Czy w teczkach osobowych pracowników można przechowywać kserokopie dowodów osobistych?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis HR Czy w teczkach osobowych pracowników można przechowywać kserokopie dowodów osobistych? Czy w teczkach mogą znajdować się zdjęcia pracowników np otrzymane w wyniku rekrutacji na składanych CV? Jeżeli nie można ww. przechowywać w teczkach osobowych, to co należy zrobić z dokumentami w teczkach, jeśli są pracownicy zatrudnieni przed ustawą o ochronie danych osobowych? Czy można przekazywać firmom na rzecz, których wykonywane są usługi budowlane, ksera dowodów osobistych pracowników (którzy pracują na danej budowie), jeżeli firmy tego żądają?

Odpowiedź:

Praktyka kserowania dowodów osobistych pracowników jest niezgodna z prawem, gdyż tą drogą pracodawca pozyskuje dane osobowe, do których nie jest uprawniony. Dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych CV ze zdjęciem pracownika – o ile kandydat do zatrudnienia udostępnił swój wizerunek na zasadzie dobrowolności.

Uzasadnienie:

Na wstępie przypomnieć należy, podania jakich danych osobowych pracodawca może zgodnie z prawem domagać się od pracownika. Jak wynika z art. 221 § 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) imiona rodziców;

3) datę urodzenia;

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo także:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Zgodnie z art. 22 § 4 k.p. pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Brak jest natomiast przepisów szczególnych, które przewidywałyby prawo pracodawcy do pozyskania od pracownika takich danych ja miejsce urodzenia czy kolor oczu – które w praktyce pracodawca pozyskuje kserując dowód osobisty pracownika. Generalny Inspektor Danych Osobowych w stanowisku z dnia 5 lipca 2012 r. (Rzeczposp. PIP nr 161, str. 4) stwierdził, że kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego kandydata do pracy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, jeżeli prowadzi do pozyskania szerszego zakresu danych osobowych niż ten, do którego jest uprawniony pracodawca. Zdaniem GIODO samo kserowanie jest czynnością techniczną, która sama w sobie nie przesądza o legalności bądź nielegalności utrwalania danych. Mając na uwadze powyższe, kwestią wtórną jest miejsce przechowywania kopii dowodów osobistych czy też możliwość przetwarzania znajdujących się w tych dokumentach danych – poprzez przekazywanie ich podmiotom zewnętrznym, skoro pracodawca w aktualnym stanie prawnym w ogóle nie jest uprawniony do dysponowania powyższymi danymi. W tej sytuacji, aby nie narazić się na zarzut naruszenia prawa, pracodawca powinien zadbać o zniszczenie przechowywanych kserokopii dowodów osobistych pracowników (w sposób gwarantujący bezpieczeństwo).

Jeśli chodzi o zdjęcie pracownika – stwierdzić należy, że również i w tym przypadku pracodawca nie jest uprawniony do domagania się przedłożenia go przez pracownika, gdyż wizerunek nie mieści się w katalogu danych wymienionych na wstępie. Zauważyć należy, że dysponowanie przez pracodawcę zdjęciem kandydata umożliwia mu pozyskanie danych osobowych, do których nie jest uprawniony (np. kolor skóry, rasa) – które na etapie rekrutacji narażają go na wysunięcie zarzutu dyskryminacji. Tym niemniej w praktyce kandydaci dobrowolnie zamieszczają fotografie na składanych przez siebie CV. W takiej sytuacji pracodawca może przechowywać cv zawierające zdjęcie pracownika w aktach osobowych – jako dokumentu związanego z ubieganiem się o zatrudnienie.

Paulina Zawadzka-Filipczyk,

autorka współpracuje z publikacją Serwis HR

Odpowiedzi udzielono 14.07.2015 r.