Czy i w której części akt osobowych powinny się znaleźć:
zawiadomienie (art. 23 k.p.),
odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego,
kopia dowodu osobistego,
oświadczenie o zapoznaniu pracownika z ryzykiem zawodowym,
korespondencja z byłym pracownikiem dotycząca wyrównania zasiłku chorobowego wypłacanego ze środków pracodawcy,
korespondencja z Powiatowym Urzędem Pracy dotycząca stażu pracowników,
listy obecności,
skierowanie na staż,
zaświadczenie o okresowym szkoleniu bhp,
informacja dla pracownicy na podstawie art. 177 § 3 k.p.?
W mojej ocenie z dokumentów, które muszą znaleźć się w aktach osobowych w części B które zostały wyszczególnione w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.d.s.p. można wymienić:
zaświadczenie o okresowym szkoleniu bhp
Wśród dokumentów, które nie zostały wyraźnie wskazane w treści r.d.s.p. ale jako dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia mogą zostać dołączone do części B akt można wskazać:
kopię informacji dla pracownicy na podstawie art. 177 § 3 k.p.
kopię zawiadomienia (art. 23 k.p.)
oświadczenie pracownika o zapoznaniu go z ryzykiem zawodowym.
Wśród dokumentów, które mogą być ewentualnie dołączone do części A akt można wymienić:
skierowanie na staż.
Wśród dokumentów które nie powinny znaleźć się w aktach można wskazać:
korespondencję z byłym pracownikiem dotyczącą wyrównania zasiłku chorobowego wypłacanego ze środków pracodawcy,
korespondencję z Powiatowym Urzędem Pracy dotyczącą stażu pracowników,
listy obecności.
Zgodnie z art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm) pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, także:
innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych oraz podania innych danych osobowych jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Dowód osobisty oprócz wskazanych wyżej danych osobowych zawiera także dane dotyczące koloru oczu, wzrostu a także zdjęcie osoby. Można zadać zatem pytanie, czy bez dodatkowej zgody dopuszczalne jest kserowanie dowodu osobistego. W mojej ocenie właściwszym rozwiązaniem jest uzyskanie takiej zgody od pracownika. W przypadku aktu małżeństwa do danych osobowych, które pracodawcy nie są potrzebne należy zaliczyć: imiona i nazwiska rodziców małżonka pracownika, datę urodzenia małżonka pracownika oraz miejsce jego urodzenia.
Pracodawca nie ma zresztą potrzeby kserowania dowodu ani aktu małżeństwa, gdyż wszystkie dane może otrzymać w oświadczeniu, a dowód, czy akt przyjmuje jedynie do wglądu.
Wśród dokumentów, które ze względów ostrożnościowych powinny zostać zaopatrzone w dodatkową zgodę na przetwarzanie danych osobowych należą:
odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego
kopia dowodu osobistego
Kamil Szymański - specjalista z zakresu prawa pracy
zawiadomienie (art. 23 k.p.),
odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego,
kopia dowodu osobistego,
oświadczenie o zapoznaniu pracownika z ryzykiem zawodowym,
korespondencja z byłym pracownikiem dotycząca wyrównania zasiłku chorobowego wypłacanego ze środków pracodawcy,
korespondencja z Powiatowym Urzędem Pracy dotycząca stażu pracowników,
listy obecności,
skierowanie na staż,
zaświadczenie o okresowym szkoleniu bhp,
informacja dla pracownicy na podstawie art. 177 § 3 k.p.?
W mojej ocenie z dokumentów, które muszą znaleźć się w aktach osobowych w części B które zostały wyszczególnione w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) - dalej r.d.s.p. można wymienić:
zaświadczenie o okresowym szkoleniu bhp
Wśród dokumentów, które nie zostały wyraźnie wskazane w treści r.d.s.p. ale jako dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia mogą zostać dołączone do części B akt można wskazać:
kopię informacji dla pracownicy na podstawie art. 177 § 3 k.p.
kopię zawiadomienia (art. 23 k.p.)
oświadczenie pracownika o zapoznaniu go z ryzykiem zawodowym.
Wśród dokumentów, które mogą być ewentualnie dołączone do części A akt można wymienić:
skierowanie na staż.
Wśród dokumentów które nie powinny znaleźć się w aktach można wskazać:
korespondencję z byłym pracownikiem dotyczącą wyrównania zasiłku chorobowego wypłacanego ze środków pracodawcy,
korespondencję z Powiatowym Urzędem Pracy dotyczącą stażu pracowników,
listy obecności.
Zgodnie z art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm) pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko,
imiona rodziców,
datę urodzenia,
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
wykształcenie,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, także:
innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych oraz podania innych danych osobowych jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Dowód osobisty oprócz wskazanych wyżej danych osobowych zawiera także dane dotyczące koloru oczu, wzrostu a także zdjęcie osoby. Można zadać zatem pytanie, czy bez dodatkowej zgody dopuszczalne jest kserowanie dowodu osobistego. W mojej ocenie właściwszym rozwiązaniem jest uzyskanie takiej zgody od pracownika. W przypadku aktu małżeństwa do danych osobowych, które pracodawcy nie są potrzebne należy zaliczyć: imiona i nazwiska rodziców małżonka pracownika, datę urodzenia małżonka pracownika oraz miejsce jego urodzenia.
Pracodawca nie ma zresztą potrzeby kserowania dowodu ani aktu małżeństwa, gdyż wszystkie dane może otrzymać w oświadczeniu, a dowód, czy akt przyjmuje jedynie do wglądu.
Wśród dokumentów, które ze względów ostrożnościowych powinny zostać zaopatrzone w dodatkową zgodę na przetwarzanie danych osobowych należą:
odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego
kopia dowodu osobistego
Kamil Szymański - specjalista z zakresu prawa pracy