Onboarding – czyli jak wdrożyć do pracy nowego pracownika?

Kiedy znaleźliśmy odpowiedniego kandydata, wydaje się nam, że najtrudniejsze już za nami, zapominając o tym, jak ważny jest proces zatrudnienia i adaptacji nowego pracownika. Od tego, w jaki sposób przeprowadzimy onboarding, zależy, czy pracownik pozostanie z nami na dłużej - czytamy wSerwisie HR.

Etapy wprowadzenia do pracy

Zmiana pracy to dla każdej osoby sytuacja stresująca. Chociaż różnimy się sposobami okazywania swego zdenerwowania, to bez wątpienia każdy odczuwa strach przed pierwszym dniem w nowej pracy. Wrażenie bałagan, panującego w firmie, brak przygotowanych narzędzi pracy oraz opieki ze strony już pracujących osób wywiera fatalne wrażenie na osobie podejmującej pracę i powoduje u niej chęć wycofania się z podjętej decyzji, co może w przyszłości zaowocować faktycznym odejściem. W związku z tym ważne jest, aby osoby, które rozpoczynają pracę w firmie, dzięki ciepłemu przyjęciu i dobrej organizacji szczególnie pierwszych tygodni pracy, czuły się mile widziane i potrzebne. Proces właściwego wprowadzenia nowego pracownika należy do zadań bezpośredniego przełożonego.

Przykładowy proces właściwego wprowadzenia nowego pracownika

Pracownik Działu Personalnego kontaktuje się z kandydatem, w ciągu dwóch dni od rozmowy z przyszłym przełożonym, uzgadniając szczegółowe warunki zatrudnienia, proces przekazywania dokumentów, termin odbycia wstępnych badań lekarskich oraz termin i miejsce rozpoczęcia pracy. W razie potrzeby, możliwe jest podpisanie z wybranym kandydatem listu intencyjnego dotyczącego przyszłego zatrudnienia.

Bezpośrednio po rozmowie kandydat otrzymuje skierowanie na badania wraz z loginem do strony firmy, na której może zapoznać się z materiałami informacyjnymi przygotowanymi dla przyszłych pracowników oraz wypełnić formularze dla nowozatrudnionych pracowników.

Bezpośredni przełożony przygotowuje stanowisko pracy dla nowego pracownika.

Pracownik Działu Personalnego podpisuje umowę o pracę z kandydatem i przesyła do wiadomości ogółu pracowników „Informację o nowym pracowniku”.

W pierwszym dniu pracy pierwsze kroki nowy pracownik kieruje do Działu Personalnego, w którym dopełnia wszystkich formalności związanych z zatrudnieniem.

Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie przez Specjalistę ds. BHP instruktażu ogólnego (min. trzy godziny lekcyjne).

Nowy pracownik przechodzi pod opiekę bezpośredniego przełożonego, który: a. przeprowadza instruktaż stanowiskowy BHP, b. zapoznaje pracownika z zadaniami na jego stanowisku, c. oprowadza pracownika po firmie w celu zapoznania z osobami współpracującymi (w miarę możliwości i potrzeb możliwe jest też zorganizowanie spotkania z pracownikami całego działu), d. zapoznaje pracownika z jego opiekunem, e. ustala z pracownikiem plan jego pierwszych dni pracy.

W ciągu pierwszych dwóch tygodni pracy pracownik zatrudniony w dziale innym niż Dział Sprzedaży powinien spędzić przynajmniej jeden dzień pracy, towarzysząc przedstawicielowi terenowemu w jego wyjazdach do klientów spółki.

W ciągu pierwszego miesiąca pracownik zostaje zaproszony na szkolenie wprowadzające „Witamy w firmie”. Udział w szkoleniu jest obowiązkowy.

Bezpośredni przełożony na bieżąco, nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie, monitoruje proces wdrażania nowego pracownika do pracy i kontaktuje się z nim, bezpośrednio sprawdzając czy pojawiły się jakieś trudności w tym procesie oraz czy współpraca z opiekunem przebiega satysfakcjonująco.

Po pierwszych trzech miesiącach nowy pracownik zostaje zaproszony przez Dział Personalny na spotkanie, podczas którego pytany jest o przebieg etapu adaptacji w firmie i refleksje na ten temat oraz poproszony jest o wypełnienie „Ankiety dla nowego pracownika”.

Podobnie bezpośredni przełożony nowego pracownika jest proszony o ocenę pracy opiekuna po pierwszych trzech miesiącach za pomocą ankiety.

W ciągu pierwszych dwunastu miesięcy pracownicy kierowani są również na obowiązkowe szkolenie okresowe BHP. Zasada ta nie dotyczy zarządu i menedżerów, którzy takie szkolenie odbywają już w ciągu pierwszych sześciu miesięcy pracy.

