Menedżer: miękki HR, technologie i outsourcing stają się coraz ważniejsze

Rola działów HR przechodzi dziś metamorfozę, ich działania mają coraz większe przełożenie na rozwój biznesu dzięki realizacji szeroko pojętej polityki kadrowej, a rozwój technologii i nowe potrzeby na rynku pracy zmieniają zasadniczo sposób funkcjonowania działów zarządzania kadrami.

Nowe realia sprawiają, że twardy HR już nie wystarczy, coraz istotniejsze stają się czynniki "miękkie", takie jak zarządzanie talentami (oceniane przez 33% menedżerów HR jako kluczowe) i ich pozyskiwanie, mierzenie zaangażowania i zadowolenia pracowników czy zwrotu z inwestycji w szkolenia. Ponadto, ważnym zadaniem staje się nie tylko rekrutowanie i szkolenie odpowiednich pracowników, ale i zatrzymanie kluczowych osób w firmie.

Badania i raporty rynkowe potwierdzają zmianę roli HR w organizacji i coraz większe znaczenie "miękkich" aspektów działań. Według badania "Światowe trendy globalne. Barometr HR" przeprowadzonego w 2015 roku przez Michael Page, globalną firmę z obszaru doradztwa personalnego, menedżerowie działów HR za trzy priorytety uznali: zarządzanie talentami – 33%, szkolenia i rozwój – 33%, pozyskiwanie talentów i rekrutację – 32%. Na liście znalazła się też mobilność, zaangażowanie pracowników, retencja, dostęp do talentów i zdobywanie przez HR nowych umiejętności. Na niskiej lokacie uplasował się natomiast employer branding (13%), co akurat może dziwić w czasach, gdy organizacje odczuwają presję, by wyróżnić się na rynku pracy i przyciągnąć najlepszych kandydatów. Wyjaśnieniem może być to, że budową "marki pracodawcy" zajmuje się w wielu firmach dział PR, a nie działy personalne.

Polecamy: W Polsce w outsourcingu pracuje już ponad 170 tys. ludzi

Podobnie badanie Deloitte „Trendy HR 2015 – Nowy świat pracy” potwierdza, że rok 2016 będzie niezwykle ważny dla działów HR i zespołów odpowiedzialnych za rozwijanie talentów. Także tutaj “miękkie” obszary awansowały do rangi najważniejszych. Badanie Deloitte wskazuje na 10 najistotniejszych obecnie trendów w dziedzinie Human Resources. Są to: kultura i zaangażowanie; przywództwo (deficyt umiejętności w zakresie kreowania prawdziwych liderów jest coraz większy we wszystkich rejonach świata); szkolenia i rozwój; transformacja funkcji HR, pracownicy na żądanie; zarządzanie wynikami; analityka w służbie kadr; uproszczenie pracy; maszyny i ludzie - współpraca (kognitywne systemy wpływają na pracę na wszystkich poziomach, w następstwie coraz większej automatyzacji pracy wiele stanowisk ulegnie likwidacji, więc zespoły HR muszą pomóc zrestrukturyzować je w taki sposób, by uzyskać efekt synergii pomiędzy światem maszyn i ludzi), poszukiwanie danych o pracownikach w sieci.

Procesy HR bardzo chętnie oddawane są w outsourcing. Dotąd w Polsce najbardziej popularnym obszarem przekazywanym do obsługi partnerów outsourcingowych są procesy naliczania płac, tzw. payroll. Stosunkowo często outsource'owana jest również administracja kadrami, według analityków jest to 48% oraz rekrutacja (17%). Potrzeby związane z technologiami, globalizacją i wymogami regulacyjnymi stale zwiększają stopień skomplikowania pracy. Dlatego wiele firm w związku z wzrastającą liczbą zadań realizowanych przez HR planuje poszerzać zakres outsource'owanych procesów kadrowych. To kolejna duża zmiana.

