Odpowiedź:

Wniosek pracownika o odbiór nadgodzin nie wymaga zachowania formy pisemnej. Do wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w nadgodzinach nie jest potrzebny żaden, tym bardziej pisemny, wniosek podwładnego. Praca w nadgodzinach nie musi być polecona na piśmie. Polecenie pełnienia dyżuru w dni wolne od pracy oraz wniosek odbioru nadgodzin za pracę w te dni może nastąpić w e-mailach. Korespondencja mailowa jest wystarczającym dowodem zarówno na polecenie pozostania w pracy "po godzinach", wypłatę dodatku za nadgodziny, jak również na wniosek pracownika o odebranie nadgodzin w postaci dnia, czy czasu wolnego.  

Praca w godzinach nadliczbowych i odbiór nadgodzin

W art. 151 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. zawarta jest definicja pojęcia „praca w godzinach nadliczbowych”. Zgodnie z nią jest to praca wykonywana ponad obowiązujące etatowca normy czasu pracy, jak również ta świadczona ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego podwładnego systemu i rozkładu czasu pracy, gdy jej realizacja jest uzasadniona szczególnymi potrzebami zatrudniającego albo koniecznością przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia bądź środowiska albo usunięcia awarii.
Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga żadnej szczególnej formy. Dopuszczalne jest zatem jego wydanie przez zatrudniającego nawet ustnie. Brak sprzeciwu zwierzchnika na wykonywanie przez etatowca obowiązków służbowych "po godzinach" również może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia takiej pracy. Tak np. wynika z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1998 r., I PKN 122/98. Jedynym natomiast warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody zatrudniającego na pracę w godzinach nadliczbowych jest jego świadomość, że podwładny wykonuje taką pracę (wyrok Sądu Najwyższego z dnia  26 maja 2000 r., I PKN 667/99). Bez względu jednak na sposób wyartykułowania owego polecenia, jest ono wiążące dla pracownika. Niepodporządkowanie się mu grozi zaś etatowcowi zakończeniem z nim współpracy, nawet- w zależności od okoliczności konkretnej sprawy– bez zachowania okresu wypowiedzenia.

W świetle art. 151[1] § 1 k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

  • 1) 100% uposażenia – gdy w/w praca była wykonywana:
    • a) w nocy,
    • b) w niedziele i święta niebędące dla etatowca dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
    • c) w dniu wolnym od pracy udzielonym podwładnemu w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • 2) 50% pensji – gdy nadgodziny przypadły w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Na podstawie, z kolei, art. 151[1] § 4 k.p. wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania w/w dodatku obejmuje pobory etatowca wynikające z jego osobistego zaszeregowania określone stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik honorarium nie został wyodrębniony- 60% tego uposażenia. Do wypłaty komentowanego wynagrodzenia wraz z dodatkiem nie jest potrzebny wniosek podwładnego. Wypłata powinna nastąpić z inicjatywy zwierzchnika, chyba że nadgodziny rekompensowane są udzieleniem pracownikowi czasu wolnego, o czym niżej.
Z mocy natomiast art. 151[1] § 4 k.p. istnieje ewentualność zastąpienia ryczałtem przedmiotowego wynagrodzenia wraz z dodatkiem. Jest to jednak dopuszczalne wyłącznie w odniesieniu do tych pracowników, którzy stale świadczą swoje obowiązki służbowe poza zakładem pracy. Wysokość owego ryczałtu zaś powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w ponadnormatywnym czasie.

Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych

Wyeksponować również należy, że na pisemny wniosek etatowca, w zamian za wypłatę ww. dodatku – za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (bez względu na to, kiedy była ona świadczona), zatrudniający może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 151[2] § 1 i 3 k.p.). Omawiany wniosek nie jest jednak wiążący dla przełożonego. Pracodawca może więc zdecydować, że rekompensata pracy w ponadnormatywnym czasie nastąpi poprzez wypłatę dodatku. Jeżeli jednak szef zdecyduje się zaakceptować ten wniosek, a etatowiec określił w nim konkretny termin udzielenia "wolnego", wówczas zatrudniający nie może bez zgody podwładnego udzielić go w innym czasie. Przy czym, nie jest konieczne, aby czas wolny był udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wykonano pracę w nadgodzinach. Z uwagi natomiast na fakt, iż wymiar czasu wolnego musi odpowiadać co najmniej przepracowanej ilości nadgodzin, zatem za np. 2 godziny przepracowane w czasie ponadnormatywnym podwładnemu przysługują 2 godziny "wolnego". Forma pisemna komentowanego wniosku zastrzeżona jest zaś wyłącznie dla celów dowodowych. Jej niezachowanie nie dyskwalifikuje więc ważności owego wniosku. W rezultacie nawet np. mailową prośbę pracownika o udzielenie omawianego "wolnego" szef ma prawo (choć nie musi) zaaprobować. W doktrynie funkcjonuje jednak pogląd, że, gdy przedmiotowy wniosek nie ma pisemnej postaci, wtedy traktuje się go jako niezłożony, a ewentualne udzielenie czasu wolnego nastąpiło z inicjatywy pracodawcy (tak Komentarz do Kodeksu Pracy pod red. Ludwika Florka, Warszawa 2011, wyd. 6, Wydawnictwo Wolters Kluwer, str. 749).

Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych- w miejsce dodatku pieniężnego- może nastąpić także bez wniosku etatowca. Stanowi o tym art. 151[2] § 2 i 3 k.p. W takim przypadku natomiast zatrudniający udziela tego "wolnego", najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (tj. np. 1 i 1/2 godz. czasu wolnego za 1 godzinę nadliczbową). Istotne jest, że opisana sytuacja nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego podwładnemu za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. W przypadku zaś, w którym pracodawca, do końca okresu rozliczeniowego, nie udzieli czasu wolnego, zobligowany on będzie do wypłaty etatowcowi wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w ponadnormatywnym czasie i to bez jego wniosku. Analogiczna sytuacja nastąpi, gdy szef nie dotrzyma terminu udzielenia "wolnego" w uzgodnionym z podwładnym innym terminie.
Tymczasem praca w dniu wolnym – przewidzianym w rozkładzie czasu pracy, ale innym niż niedziela, święta, wolne udzielone w zamian za pracę w niedzielę bądź święto, czy innym wolnym dniu niż rekompensującym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnego czasu pracy – która była wykonywana z przyczyn uzasadniających realizację zadań w godzinach nadliczbowych, jest rekompensowana udzieleniem przez zatrudniającego innego całego dnia wolnego (nawet, gdy podwładny pracował jedynie np. 2 godz.) do końca okresu rozliczeniowego. Termin jego wykorzystania powinien być zaś uzgodniony- w dowolny sposób (np. w korespondencji mailowej) – z etatowcem (art. 151[3] k.p.). Gdy taki dzień nie zostanie jednak udzielony w w/w czasie albo nie zostanie on ustalony, wtedy przełożony zobligowany będzie wypłacić pracownikowi wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem na nadgodziny i to bez jego wniosku.
Zatrudniający może nadto zobowiązać podwładnego do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do świadczenia zadań służbowych czy to w firmie, czy w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (np. w domu). Jest to definicja pojęcia „dyżur” wynikająca z art. 151[5] § 1 k.p.

Dyżur w pracy

Kodeks pracy nie precyzuje żadnych wymagań dotyczących formy wydania polecenia pełnienia dyżuru (również w święta, czy dni wolne) przez etatowca. Może ona jednak wynikać z regulaminu pracy albo układu zbiorowego pracy. W braku zaś uregulowań zakładowych, dopuszczalna jest każda postać tego polecenia, np. e- mailowa, czy ustna. Polecając pełnienie dyżuru, szef powinien jednak określić jego miejsce, np. w domu, firmie albo w innym wyznaczonym, przez niego, miejscu.
Czasu takiego dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli w jego trakcie etatowiec nie wykonywał pracy (art. 151[5] § 2 k.p.). W zamian za czas takiego dyżuru pracownikowi przysługuje, co do zasady, rekompensata w postaci czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. W razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego, za czas dyżuru przysługuje uposażenie wynikające z osobistego zaszeregowania podwładnego, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik pensji nie został wyodrębniony- 60% poborów.

Praca w święta

Dniami wolnymi od pracy są natomiast niedziele i święta określone w przepisach o dniach wolnych od pracy. Za pracę w niedzielę i święto uważa się tę wykonywaną między godz. 6:00 w tym dniu a godz. 6: 00 w następnym dniu, chyba że u danego zatrudniającego została ustalona inna godzina (art. 151[9] k.p.).
W przypadku zaś, gdy dyżur w dniu wolnym był wykonywany przez pracownika w domu i w jego trakcie etatowiec został wezwany do realizacji zadań służbowych, to za czas dyżuru, gdy nie wykonywał on pracy, nie przysługuje mu żadna rekompensata, a za czas jej świadczenia- inny dzień wolny w terminie z nim uzgodnionym, udzielony nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. W taki sam sposób rozlicza się dyżur wykonywany w niedzielę lub święto niebędące dla etatowca dniem pracy. Jeśli bowiem pracownik wykonywał dyżur w niedzielę lub święto i podczas tego dyżuru był zobowiązany świadczyć zadania służbowe przez chociażby krótki czas, to za czas tej pracy przysługuje mu inny dzień wolny lub 100% dodatek do wynagrodzenia za czas owej pracy. Za czas samego dyżuru przypadającego w niedzielę lub święto, polegającego na pozostawaniu do dyspozycji pracodawcy, przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym wymiarowi tego dyżuru, a gdy był on pełniony w domu – nie przysługuje za jego czas żadna rekompensata. Powyższe wynika z art. 151[5] § 3 k.p.
Podkreślić trzeba, że dyżur nie może naruszać prawa pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Ograniczenie to nie dotyczy jednak etatowców zarządzających w imieniu zatrudniającego zakładem pracy. Za czas pełnienia dyżuru nie należy im się także rekompensata w postaci „wolnego”, czy wypłaty poborów w stosownej wysokości (art. 151 (5) § 2-4 k.p.).

Anna Borysewicz,
autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych  
Odpowiedzi udzielono  18.07.2016 r.