Należy podkreślić, iż cała dokumentacja powinna być prowadzona w formie pisemnej. Na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów prawa nie ma możliwości prowadzenia takiej dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej.
Pracodawco, sprawdź jakich dokumentów nie może zabraknąć w twoim zakładzie pracy
Akta osobowe pracownika
Zakładane są przez pracodawcę dla każdego zatrudnionego pracownika. Obowiązek ich prowadzenia wynika wprost już z samej ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz .141) dalej k.p.. Mowa o nim w art. 94 pkt 9a k.p. Składają się one z 3 części:
- a. Część A- dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
- b. Część B- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
- c. Część C- dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Zobacz także: Dokumentacja pracownicza pod lepszą ochroną
1. Dokumentacja w sprawach związanych z stosunkiem pracy.
Szczegółowe regulacje dotyczące powyższej tematyki znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 Nr 62 poz. 286). Mając na uwadze powyższe, mówiąc o dokumentacji w sprawach związanych z stosunkiem pracy należy mieć na względzie:
- a. Kartę ewidencji czasu pracy.
- b. Imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
- c. Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
- d. Dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
Jednocześnie słuszne wydaje się, przytoczenie w tym miejscu stanowiska Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r. w sprawie o sygn. akt I PKN 62/99. Otóż „pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt. 9a k.p. nie prowadzi listy obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”. Jak doskonale widać chociażby dla względów dowodowych warto pamiętać o prowadzeniu powyższej dokumentacji.
Zobacz także: Co pracodawca powinien wiedzieć o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
2. Ewidencja pracowników młodocianych
W przypadku powyższej ewidencji ustawodawca stwierdza lakonicznie w art. 193 k.p., iż pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję pracowników młodocianych. Nie określa przy tym w jaki sposób powyższa ewidencja ma być prowadzona.
3. Rejestr wszystkich rodzajów prac pracownika w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym oraz rejestr pracowników zatrudnionych przy powyższych pracach.
Art. 222 §2 k.p. stanowi, iż pracodawca rejestruje wszystkie rodzaje prac w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, a także prowadzi rejestr pracowników zatrudnionych przy tych pracach. Szczegółowe zasady dotyczące wykazu powyższych substancji jak i sposobu prowadzenia powyższego rejestru możemy znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 24 lipca 2012 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (Dz. U. 2012 poz. 890)
4. Rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz rejestr pracowników zatrudnionych przy takich pracach.
Podstawą prawną prowadzenia powyższego rejestru jest art. 2221 §2 k.p. Szczegółowe regulacje dotyczące tej materii możemy znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz. U. 2005 Nr 81 poz. 716).
5. Rejestr wypadków przy pracy
Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia powyższego rejestru co wynika wprost z art. 234 § 3 k.p. Ponadto musi przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.
Zobacz także: Pracodawca powinien przechowywać listy płac przez okres 50 lat
6. Rejestr zachorowań na choroby zawodowe i podejrzeń o takie choroby
Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia powyższego rejestru na podstawie art. 235 §4 k.p. Podkreślenia wymaga, iż powyższy rejestr jak i ten dotyczący wypadków przy pracy objęty jest uregulowaniami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 Nr 62 poz. 286).
7. Regulamin miejsca pracy oraz bhp.
Obowiązek sporządzenia i posiadania takich dokumentów wynika z racji tego, iż pracodawca na podstawie przepisów prawa jest zobowiązany do zapewnienia higieny i bezpieczeństwa w pracy.
A gdyby tak nie prowadzić dokumentacji…
Podkreślenia wymaga, iż ustawodawca w art. 281 pkt 6 k.p. nakłada sankcję w postaci grzywny wobec pracodawcy, który nie prowadzi stosownej dokumentacji wymaganej przepisami prawa. Grzywna taka wynosić może od 1000 zł do 30 000 zł.
Mając na uwadze powyższe, warto regularnie sprawdzać czy pracodawca dysponuje kompletem dokumentacji, gdyż brak tylko jednego z w/w rejestrów może skutkować surową karą.
Agata Kamińska – radca prawny, prowadzi własną kancelarię. Autorka licznych publikacji traktujących o praktycznych aspektach prawa pracy oraz świadczeniu usług drogą elektroniczną. Redaktor naukowy: „Działalność gospodarcza. 542 pytania i odpowiedzi” oraz „Prawo Pracy. 1506 pytań i odpowiedzi.” wydanych przez wydawnictwo Wolters Kluwer Polska.