Czy odzież wydawaną pracownikom w sklepach odzieżowych jako strój służbowy należy traktować jak odzież roboczą?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHPCzy odzież wydawaną pracownikom w sklepach odzieżowych jako strój służbowy należy traktować jak odzież roboczą, czy reprezentacyjną?

Odpowiedź

Odzież służbowa wydawana pracownikom ze względów wizerunkowych nie jest tożsama z odzieżą roboczą przydzielaną ze względów bhp. O ile przekazanie odzieży służbowej podlega zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS, o tyle wypłacany pracownikom ekwiwalent z tytułu prania tej odzieży takim zwolnieniom nie podlega.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 207 § 2 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. 
Przejawem tej powinności, zgodnie z art. 237⁶ § 1 k.p., jest obowiązek nieodpłatnego dostarczania pracownikom przez pracodawcę środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Ponadto, zgodnie z art. 237⁷ § 1 k.p., pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.
Przepisy dopuszczają również ustalenie stanowisk pracy, na których pracodawca umożliwi stosowanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania z zakresu bhp. Wyjątek stanowią stanowiska, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.
Stosownie do art. 237⁸ § 1 k.p., pracodawca powinien ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ § 1 k.p. i art. 237⁷ § 1 k.p., jak również przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Dokument ten, zgodnie z art. 237^11a § 1 k.p., powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami pracowników.
Zgodnie z art. 237⁹ § 2 k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi odpowiednio: pranie, konserwację, naprawę i odkażanie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, zgodnie z art. 237⁹ § 3 k.p. może czynnością tą obarczyć pracownika, pod warunkiem wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego za poniesione koszty. Nie dotyczy to odzieży skażonej środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi, gdyż zgodnie z art. 237¹⁰ § 2 k.p., powierzanie jej pracownikowi do prania, konserwacji, odpylania i odkażania jest niedopuszczalne.
Mimo że w wielu firmach powyższe obowiązki nie muszą być przez pracodawców spełniane, właściciele, zwłaszcza tam, gdzie dochodzi do bezpośrednich kontaktów pracowników z klientami  – z różnych względów (przeważnie wizerunkowych) – decydują się zapewnić pracownikom określony strój (najczęściej t-shiry, bluzy, koszule, marynarki lub żakiety). Taka odzież może zostać uznana za służbową w przypadku, gdy obowiązek jej noszenia przez pracowników wynika z wewnętrznych regulacji prawnych lub umowy o pracę oraz posiada cechy charakterystyczne dla danego pracodawcy (np. logo z nazwą jego firmy).
Jeśli wymienione warunki zostaną spełnione, przekazanie takiej odzieży pracownikowi, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), podlega zwolnieniu z opodatkowania oraz – zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.) – zwolnieniu z oskładkowania składkami ZUS.
Powyższym zwolnieniom nie podlega natomiast ekwiwalent za pranie takiej odzieży, odmiennie niż ma to miejsce w przypadku odzieży typowo roboczej, o której mowa w przepisach k.p.
Pracodawca, który nie zapewnia prania odzieży służbowej we własnym zakresie i za zgodą pracownika zleca mu wykonywanie takich czynności, powinien opodatkować i oskładkować ekwiwalent wypłacany z tego tytułu.

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP.

Odpowiedzi udzielono: 10 kwietnia 2017 r.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Serwis BHP Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów