Czy pracodawca może bez umowy szkoleniowej zadecydować o pokryciu kosztów dojazdu związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych?

Pracodawca chce zwrócić pracownikowi koszty dojazdu na szkolenie. Pomiędzy pracownikiem a pracodawcą nie była zawarta umowa szkoleniowa.

Jeżeli pracodawca nie planuje zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia to nie ma obowiązku zawierania umowy w formie pisemnej. Pracodawca może zadecydować o pokryciu innych kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika w tym m.in. kosztów dojazdów. Dowodem poniesienia kosztu powinna być faktura, albo, w przypadku przejazdu koleją na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiony jednorazowy bilet kolejowy.

Zgodnie z art. 103³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., pracodawca może pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Powinien w tym celu zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron o postanowieniach nie mniej korzystnych niż te wynikające z Kodeksu pracy, chyba, że nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co wynika z art. 103⁴ § 3 k.p. Umowa zatem nie musi być zawarta pisemnie jeśli pracodawca nie nałoży na pracownika obowiązku pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas. Umowa ma zabezpieczać interes pracodawcy inwestującego w rozwój pracownika.

Dowodem poniesienia kosztu na dojazd związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych będzie faktura albo bilet jednorazowy dokumentujący przejazdu autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur który zawiera następujące dane:

1) numer i datę wystawienia,

2) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

3) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

4) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

5) kwotę podatku,

6) kwotę należności ogółem.