Czy szkolenia wstępne ogólne i stanowiskowe oraz szkolenia okresowe mogą być dokumentowane przy użyciu systemu elektronicznego?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis BHP Czy szkolenia wstępne ogólne i stanowiskowe oraz szkolenia okresowe mogą być dokumentowane przy użyciu systemu elektronicznego? Czy po zakończeniu szkolenia ogólnego i stanowiskowego karta szkolenia wstępnego po jej podpisaniu przez szkolących i szkolonego może być wprowadzona (importowana w formie skanu), podobnie jak zaświadczenie ze szkolenia okresowego? Czy takie rozwiązanie będzie do przyjęcia w odniesieniu do obowiązku przechowywania tych dokumentów w aktach osobowych pracownika wynikającego bezpośrednio z rozporządzenia o szkoleniach bhp?

Odpowiedź

Elektroniczne dokumentowanie szkoleń z zakresu bhp nie może zastąpić formy tradycyjnej, jaką jest przechowywanie dokumentacji kadrowej w indywidualnych aktach osobowych pracownika.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 237[3] § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenia te, zgodnie z art. 237[3] § 3 k.p., powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania szkoleń określone zostały w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) – dalej r.s.b.h.p.

W myśl § 6 r.s.b.h.p., szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenie okresowe.

Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, zachowując wytyczne wynikające z § 15 r.s.b.h.p.

Przepisy r.s.b.h.p. wskazują, że pracownik, który odbył szkolenie wstępne z zakresu bhp (instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy), jest obowiązany potwierdzić ten fakt na piśmie w karcie szkolenia wstępnego (§ 12 ust. 1 r.s.b.h.p.). Wzór karty został określony w załączniku nr 2 do r.s.b.h.p.

Potwierdzeniem ukończenia szkolenia okresowego z zakresu bhp, zgodnie z § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia. Wzór zaświadczenia zawiera załącznik nr 3 do r.s.b.h.p.

Zarówno karta szkolenia wstępnego, jak i odpis zaświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia okresowego z zakresu bhp, powinny być przechowywane w aktach osobowych uczestnika szkolenia. Wynika to nie tylko z § 12 ust. 1 oraz § 16 ust. 3 r.s.b.h.p., ale również z § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 29 września 2016 r.

Serwis BHP Artykuł pochodzi z programu Serwis BHP Już dziś wypróbuj funkcjonalności programu. Analizy, komentarze, akty prawne z interpretacjami