Czy pracodawca powinien przechowywać w teczce pracowniczej kopię, z potwierdzeniem otrzymania lub wysłania listem poleconym, RMUA pracownika?
Nie, pracodawca nie ma obowiązku przechowywania w teczce pracowniczej kopi RMUA pracownika, tym bardziej z potwierdzeniem otrzymania lub wysłania listem poleconym.
Pracodawca jest zobowiązany wydawać swoim pracownikom RMUA, jednak nie musi przechowywać kopii RMUA, gdyż są one odzwierciedleniem ZUS RCA. Pracodawca ma obowiązek przechowywać deklaracje ZUS, a RMUA jest wydawana tylko i wyłącznie pracownikowi, jako poświadczenie opłacania składek ZUS. Poza tym RMUA nie jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przechowywać na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), które określa zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. Pracodawca ma bowiem obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika, które składają się z trzech części, oznakowanych literami A, B, C. W części A znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli m.in. wypełniony kwestionariusz, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy. W części B powinny znajdować się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, czyli m.in. umowa o pracę, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi na danym stanowisku pracy, z regulaminem pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. Natomiast w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Jak wynika z powyższego, RMUA nie jest dokumentem, który powinien być przechowywany w aktach pracowniczych. Natomiast kopie innych dokumentów rozliczeniowych przekazywanych do ZUS pracodawca winien przechowywać przez okres 10 lat. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych formularzy do właściwej dla płatnika jednostki terytorialnej ZUS. 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.