Przygotowanie stanowiska pracy

Do bezpośredniego przełożonego należy zorganizowanie stanowiska pracy nowej osoby przy pomocy działów odpowiedzialnych za poszczególne obszary. W tym celu należy wypełnić elektroniczny formularz zamówienia, zlecając:

• a. wprowadzenie danych pracownika do systemów informatycznych,
• b. zapewnienie dostępu do koniecznych aplikacji,
• c. utworzenie skrzynki pocztowej,
• d. utworzenie skrzynki pocztowej na recepcji (jeśli dotyczy),
• e. przygotowanie karty wstępu na teren firmy,
• f. przypisanie numeru telefonu stacjonarnego (jeśli dotyczy),
• g. przygotowanie telefonu komórkowego (jeśli dotyczy),
• h. przygotowanie stacjonarnego stanowiska pracy (jeśli dotyczy),
• i. przygotowanie laptopa wraz z akcesoriami, drukarki, urządzenia do zdalnego podłączenia z Internetem, urządzenia do szyfrowania wiadomości (jeśli dotyczy),
• j. przygotowanie samochodu służbowego wraz z odpowiednim wyposażeniem (jeśli dotyczy),
• k. przydzielenie opiekuna nowego pracownika.

W przypadku gdy dokonane zlecenie wykracza poza standardowe wyposażenie danego stanowiska, konieczne jest uzyskanie zgody bezpośredniego przełożonego i Dyrektora ds. Personalnych na rozszerzenie wyposażenia stanowiska.

Materiały informacyjne dla nowych pracowników

Materiały informacyjne dla nowozatrudnionych pracowników znajdują się w intranecie i należą do nich:

• a. przewodnik nowego pracownika, zawierający ogólne informacje o firmie i wskazówki gdzie można znaleźć materiały źródłowe,
• b. formularz nowego pracownika,
• c. komplet regulacji wewnętrznych, z którymi pracownik jest zobowiązany zapoznać się przed rozpoczęciem pracy, a fakt ten dodatkowo potwierdzić na piśmie,
• d. komplet oświadczeń i innych dokumentów koniecznych do podpisania w momencie zatrudnienia,
• e. program szkolenia „Witamy w firmie” wraz ze wszystkimi prezentacjami wykorzystywanymi podczas szkolenia.

Informacja o nowym pracowniku

Informacje o każdej nowej osobie zatrudnionej umieszczane są przed dniem rozpoczęcia przez nią pracy w firmowym intranecie w zakładce "Aktualności". Ogłoszenie takie obowiązkowo zawiera:

• a. informacje na temat nowej osoby, jej wykształcenia, doświadczenia zawodowego i zainteresowań pozazawodowych,
• b. aktualne zdjęcie,
• c. informacje, dotyczące zajmowanego stanowiska, zakresu zadań, daty rozpoczęcia pracy, a w przypadku gdy nowozatrudniona osoba zastępuje innego pracownika na tym stanowisku, dodatkowo nazwisko osoby zastępowanej,
• d. informacje o osobie pełniącej rolę opiekuna nowego pracownika.

Opiekun nowego pracownika

Celem opiekuna dla nowego pracownika jest odciążenie przełożonych w procesie wdrażania nowych pracowników, ale także pomoc nowemu pracownikowi we wdrożeniu w mniej formalną kulturę firmy. Opiekun zostaje przydzielony na wniosek bezpośredniego przełożonego przez pracownika Działu Personalnego odpowiedzialnego za rekrutację z puli pracowników oczekujących.

Polecamy: Onboarding 2.0 – czyli dlaczego zwykłe „dzień dobry” nie wystarcza?

Opiekowanie się nowymi pracownikami to jedna z dodatkowych aktywności bardziej doświadczonych pracowników w firmie, którzy uzyskują w ten sposób możliwość dzielenia się swoim doświadczeniem z mniej doświadczonymi kolegami. Aby współpraca pomiędzy opiekunem a nowym pracownikiem była owocna, konieczne jest zbudowanie dobrej relacji. Może się zdarzyć, że po kilku dniach okaże się, że ta relacja nie powstała i lepiej byłoby zmienić opiekuna. Jest to możliwe na wniosek którejś ze stron lub bezpośredniego przełożonego nowego pracownika skierowanego do osoby z Dziale Personalnym odpowiedzialnej za rekrutację.

Do zadań opiekuna należy:

• a. udzielanie wsparcia w pierwszych najtrudniejszych dniach i wprowadzenie w życie i zwyczaje firmy,
• b. zapoznanie pracownika z podstawowymi zasadami poruszania się po firmie, używania karty wstępu, korzystania z kantyny, zamawiania materiałów biurowych,
• c. zapoznanie pracownika z kulturą organizacyjną, firmowym intranetem (m.in. miejscem przechowywania kontaktów do innych pracowników i wszystkich obowiązujących procedur i regulacji wewnętrznych),
• d. zapoznanie pracownika z osobami, które mogą być pomocne w jego pracy,
• e. umówienie z osobami z Działu IT, Administracji i ewentualnie Zarządzania Flotą Samochodową w celu pobrania narzędzi pracy,
• f. pomoc w ustaleniu indywidualnych spotkań z najbliższymi współpracownikami,
• g. pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów nowego pracownika.

Opiekun sprawuje swoją funkcję przez pierwsze trzy miesiące pracy nowej osoby. Aktywność opiekuna jest oceniana przez nowego pracownika i jego przełożonego oraz jest uwzględniania w programie rozwoju bardziej doświadczonych pracowników jako etap przygotowawczy do pełnienia ról liderskich w firmie.

Szkolenie BHP

Przed rozpoczęciem pracy każdy pracownik bierze udział w szkoleniach BHP, które są warunkiem koniecznym dopuszczenia do wykonywania pracy. Choć szkolenia BHP mają złą sławę, zróbmy wszystko, aby były one interesującymi spotkaniami dla pracownika, podczas których może zadać wszystkie nurtujące go pytania, dotyczące sposobu wykonywania pracy i związanych z tym zagrożeń.

Za instruktaż ogólny odpowiada Specjalista ds. BHP, a za stanowiskowy bezpośredni przełożony. Zadanie to można powierzyć innemu, doświadczonemu pracownikowi, który wcześniej został przygotowany do prowadzenia tego rodzaju szkoleń.

Instruktaż stanowiskowy to nic innego jak wprowadzenie pracownika do wykonywania pracy na stanowisku. Choć na stanowiskach administracyjno-biurowych wprowadzenie to ma nieco inny charakter niż na stanowiskach robotniczych, to jednak sam plan wprowadzenia jest podobny.

Przykładowy plan instruktażu stanowiskowego

Omówienie warunków pracy, tzn. stanowiska pracy, ze zwróceniem uwagi na elementy, wpływające na wygodę i bezpieczeństwo pracy, tj. oświetlenie, wentylację, temperaturę, wykorzystywane urządzenia i narzędzia, ale także właściwa pozycja podczas wykonywania pracy.

Omówienie organizacji procesu pracy wykonywanej przez pracownika i jego współpracowników.

Omówienie zagrożeń, które mogą wystąpić podczas wykonywania pracy i sposobów zapobiegania im.

W razie potrzeby demonstracja sposobu wykonywania pracy we właściwy sposób.

Próbne dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy pod kontrolą bezpośredniego przełożonego i dalsza samodzielna praca pod ogólnym nadzorem.

Omówienie trudności i problemów, które pojawiły się podczas wykonywania pracy przez pracownika.

Minimalny czas trwania instruktażu to osiem godzin lekcyjnych. Wydaje się, że to dużo, w rzeczywistości jednak zazwyczaj spędzamy znacznie więcej czasu na wprowadzenie nowego pracownika do pracy.

Zarówno nowozatrudniony pracownik, jak i przełożony przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego potwierdza podpisem na „Karcie szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP” przekazanej przez Specjalistę ds. BHP po odbyciu przez pracownika Instruktażu ogólnego. Uzupełnioną kartę należy przekazać z powrotem Specjaliście ds. BHP.

Kolejnym etapem edukacji na temat BHP są szkolenia okresowe, które prowadzone są przez firmę, świadczącą usługi w zakresie BHP – ważnym ułatwieniem jest fakt, że pracownicy mogą odbyć szkolenie w formie e-learningu.

Szkolenie wprowadzające „Witamy w firmie”

W pierwszym miesiącu pracy każdy nowozatrudniony pracownik powinien wziąć udział w szkoleniu wprowadzającym „Witamy w firmie”, którego celem jest zapoznanie pracownika z zakresem działania i kulturą firmy, panującymi zwyczajami, strukturą organizacyjną i misją firmy. Podczas szkolenia przekazywane są też praktyczne informacje, dotyczące obsługi wewnętrznych systemów. Szkolenie jest organizowane w pierwszy czwartek każdego miesiąca.

Przykładowy program szkolenia

Szczegółowy program obejmuje wszystkich pracowników:

Powitanie przez Dyrektora Generalnego. Zapoznanie z historią firmy. Zapoznanie z misją, wizją i strategią firmy. Zapoznanie z produktami oferowanymi przez firmę i jej pozycją na rynku. Zapoznanie ze strukturą firmy i działaniami prowadzonymi przez poszczególne działy. Zapoznanie z Kodeksem Postępowania i regulaminami wewnętrznymi. Zapoznanie z obowiązującymi zasadami współpracy oraz dress code. Zapoznanie z procedurą rozliczania wydatków, podejmowania zobowiązań wobec partnerów firmy oraz obiegu dokumentów. Zapoznanie z zasadami korzystania z systemów informatycznych i telefonów firmowych. Zapoznanie z możliwościami rozwoju kariery w firmie, zasadami wynagradzania i nagradzania pracowników.

Pozostałe punkty dotyczą wyłącznie pracowników sprzedaży:

Zasady prowadzenia etycznej sprzedaży. Zapoznanie z działaniami promocyjnymi prowadzonymi przez firmę. Zasady obsługi systemu raportowania sprzedaży.

Autor: Joanna Targońska 

Artykuł pochodzi z Serwisu HR