Sprawa dokumentowania zarobków osiąganych przed rokiem 1980 dla celów ubiegania się o przyznanie emerytury stała się też przedmiotem interpelacji poselskiej (nr 2476). W odpowiedzi na nią Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wskazało, że reforma emerytalna wprowadzona przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn. zm.) nie objęła osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r. oraz niektórych ubezpieczonych urodzonych w latach 1949-1968, jeżeli warunki uprawniające do emerytury w myśl dotychczasowych przepisów spełnią do dnia 31 grudnia 2008 r.
Wysokość świadczenia dla tych osób, a więc również obecnych emerytów i rencistów, nadal jest obliczana według zasad wymiaru stosowanych przed 1 stycznia 1999 r., zgodnie z art. 53 wskazanej wyżej ustawy, a podstawę wymiaru świadczeń stanowi - ustalona w sposób określony w art. 15 tej ustawy - przeciętna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie, z którego jest ona ustalana. Wybór okresu należy do osób zainteresowanych, jednakże ustawa określa w sposób wiążący ramy czasowe, w obrębie których należy dokonać wyboru. Każda osoba ubiegająca się o emeryturę może wskazać do obliczenia podstawy wymiaru tego świadczenia taki okres swojej aktywności zawodowej, w którym osiągała najkorzystniejsze zarobki, bądź w którym przerwy w ubezpieczeniu były najkrótsze, a ponadto może przedstawić dokumenty stwierdzające wysokość wynagrodzeń osiąganych w poszczególnych latach.
Przepis § 20 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. Nr 10, poz. 49, z późn. zm.) stanowi, że środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury/renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku według wzoru określonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (aktualnie druk Rp 7) lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia.
Obowiązujące do końca 1990 r. przepisy o archiwizacji zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez okres 12 lat, natomiast akt osobowych przez okres 50 lat od zwolnienia pracownika. Dlatego też w przepisach ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przyjęto zasadę, że do podstawy wymiaru tych świadczeń przyjmuje się zarobki z okresu przypadającego po roku 1979. Począwszy od dnia 1 stycznia 1991 r., a więc od daty wejścia w życie przepisów rozporządzenia ministra finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35), archiwa państwowe nie wydają zezwolenia na likwidowanie dokumentacji płacowej przed upływem 50-letniego okresu jej przechowywania. Jeżeli jednak zakład pracy zlikwidował dokumentację płacową po 12-letnim okresie jej przechowywania, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane na podstawie zachowanych akt osobowych pracownika, w oparciu o dane zawarte np. w umowie o pracę, angażach, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danej osoby.
W razie trudności w udokumentowaniu zarobków, z uwagi na brak w zakładzie pracy dokumentacji płacowej, dopuszczalne jest zatem ustalenie wysokości wynagrodzenia na podstawie akt osobowych, jednak pod warunkiem, że wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia została w tych dokumentach określona kwotowo, a wykazane składniki podlegały składce na ubezpieczenie społeczne. Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z dokumentacji zastępczej obowiązuje bowiem ścisła zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Jak wskazał resort pracy, inne składniki wynagrodzenia, podlegające obowiązkowi ubezpieczenia społecznego (np. premie, nagrody, czy dodatki) mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości.
Resort pracy podkreślił, że dopuszczenie możliwości dokumentowania zarobków na podstawie wiarygodnej dokumentacji zastępczej stanowi optymalne rozwiązanie problemu osób, które nie są w stanie przedłożyć zaświadczenia wystawionego na podstawie dokumentacji płacowej.
Jednocześnie resort pracy wskazał, że w przypadku stwierdzenia braku odpowiednich dokumentów czy też złożenia dokumentacji zawierającej nieścisłości albo budzącej jakiekolwiek wątpliwości ZUS ma prawo wydać decyzję odmowną w sprawie przyznania emerytury, a osoby zainteresowane mogą dochodzić swoich praw przed sądem. W postępowaniu sądowym dopuszczalne jest przeprowadzenie wszelkich dowodów dla wykazania okoliczności mających wpływ na wysokość świadczenia - i to zarówno wtedy, gdy ZUS kwestionuje treść wystawionego przez pracodawcę zaświadczenia zawierającego stosowne wpisy o okresach zatrudnienia i wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia, jak i wówczas, gdy dokument taki z różnych przyczyn nie może być sporządzony.
Wysokość świadczenia dla tych osób, a więc również obecnych emerytów i rencistów, nadal jest obliczana według zasad wymiaru stosowanych przed 1 stycznia 1999 r., zgodnie z art. 53 wskazanej wyżej ustawy, a podstawę wymiaru świadczeń stanowi - ustalona w sposób określony w art. 15 tej ustawy - przeciętna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie, z którego jest ona ustalana. Wybór okresu należy do osób zainteresowanych, jednakże ustawa określa w sposób wiążący ramy czasowe, w obrębie których należy dokonać wyboru. Każda osoba ubiegająca się o emeryturę może wskazać do obliczenia podstawy wymiaru tego świadczenia taki okres swojej aktywności zawodowej, w którym osiągała najkorzystniejsze zarobki, bądź w którym przerwy w ubezpieczeniu były najkrótsze, a ponadto może przedstawić dokumenty stwierdzające wysokość wynagrodzeń osiąganych w poszczególnych latach.
Przepis § 20 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. Nr 10, poz. 49, z późn. zm.) stanowi, że środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury/renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku według wzoru określonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (aktualnie druk Rp 7) lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia.
Obowiązujące do końca 1990 r. przepisy o archiwizacji zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez okres 12 lat, natomiast akt osobowych przez okres 50 lat od zwolnienia pracownika. Dlatego też w przepisach ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przyjęto zasadę, że do podstawy wymiaru tych świadczeń przyjmuje się zarobki z okresu przypadającego po roku 1979. Począwszy od dnia 1 stycznia 1991 r., a więc od daty wejścia w życie przepisów rozporządzenia ministra finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35), archiwa państwowe nie wydają zezwolenia na likwidowanie dokumentacji płacowej przed upływem 50-letniego okresu jej przechowywania. Jeżeli jednak zakład pracy zlikwidował dokumentację płacową po 12-letnim okresie jej przechowywania, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane na podstawie zachowanych akt osobowych pracownika, w oparciu o dane zawarte np. w umowie o pracę, angażach, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danej osoby.
W razie trudności w udokumentowaniu zarobków, z uwagi na brak w zakładzie pracy dokumentacji płacowej, dopuszczalne jest zatem ustalenie wysokości wynagrodzenia na podstawie akt osobowych, jednak pod warunkiem, że wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia została w tych dokumentach określona kwotowo, a wykazane składniki podlegały składce na ubezpieczenie społeczne. Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z dokumentacji zastępczej obowiązuje bowiem ścisła zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Jak wskazał resort pracy, inne składniki wynagrodzenia, podlegające obowiązkowi ubezpieczenia społecznego (np. premie, nagrody, czy dodatki) mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości.
Resort pracy podkreślił, że dopuszczenie możliwości dokumentowania zarobków na podstawie wiarygodnej dokumentacji zastępczej stanowi optymalne rozwiązanie problemu osób, które nie są w stanie przedłożyć zaświadczenia wystawionego na podstawie dokumentacji płacowej.
Jednocześnie resort pracy wskazał, że w przypadku stwierdzenia braku odpowiednich dokumentów czy też złożenia dokumentacji zawierającej nieścisłości albo budzącej jakiekolwiek wątpliwości ZUS ma prawo wydać decyzję odmowną w sprawie przyznania emerytury, a osoby zainteresowane mogą dochodzić swoich praw przed sądem. W postępowaniu sądowym dopuszczalne jest przeprowadzenie wszelkich dowodów dla wykazania okoliczności mających wpływ na wysokość świadczenia - i to zarówno wtedy, gdy ZUS kwestionuje treść wystawionego przez pracodawcę zaświadczenia zawierającego stosowne wpisy o okresach zatrudnienia i wysokości osiąganego w tych okresach wynagrodzenia, jak i wówczas, gdy dokument taki z różnych przyczyn nie może być sporządzony.