Zakres obowiązków pracodawcy związanych z ochroną danych osobowych zakreśla ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Kontrola pracowników za pomocą monitoringu musi być zgodna zarówno z tą ustawą, jak i z przepisami kodeksu pracy, o czym stanowi jego art. 221 § 5. Zanim jednak pracodawca zdecyduje się na ten sposób kontroli powinien wziąć pod uwagę cel, który chce osiągnąć. Ten środek kontroli powinien być bowiem do niego adekwatny i proporcjonalny. Biorąc pod uwagę kwestie wynikające z kodeksu pracy tj. zwiększenie wydajności i efektywności pracy zatrudnionych przedsiębiorca musi pamiętać o ochronie danych osobowych. W opinii generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO), obowiązki monitorującego powinny być nie mniejsze niż tych, które ciążą na administratorach danych.
Zakres ochrony osób monitorowanych przed naruszeniem ich dóbr osobistych oraz godności regulują, oprócz wyżej wspomnianych ustaw, także konstytucja, prawo pracy, kodeks cywilny, jak również dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i konwencja nr 108 Rady Europy o ochronie osób w związku z przetwarzaniem danych osobowych z 28 stycznia 1981 r.
Zgodnie jednak z rodzimą ustawą o ochronie danych osobowych, do podstawowych obowiązków szefa należy m.in. odpowiednie przechowywanie, przestrzeganie czasu gromadzenia, a następnie utylizacja zarejestrowanych materiałów wideo po tym, gdy minie już dopuszczalny okres ich archiwizowania. Trzeba pamiętać, że nagrania video mogą obejmować informacje wrażliwe i nie mogą się dostać w niepowołane ręce.
Przede wszystkim, pracodawca nie musi mieć zgody zatrudnionych na zainstalowanie monitoringu. Może przetwarzać informacje o swoich pracownikach, o ile nie narusza przy tym ich praw i wolności. Jeśli pracodawca zamierza dopiero zainstalować monitoring w firmie, ma obowiązek powiadomienia o tym zatrudnionych pracowników. Wynika to z zasady, że kontrola w tej formie jest zgodna z prawem, jeśli jest jawna. W związku tym, w umowie o pracę każdego pracownika jak i w regulaminie pracy powinny być przepisy regulujące tę kwestię. Ważne jest wskazanie konkretnych miejsc w których będą kamery; nie mogą być one w miejscach, w których pracownik ma prawo do prywatności np. w jadalniach, poczekalniach, toaletach, przebieralniach czy pod prysznicami.
Pracodawca musi też ściśle kontrolować dostęp do materiałów wideo. Takie prawo mogą mieć tylko osoby, które uzyskały odpowiednie upoważnienie od pracodawcy. Dostęp do tych materiałów musi być ewidencjonowany.
Pracodawca musi też pamiętać o odpowiednim przechowywaniu nagrań; jest do tego zobowiązany ponieważ są to dane osobowe jego pracowników. Zasadniczo, materiały te mogą być przechowywane od 7 do 30 dni, a tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest jego wydłużenie. Po tym czasie materiały należy zniszczyć na trwałe.
Obecnie większość materiałów wideo nagrywana jest na taśmach magnetycznych, płytach DVD oraz dyskach komputerów firmowych. Najbezpieczniejszą metodą ich zniszczenia jest chemiczne rozpuszczenie.