Od czego zacząć?

Aby skutecznie zarządzać zespołem musisz zacząć od siebie samego i organizacji. Punktem wyjścia  jest po pierwsze analiza tego, w którym kierunku ma ona podążać, jakie są jej cele i plany, czyli strategia. Jeśli bowiem ty sam nie wiesz co chcesz osiągnąć, skąd mają to wiedzieć twoi ludzie, a tym bardziej podejmować działania w tym kierunku. Po drugie warto, abyś zdefiniował, jak firma ma te kierunki i cele osiągać, czyli jak ma być zarządzana, a to oznacza zdefiniowanie modelu prowadzenia firmy, technik zarządzania i wartości firmowych. Cele można osiągać na wiele sposobów, niektóre z nich są bardziej - inne - mniej skuteczne z punktu widzenia „uprawiana twojego biznesu”. Pokaż ludziom, która droga jest tą najlepszą.

Wszystkie te kwestie wymagają sprecyzowania, spisania i  zakomunikowania ich pracownikom. Dzięki temu możliwe będzie nakreślenie ogólnych ram, w obrębie których mają oni funkcjonować.

Ale jak sprawić, aby pracownicy robili to, czego od nich oczekujesz?

Określenie wyżej wspominanych fundamentów działania, nie sprawi, że ludzie będą wiedzieli, czego od nich wymagasz, a tym bardziej podążali w kierunku, w jakim robi to twoja firma. Dlatego wszystkie te kwestie musisz przetłumaczyć na język zrozumiały dla konkretnej osoby, a więc zejść z poziomu firmy na poziom indywidualnego człowieka. Musisz zbudować zestaw narzędzi i zachęt, które pobudzą go do działania. Pomocą okaże się uporządkowanie procesów zarządzania ludźmi poprzez zbudowanie systemu zarządzania HR  opartego o przyjętą  w pierwszym kroku strategię oraz sposoby działania. Co konkretnie warto zrobić?

  1. Określ dokładnie, (i) jacy ludzie są ci niezbędni do realizacji strategii, jakimi szeroko rozumianymi kompetencjami mają się cechować, (ii) ilu tych pracowników potrzebujesz oraz (iii) w jaki sposób zaspokoisz  to zapotrzebowanie - zaplanuj zatrudnienie.
  2. Oceń zasoby którymi dysponujesz. Przeanalizuj szeroko rozumiane kompetencje swoich pracowników. Jeśli twoje potrzeby są odmienne od tego, czym dysponujesz masz dwa wyjścia: rozwiń ludzi lub pozyskaj ich z zewnątrz (rekrutacja).
  3. Przyciągnij jak największą liczbę kandydatów i wyłoń z nich tych, którzy najlepiej spełniają twoje wymagania, czyli zrekrutuj i wyselekcjonuj.
  4. Rozwiń kompetencje ludzi przez szkolenia lub zastosuj inne metody najlepsze w konkretnej sytuacji (np. mentoring ze strony najbardziej doświadczonych członków zespołu)
  5. Zaoferuj ludziom możliwości rozwoju w drodze awansów i przeszeregowań. W ten sposób zapewnisz firmie potrzebne jej talenty, a ludziom dasz możliwość zaspokojenia własnych aspiracji zawodowych.
  6. Zmotywuj ich pozafinansowo i finansowo  - budując system wynagradzania uwzględniający poziom skomplikowania i odpowiedzialność wykonywanej pracy, posiadane umiejętności oraz uzyskiwane efekty. Korzystaj z wachlarza dostępnych narzędzi jak premie, nagrody, czy dodatkowe świadczenia pozapłacowe (kafeteria, sport, prezentacja osiągnięć na forum firmy, prestiżowe miejsce pracy w biurze etc.)

 
Rysunek 1 Systemy HR

Wszystkie wyżej opisane systemy (pod warunkiem, że oparte są o potrzeby biznesowe) porządkują procesy HR w organizacji i są dla pracowników jasnym komunikatem oraz zachętą do działania w kierunku, w którym chcesz prowadzić swój biznes.

Czego będę potrzebował, aby zrealizować wszystkie te działania?

Przede wszystkim dedykowanej osoby (najlepiej z doświadczeniem). Nie wykluczone, że człowieka z kompetencjami, których nie posiadasz aktualnie w firmie. Jak zapewne dostrzegasz, pracy do wykonania jest sporo, zarówno przed tym specjalistą, jak i samymi menedżerami/kierownikami. Twój specjalista dostarczyć im może jedynie narzędzia. To menedżerowie zarządzają ludźmi. Aby menedżerowie koncentrowali się nie tylko na własnym obszarze merytorycznym, ale także na zarządzaniu podległym im zespołem w zgodzie z przyjętymi standardami, należy dostarczyć im rozwiązań, które odciąży ich od pracy administracyjnej w tym zakresie. Koniecznie trzeba w tym miejscu pomyśleć o wykorzystaniu rozwiązań informatycznych, które pozwolą na automatyzację wszystkich ww. procesów zarządzania ludźmi i pomogą w ich realizacji bez zwiększania zatrudnienia, czy poświęcania na te procesy zbyt dużej ilości czasu.

Jakie korzyści wynikają z przyjęcia takiego kompleksowego podejścia do zarządzania ludźmi?

Przede wszystkim finansowe (koszty HR stanowią od ok. 40% do nawet 85%2 całkowitych kosztów ponoszonych przez organizację!), mimo, że wynikające z niefinansowych przesłanek, w tym m.in.:

  • Lepsze wyniki poprzez skuteczne skoncentrowanie działań ludzi na tym, co faktycznie jest istotne dla wyników firmy,
  • Ograniczenie kosztów absencji i fluktuacji dzięki bardziej profesjonalnemu zarządzaniu ludźmi, większemu autorytetowi liderów oraz dostarczeniu pracownikom innych korzyści z pracy,
  • Optymalizacja czasu pracy menedżerów (a przez to także kosztów) poprzez wykorzystanie tam, gdzie jest to możliwe, odpowiednich narzędzi informatycznych,
  • Łatwiejsze pozyskanie bardziej efektywnych pracowników, poprzez budowane wizerunku nowoczesnej organizacji, „dobrego pracodawcy”, czy „pracodawcy z wyboru”.


Jeśli zastanawiasz się, czy to właściwy moment na działania tego typu, możesz być pewny, że tak. Zaufaj więc swojej intuicji i wdrażaj zmiany, które pozwolą ci przenieść twoją firmę na wyższy poziom.

Zacznij budować nowy wymiar HR w swojej organizacji >>>
 

  1Measuring HR’s Performance? Benchmarking Is Not the Answer!, .B Becker, M. Huselid, In Press, HR Magazine 2003

  2Measuring and Managing the HR Function a Guide for Boards, M. Belcourt, Ivey Management Services, January/February 2001