Technologia w służbie HR

- Rozwiązania informatyczne wspierają coraz bardziej rozbudowane zadania kadr. Zarówno moduły systemów ERP, jak i samodzielne rozwiązania HCM (Human Capital Management) nastawione są coraz częściej na obsługę miękkich procesów oraz na jak największą automatyzację prostych i rutynowych czynności. Dziś oprogramowanie HR to zazwyczaj pakiet z pracowniczym portalem firmowym, narzędziami Business Intelligence, e-Recruitingiem, platformą szkoleniową i nowoczesnymi narzędziami oceny pracowniczej – podkreśla Ewelina Dworaczek, Menedżer Procesu Kadry Impel Business Solutions.

Zobacz: Sektor outsourcingu w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie

Na znaczeniu zyskują także aplikacje mobilne, a działy kadr nadal chętnie będą inwestować w rozwiązania automatyzujące codzienne procesy administracyjne. Duże zapotrzebowanie na takie rozwiązania jest widoczne, globalny rynek systemów dla HR wzrósł w ciągu ostatnich pięciu lat do wartości 10 mld USD, a w według najnowszych prognoz ma w kolejnych latach rosnąć o 2,4% rocznie.

Self-service w procesach HR

Dzięki rozwojowi technologii, stałemu dostępowi do Internetu oraz aplikacjom mobilnym coraz częściej w firmach pojawiają się platformy do obsługi pracowników. Takie rozwiązania nazywane Employee Self-Service (ESS) upraszczają i przyspieszają operacje HR, umożliwiając zatrudnionym ich samodzielną obsługę. Wdrożenie samoobsługowych portali pracowniczych zmniejsza liczbę zapytań kierowanych do działu HR, ponieważ pracownicy wiele zadań, zależnie od uprawnień, mogą wykonać osobiście. Najbardziej zaoszczędzają czas pracowników kadrowych zapytania o ubezpieczenie społeczne (48%) oraz urlopy (34%), a także emerytury (17%). Pracownik HR musi logować się do systemu i wylogować, by odpowiadać na zapytania. Użycie ESS może skracać czas odpowiedzi nawet do 5 minut, oszczędzając 36 godzin pracy HR (przy przyjęciu średnio 14,5 zapytań na pracownika). Systemy automatyzujące codzienne procesy kadrowe będą się cieszyć rosnącym powodzeniem. Działy HR chętnie decydują się na wdrożenie oprogramowania automatyzującego podstawowe czynności administracyjne, które uwalniają je od prostych, czasochłonnych czynności (digitalizacja teczek, rozliczenia płac etc.). Czas zaoszczędzony na wykonywaniu rutynowych działań może być przeznaczony na realizację bardziej złożonych celów, jak budowa kultury organizacyjnej firmy oraz zaangażowania pracowników na wszystkich szczeblach, a także rozwijanie umiejętności pracowników i rozwój liderów. HR jest dziś partnerem biznesu i na tej roli musi się skupić.

Ta zmiana roli HR powoduje, że firmy coraz częściej decydują się na oddanie obsługę wielu "twardych" procesów kadrowych w outsourcing, ponieważ daje to konkretne korzyści takie jak m. in. uwolnienie zasobów na realizację zadań strategicznych i odciążenie pracowników z wykonywania powtarzalnych zadań, zwiększa też efektywność ekonomiczną firmy dzięki optymalizacji powierzonych procesów. - Jako outsourcer odciążamy działy HR, uwalniając je od czasochłonnych procesów administracyjnych, a dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym, doświadczeniu i wiedzy jesteśmy w stanie je zoptymalizować. W ten sposób działy kadr mogą skupić się na działaniach strategicznych dla rozwoju firmy – mówi Ewelina Dworaczek, Menedżer Procesu Kadry Impel Business Solutions.

Warto zwrócić też uwagę na to, ze dziś outsourcing HR to nie tylko delegowanie "twardych" procesów. Wielu dostawców usług outsourcingowych oferuje również rozwiązania systemowe w obszarze rekrutacji, ocen pracowniczych, zarządzania szkoleniami, czy zarządzania przez cele. Transformacja roli służb HR jest nieunikniona i postępuje w szybkim tempie w związku postępem technologicznym, wejściem nowych rozwiązań biznesowych i nowym sposobem pracy. Do tej podróży potrzebny jest dobry, sprawdzony partner.

Źródło: Impel Business Solutions