kompatybilność systemu dedykowanego do obsługi PPK z systemem kadro-płacowym używanym w podmiocie zatrudniającym; zakres wsparcia instytucji finansowej w obsłudze PPK (w tym dodatkowe szkolenia dla działu HR); skład i wiedza merytoryczna zespołu dedykowanego do obsługi PPK w danej instytucji finansowej; zniżki dla uczestników PPK na inne produkty ubezpieczeniowe oferowane przez instytucję finansową, itp.
Niezależnie czy wyboru dokonuje się w porozumieniu z zoz, z reprezentacją osób zatrudnionych albo samodzielnie przez podmiot zatrudniający, w każdym przypadku należy mieć na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Obecnie na rynku dostępnych jest 20 ofert instytucji finansowych. Czy któraś z nich jest najlepsza? Na to pytanie nie da się odpowiedzieć tak/nie. Partnerzy społeczni powinni określić najważniejsze dla nich kryteria i na tej podstawie podjąć ostateczną decyzję.
Czytaj też: Zwolnienie z PIT dla młodych to dodatkowe zniżki przy PPK >>>
Cena promocyjna: 95.2 zł
|Cena regularna: 119 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
