Pracodawca nie ma obowiązku przechowywania wyników lekarskich badań pomocniczych pracownika. Jedynym istotnym dokumentem, który powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika, jest orzeczenie wydane przez lekarza medycyny pracy.

Stosownie do art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1666) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom, na swój koszt, profilaktyczną opiekę lekarską. Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań: (1) wstępne, dla osób przyjmowanych do pracy lub pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe; (2) okresowe, w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy oraz (3) kontrolne, w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą. Zgodnie art. 229 § 4 k.p., pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Aktem prawnym regulującym pracownicze badania profilaktyczne jest rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69, poz. 332 z późn. zm.) – dalej r.b.l.p.

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy związanych z badaniami profilaktycznymi jest wydanie skierowania, którego wzór określa załącznik nr 3a do r.b.l.p., a które zgodnie z § 4 ust. 2 r.b.l.p. powinno zawierać m.in.: określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane, stanowiska pracy, na jakim pracownik jest zatrudniony oraz opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy.

W oparciu o powyższe informacje lekarz medycyny pracy określa zakres badania profilaktycznego (w razie potrzeby zleca badania specjalistyczne – np. psychologiczne, okulistyczne, neurologiczne itp.) i jego częstotliwość, wykorzystując do tego celu „Wskazówki metodyczne w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników”, stanowiące załącznik nr 1 do r.b.l.p. Po przeprowadzonym badaniu, zgodnie z § 3 ust. 4 r.b.l.p., lekarz wydaje orzeczenie, którego wzór określa załącznik nr 2 do r.b.l.p., a następnie przekazuje je pracownikowi i pracodawcy. To właśnie ten dokument jest dla pracodawcy wiążący i stanowi podstawę dopuszczenia pracownika do pracy. Wszelkie orzeczenia i/lub zaświadczenia, które pracownik otrzymał w ramach badań profilaktycznych (np. wyniki badań krwi, zaświadczenie od okulisty, orzeczenie psychologiczne itp.), stanowią jego własność i nie mają dla pracodawcy żadnego znaczenia, ponieważ nie musi on ich przechowywać. Jedynie w ściśle określonych przypadkach, które wynikają wprost z przepisów prawa (np. w przypadku kierowcy wykonującego przewóz drogowy), pracownik musi posiadać odrębne orzeczenie psychologiczne (art. 39k ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1414 z późn. zm.).

Mając na uwadze powyższe, pracodawca nie powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika oryginałów orzeczeń psychologicznych stwierdzających zdolność np. prowadzenia pojazdu do celów służbowych, czy do obsługi maszyn czy urządzeń, takich jak suwnica czy wózek widłowy. Jedynym wiążącym dla niego dokumentem jest orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza medycyny pracy, potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania profilaktyczne.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.a.o.p., pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Zgodnie z § 1 ust. 3 r.a.o.p., dokumenty w nich zawarte powinny być jedynie odpisami lub kopiami złożonych przez pracownika dokumentów. Pracodawca może natomiast żądać od pracownika przedłożenia oryginałów wymaganej dokumentacji jedynie do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Maciej Ambroziewicz