Krok 1. Monitorowanie liczby dni zaległego urlopu
Termin: Początek każdego roku kalendarzowego (styczeń)
Pracodawca zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tej sytuacji pracodawca tak naprawdę już na początku każdego roku powinien podjąć działania zmierzające do zrealizowania tego obowiązku.
W pierwszych dniach stycznia każdego roku, komórka organizacyjna zajmująca się sprawami kadrowymi w danej firmie powinna przygotować zestawienie (raport) obejmujące liczbę dni urlopu zaległego, niewykorzystanego w roku ubiegłym oraz ewentualnie w latach wcześniejszych przez poszczególnych pracowników.
Zestawienie powinno zostać przesłane do zarządu (członka zarządu, właściciela, dyrektora generalnego itp.) oraz kierownika każdej komórki organizacyjnej, w której pracują pracownicy posiadający zaległe dni urlopu.
Dokumenty:
Wzór pisma do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych
Komórka kadrowa może przyjąć założenie, iż zaktualizowane zestawienia z zaległymi dniami urlopu wypoczynkowego będą wysłane do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych cyklicznie, np. w pierwszych dniach stycznia danego roku, kolejne na koniec marca danego roku kalendarzowego oraz następne na koniec czerwca danego roku kalendarzowego (w przypadku dużej liczby dni urlopu zaległego można ustalić, iż zestawienie będzie wysyłane po upływie każdego miesiąca). Kontrolę i koordynację całego procesu powinna przejąć komórka kadrowa odpowiedzialna za sprawy kadrowe.
Krok 2. Informowanie pracownika o ilości przysługujących mu dni urlopu zaległego
Termin: Styczeń - lipiec każdego roku
Kierownik każdej komórki organizacyjnej po otrzymaniu zestawienia o liczbie dni zaległego urlopu wypoczynkowego, mając na uwadze konieczność zapewnienia właściwej organizacji pracy w podległej komórce, powinien uzgadniać z pracownikami optymalny termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego.
| \ Pamiętaj! \Nieudzielanie pracownikowi zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. Odpowiedzialność pracodawcy jest wyłączona jedynie w przypadkach przewidzianych w kodeksie pracy, np. choroba pracownika, powołanie na ćwiczenia wojskowe, urlop macierzyński. \ | \
| \ Pamiętaj! \W przypadku występowania urlopu zaległego z kilku lat pracodawca powinien udzielić urlopu w kolejności, poczynając od najbardziej zaległego. Należy jednak pamiętać, iż roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się z upływem 3 lat od kiedy stał się wymagalny. Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem września, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że nowy, dłuższy termin wykorzystania urlopu zaległego stosuje się po raz pierwszy do urlopu zaległego za rok 2011. Termin wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych za lata wcześniejsze niż 2011 był określony na 31 marca kolejnego roku i taki też miesiąc stosujemy do obliczeń przy przedawnieniu zaległego urlopu. \ | \
Krok 3: Wykorzystywanie zaległego urlopu wypoczynkowego
Termin: Styczeń – sierpień każdego roku
W wyniku otrzymanych informacji pracownik składa wniosek o niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
| \ Uwaga! \Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o wykorzystaniu zaległego urlopu. Udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy zwalniającą pracownika z obowiązku świadczenia pracy i usprawiedliwiającą jego nieobecność w pracy. \ | \
Krok 4: Udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę
Termin: Sierpień/wrzesień każdego roku
W przypadku, gdy pomimo wysłanych informacji o liczbie dni zaległego urlopu wypoczynkowego oraz podjętych rozmów z pracownikiem o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, pracownik nie złożył wniosku o urlop, pracodawca powinien podjąć dalsze kroki zmierzające do wypełnienia ustawowego obowiązku.
Pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września danego roku kalendarzowego. W tej sytuacji pracodawca ma prawo zdecydować o terminie w jakim pracownik wykorzysta zaległy urlop wypoczynkowy. Udzielając pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien przekazać pracownikowi pisemnie informację o terminie udzielonego urlopu. Taką samą procedurę powinien zastosować pracodawca, jeżeli pracownik złożył wniosek o urlop wypoczynkowy, ale termin jest późniejszy niż 30 września danego roku oraz pracownik nie chce wskazać terminu wykorzystania tego urlopu, ani też nie zgadza się na terminy zaproponowane przez pracodawcę.
Dokumenty:
Informacja zobowiązująca pracownika do wykorzystania zaległych dni urlopu wypoczynkowego
| \ Pamiętaj! \Jeżeli pracownik posiada zaległy urlop, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania takiego urlopu. \ | \
| \ Pamiętaj! \Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. \ | \
Podstawa prawna
– art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
– wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/2000,
– wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00,
– wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05.