Jak długo przechowuje się ocenę ryzyka zawodowego?

Pytanie Użytkownika Serwisu BHP:W zakładzie pracy dokonano aktualizacji oceny ryzyka zawodowego. Przygotowano nowe oceny i nowe listy zapoznania się z oceną przez pracowników. Co z poprzednimi ocenami i listą podpisaną przez pracowników? Czy można je zniszczyć, czy należy przechowywać? Jeśli tak, jak długo?

Odpowiedź

Przepisy nie przewidują bezpośrednio sztywnego terminu przechowywania oceny ryzyka zawodowego, która została zastąpiona oceną aktualną. Biorąc pod uwagę, że ocena ryzyka zawodowego jest procesem ciągłym, można przyjąć, że w momencie dokonania aktualizacji, nie ma wymogu przechowywania poprzedniej dokumentacji. Warto jednak zauważyć, że dokumentacja oceny ryzyka, w tym listy zapoznanych z nią pracowników, są zawsze analizowane w przypadku kontroli PIP badającej problematykę wypadków przy pracy. Kontrolowana jest również dokumentacja powypadkowa, którą należy przechowywać przez 10 lat. W braku odmiennej regulacji, można przyjąć, że bezpieczną praktyką będzie przechowywanie zdezaktualizowanej oceny ryzyka przez taki sam okres.

Ocena ryzyka zawodowego

Obowiązkiem pracodawcy, zgodnie z art. 226 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.) - dalej k.p., jest dokonanie oceny i udokumentowanie ryzyka zawodowego występującego na stanowiskach pracy, stosowanie niezbędne środków profilaktycznych zmniejszających ryzyko oraz poinformowanie pracowników o tym ryzyku. Zgodnie z definicją z § 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.) - dalej r.b.h.p., ryzyko zawodowe to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną praca, powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.

Zgodnie z § 39a ust. 3 r.b.h.p., rolą pracodawcy jest zarówno dokonanie oceny ryzyka jak i prowadzenie dokumentacji. Powinna ona zawierać w szczególności:

• opis ocenianego stanowiska pracy,
• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka,
• datę przeprowadzonej oceny oraz wskazanie osób, które brały udział w jej przeprowadzeniu.

Przepisy nie regulują bezpośrednio kwestii potwierdzania zapoznania się przez pracowników z oceną ryzyka. Ponieważ jednak obowiązek zapoznawania pracowników z oceną ryzyka jest obowiązkiem prawnym – pracodawca powinien mieć potwierdzenie, że pracownik (pracownicy) zostali z aktualną oceną ryzyka zaznajomieni. Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią przepisów i zasad bhp – należy uznać, że również z oceną ryzyka zawodowego. Potwierdzenie to przechowuje się w aktach osobowych pracowników.

Przechowywanie dokumentacji związanej z ryzykiem zadowodym

Ocena ryzyka jest procesem ciągłym. Nie można przyjąć, że raz przeprowadzona jest aktualna na danym stanowisku, niezależnie od zmian w szeroko rozumianym środowisku pracy. W praktyce może powstać problem w zakresie postępowania z dokumentacją oceny ryzyka, w tym pisemnymi potwierdzeniami pracowników na dowód zapoznania się z jej treścią. Przepisy nie regulują sposobu postępowania, co powoduje dylemat – czy nieaktualną ocenę można „wyrzucić do kosza”, czy przechowywać – przez jaki okres. Nie ma kłopotu, jeżeli ocena ryzyka jest częścią teczki B akt osobowych, która może zawierać taką dokumentację, w zależności od praktyki przyjętej u pracodawcy. Wówczas jest ona przechowywana na zasadach takich jak cała pozostała część dokumentacji – przez 50 lat. Jeżeli jednak ocena jest przechowywana oddzielnie – co jest postępowaniem jak najbardziej prawidłowym, wówczas nie można przyjąć, że powinna zostać automatycznie zniszczona wraz z listami pracowników, którzy się z nią zapoznali. W braku odmiennych regulacji warto zauważyć, że zgodnie z art. 234 § 31 k.p przez 10 lat przechowuje się dokumentację powypadkową. Jest ona analizowana przez inspektorów pracy, prowadzących kontrole z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy. Przy takiej okazji kontroli podlega również ocena ryzyka zawodowego oraz fakt zapoznania z nią pracowników. Jeśli inspektor będzie badał problematykę wypadkową, a nowa ocena ryzyka „obowiązuje” od miesiąca trudno przyjąć, że zasadne i racjonalne będzie zutylizowanie poprzedniej oceny oraz potwierdzeń zapoznania z nią pracowników. Tym samym można uznać, że bezpiecznym dla pracodawcy rozwiązaniem będzie przechowywanie poprzedniej oceny ryzyka przez 10 lat – tak jak długo przechowuje się dokumentację powypadkową.

Sebastian Kryczka, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 12 marca 2017 r.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Serwis BHP Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów