Czy przepisy określają zakres danych osobowych zbieranych od świadka wypadku przy pracy?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHPCzy przepisy określają zakres danych osobowych zbieranych od świadka wypadku przy pracy? Czy zbierając dane takie jak: imię, nazwisko, PESEL, nr dowodu i adres zamieszkania zespół powypadkowy działa niezgodnie z przepisami?

Odpowiedź

Żaden przepis nie zobowiązuje pracodawcy ani członków zespołu powypadkowego do odbierania od świadka wypadku przy pracy danych osobowych, w tym numeru PESEL, dowodu i adresu. Odbieranie tego rodzaju danych oraz zamieszczanie ich w dokumentacji powypadkowej niesie za sobą ryzyko naruszenia przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Uzasadnienie

Obowiązki związane z przeprowadzaniem postępowania powypadkowego określa rozporządzenie Rady Ministrów z 1.07.2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U.Nr 105, poz. 870) – dalej r.u.o.p.w., zgodnie z którym po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół powypadkowy sporządza – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z 16.09.2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. Nr 227, poz. 2298). Powołane rozporządzenia nie zawierają regulacji, które uprawniałyby do pozyskiwania od świadków wypadku przy pracy danych osobowych, w tym numeru PESEL, dowodu i adresu. W protokole oraz dokumentacji powypadkowej powinno znaleźć się tylko to, co zostało dozwolone (określone) przepisem.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.) – dalej u.o.d.o., za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne (art. 6 ust. 2 u.o.d.o.). O ile samo imię i nazwisko nie zawsze będą stanowiły wypełnienie definicji danych osobowych, o tyle dodanie do nich adresu i numeru PESEL świadka spowoduje, że zmieszczone dane będą danymi osobowymi. W przypadku ich odebrania od świadka będą one musiały być przetwarzanie zgodnie art. 23 u.o.d.o., w myśl którego przetwarzanie danych osobowych dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
- jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli w protokole i dokumentacji powypadkowej zostaną zamieszczone dane osobowe świadków, mimo iż taką praktykę należy uznać za nieprawidłową, to żeby zminimalizować ryzyko zarzutu naruszenia u.o.d.o.,wskazanym jest, przed udostępnieniem np. poszkodowanemu dokumentacji powypadkowej, skuteczne ukrycie chronionych danych osobowych innych osób lub uzyskanie zgody na ich przetwarzanie od osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.).

Grzegorz Łyjak, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 9 lutego 2017 r.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Serwis BHP Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów