We wczesnych latach 80. ubiegłego wieku pojawiły się na rynku komputery osobiste, które zaczęły zmieniać oblicze każdego biznesu. Nieważne, czym firma się zajmowała, zakup komputera pozwalał rozwiązać żmudne czynności wykonywane wcześniej ręcznie. Pierwszym, naprawdę popularnym programem, który służył do prowadzenia firmy, bez wątpienia był kosztujący 150 dolarów arkusz kalkulacyjny Visicalc. Fakt jego istnienia był często wystarczającym i jedynym powodem, dla którego kupowano kosztujące 20 razy więcej komputery Apple II, a historycy branży komputerowej zgodnie nazywają go pierwszą killer application. Z jednej strony, wprawdzie dziś słuch po Visicalku zaginął, ale komputery są stałym elementem każdej firmy. Z drugiej strony, trudno jest dziś wskazać killer application i takie zastosowania, które uzasadniałyby inwestycję w sprzęt i oprogramowanie. Każdy nowy Office jest tylko odrobinę lepszy od poprzedniego, każdy nowy program księgowy jest tylko nieco wygodniejszy od starszej wersji. Co oczywiście nie znaczy, że już nic nie można poprawić… Tyle tylko, że należy szukać takich rejonów, w których komputery wykorzystywane są w sposób daleki od optymalnego. Z pewnością w naszym kraju jednym z takich obszarów są działy HR w firmach.

Obszary wymagające usprawnień
 
W zeszłym roku firma Enxoo zleciła Instytutowi Badań Rynkowych i Społecznych Homo Homini dwa ogólnopolskie badania. Pierwsze z nich skierowane było do menedżerów firm i specjalistów HR pracujących w rodzimych przedsiębiorstwach i dotyczyło wykorzystania technologii komputerowych w całym procesie HR w przedsiębiorstwie. Menedżerów pytano o to, jak długo zajmuje działom HR preselekcja kandydatów na konkretne stanowiska, z jakich źródeł czerpią informacje na temat swoich zespołów, ocenę efektywności działów HR oraz stopień zintegrowania procesów i danych zespołów. Z kolei specjalistów HR pytano o to, z ilu systemów informatycznych na raz korzystają w pracy, co zajmuje im najwięcej czasu, ile czasu spędzają nad przygotowaniem raportów, z jakich narzędzi informatycznych korzystają i co mogłoby usprawnić ich pracę.
 
Drugie ze zleconych przez firmę badań miało ocenić poziom motywacji wśród pracowników dużych firm. W tym badaniu py-tano o zadowolenie z pracy, chęć zmiany miejsca zatrudnienia, a tych którzy chcą zmienić pracodawcę, o to jakie są główne powody ich zamiarów. Pytano ich również o relacje z działami HR i ocenę szkoleń oferowanych przez pracodawcę.
 
Odpowiedzi, jakie przyniosły te badania, są bardzo interesujące1. Okazuje się, że jeśli chodzi o proces rekrutacyjny, w znakomitej większości firm (84 proc.) przebiega on w opinii menedżerów wystarczająco sprawnie, 80 proc. zarządzających przedsiębiorstwami uważa, że działy HR są partnerem w określaniu strategii budowania zespołu, a 2/3 badanych dobrze ocenia efektywność funkcjonowania działów HR w swoich firmach. W wielu przypadkach (41 proc.) menedżerowie przyznali, że wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów mogłoby zwiększyć efektywność działań. Natomiast ponad połowa specjalistów HR mówi, że pracuje na więcej niż dwóch systemach informatycznych. Co więcej, tylko 1/3 ankietowanych korzysta ze specjalnego systemu do zarządzania kadrami. Większy odsetek specjalistów HR (36 proc.) wykorzystuje do swojej pracy Excela, a 19 proc. z nich używa e-mail. Przy takiej strukturze oprogramowania nie dziwi fakt, że 70 proc. specjalistów HR za największą zmorę uważa generowanie raportów, zwłaszcza że ponad 75 proc. spośród nich musi sięgać do więcej niż trzech źródeł danych. Nie dziwi też fakt, że przeszło połowa ankietowanych menedżerów dostaje zamawiane raporty dopiero na następny dzień.
 
To po pierwsze pokazuje, jak ważne jest właściwe wdrożenie technologii komputerowych w działach HR. W XXI wieku istnieją rozwiązania do zbierania i analizowania danych z różnych źródeł o wiele skuteczniejsze niż Excel.
 
W tym kontekście nie dziwią wyniki drugiego z przeprowadzonych przez enxoo badań, z którego wynika, że 1/3 pracowników polskich firm nigdy nie rozmawiała ani z działem HR, ani z przełożonym o możliwej ścieżce rozwoju zawodowego. Zapewne nie wynika to ze złej woli działów HR, lecz po prostu z fizycznego braku czasu. Menedżerowie nauczeni, że wydobycie danych musi trwać, starają się minimalizować liczbę zapytań, a pracownicy działu przeciążeni generowaniem raportów nie mają czasu zajmować się rozmowami z pracownikami na temat ich rozwoju. A ponieważ „brak możliwości rozwoju” jest drugą co do wielkości przyczyną zastanawiania się nad zmianą pracy i my­śli o tym aż 24 proc. respondentów, wygląda na to, że spory odsetek pracowników polskich firm jest po prostu zostawionych samym sobie. Pierwszą przyczyną, 40 proc. przypadków, jest zbyt niska płaca.
 
Zalety nowoczesnych narzędzi informatycznych
 
Rotacja pracowników nie jest dobra dla żadnej firmy. Szacuje się, że wyszkolenie nowego pracownika to dla pracodawcy koszt rzędu jego 6–12 pensji. Wysoki poziom rotacji generuje duże i niepotrzebne koszty. Przy czym najgorszym scenariuszem dla firmy jest odejście najlepszych pracowników. Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu zarządzania talentami w firmie, ale to często oznacza przestawienie sposobu zarządzania procesami HR z Excela czy zeszyciku (5 proc. specjalistów HR z ankiety nie używa komputera do swojej pracy) na jakieś nowocześniejsze rozwiązanie. Nowoczesne narzędzie pozwoli nie tylko wesprzeć proces rekrutacji, lecz również utrzymania i rozwoju talentów w firmie. Takim rozwiązaniem może być działający w chmurze system stanowiący kompleksowe rozwiązanie wspierające pracę działu HR w firmie. Pozwala on zmierzyć się z trzema podstawowymi problemami powodującymi, że proces rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi jest mało efektywny, a zarządzanie talentami w ogóle w firmach nie istnieje.
 
Pierwszym z problemów upośledzającym procesy HR w korporacji jest chaos informacyjny. Konieczność żmudnego generowania raportów dla menedżerów przynajmniej zniechęca ich do częstego przyglądania się pracownikom, a nieraz po prostu uniemożliwia jasny ogląd sytuacji. System do zarządzania zasobami ludzkimi daje dostęp on-line do wszystkich kluczowych informacji personalnych. Przygotowanie takiego raportu nie wiąże się już z pisaniem maila do działu HR z prośbą o wyciągnięcie potrzebnych danych, lecz z kliknięciem w odpowiedni link w aplikacji. Siłą rzeczy menedżerowie przy podejmowaniu kluczowych decyzji personalnych będą chętniej i częściej korzystać z danych na temat organizacji, gdy dostęp do nich jest szybki i wygodny, a przy okazji nie obciąża działu HR żmudną pracą związaną z przygotowaniem raportów.
 
Drugim problemem jest to, że pracownicy nie wiedzą, jakie dane o nich są zbierane, jakimi danymi dysponuje pracodawca i czy dane są aktualne. Prosta sprawa, jaką jest np. wymiana dowodu osobistego, wymaga wizyty w dziale HR. To angażuje niepotrzebnie czas dwóch osób – pracownika i HR-owca. Tymczasem dzięki aplikacji do zarządzania zasobami ludzkimi prostą aktualizację danych wykonuje pracownik, a przy okazji wie, jak jego praca w organizacji jest oceniana, ma możliwość sprawdzenia potencjalnej ścieżki kariery i dodatkowo uzyskuje dostęp do wewnętrznej platformy komunikacyjnej, wygodniejszej w bieżącej komunikacji od e-maila. Ponieważ wszystko działa w chmurze, to w zasadzie nie ma znaczenia, jak rozległa jest organizacja. Firma może mieścić się w jednym budynku albo mieć oddziały w każdym mieście, a pracownicy mają wygodny dostęp do swoich danych. Dzięki takim rozwiązaniom pracownik traci mniej czasu na sprawy administracyjne. Wspomniana zmiana numeru dowodu osobistego sprowadza się do prostego wpisania nowych danych w swoim panelu. Co więcej, pracownik może to zrobić w drodze z urzędu, za pomocą smartfona.
 
Aplikacja do zarządzania zasobami ludzkimi pozwala też zbierać informacje o wszystkich kompetencjach, nie tylko ściśle związanych z zajmowanym stanowiskiem. Dzięki temu bardzo łatwo jest dobrać najbardziej pożyteczne szkolenie, czy wyszukać kandydatów na nowe stanowiska. Klasycznym przykładem nieoczywistych kompetencji cennych z punktu widzenia firmy jest np. patent żeglarski. Osoba, która pasjonuje się takim sportem, jest też doskonałym kandydatem do kierowania zespołami, o czym niekoniecznie może świadczyć dotychczasowa kariera w firmie. Menedżer dysponujący informacją o swoich podwładnych może wspólnie z nimi planować ścieżkę kariery, a dział HR przestaje wypełniać kolejne tabelki z oceną pracowników i może się zająć strategicznym planowaniem ścieżek rozwoju na poszczególnych stanowiskach czy planem szkoleń dopasowanym do kompetencji i potrzeb pracowników; system może również ułatwiać proces wyboru szkoleń.
 
Wygrany – wygrany
 
W takim modelu funkcjonowania nie ma przegranych. Pracownik wygrywa, bo dostaje jasny przekaz na temat jego przyszłości w firmie – pamiętajmy, że z co trzecim zatrudnionym ankietowanym przez Homo Homini nikt nigdy nie rozmawiał o ścieżce kariery. Dział HR wygrywa, bo może lepiej wykorzystać swoje kompetencje związane z zarządzaniem kapitałem ludzkim, nie tracąc czasu na wypełnianie raportów (bo te w większości są generowane automatycznie). Wreszcie menedżer wygrywa, bo ma firmę z zadowolonymi pracownikami i sprawnym działem HR, czyli doskonale dopracowane narzędzie do robienia biznesu.
 
Wejść na wyższy poziom kultury i biznesu
 
Trzecim problemem, przez który tak naprawdę zarządzanie talentami nie funkcjonuje w różnego rodzaju przedsiębiorstwach, jest brak usystematyzowanego procesu oceny i rozwoju pracowników. Tu systemy zarządzania zasobami ludzkimi oferują wygodne rozwiązania, pozwalając wszystkim członkom organizacji uczestniczyć w takim procesie. To wprowadza przejrzyste reguły dotyczące ocen i perspektyw kariery, a co za tym idzie – podnosi kulturę organizacyjną przez zaangażowanie wszystkich pracowników w rozwój firmy. Co najważniejsze, kwestia oceny zostaje zdjęta z barków działu HR i przeniesiona tam, gdzie tak naprawdę powinna się dokonywać, czyli do menedżerów mających bezpośredni kontakt z zatrudnionymi członkami zespołu. Zwykle dział HR musiał najpierw pozyskać informacje od menedżerów, a potem żmudnie wpisać je do oceny. Teraz wystarczy, że dział HR opracuje odpowiednie założenia i algorytmy liczenia kluczowych wskaźników efektywności, a menedżer dostanie do ręki doskonałe narzędzie do oceny i motywowania pracowników.
 
Warto wziąć pod uwagę, że nowoczesne rozwiązania związane z narzędziami do zarządzania procesami HR, do których dostęp mają pracownicy firmy, to również odpowiedź na zapotrzebowanie coraz liczniej reprezentowanego wśród pracowników pokolenia Y – ludzi, dla których Internet jest oczywistością, a Face­book częścią życia. Firma dysponująca nowoczesnym rozwiązaniem HR działającym w chmurze będzie lepiej postrzegana przez pracobiorców, a co za tym idzie – wprowadzanie takich systemów również jest cennym elementem employer brandingu.
 
Wykorzystanie nowoczesnej aplikacji do zarządzania talentami w firmie nie tylko zmniejsza kosztowną rotację pracowników, lecz także pozwala lepiej rozwiązać problem związany z rekrutacją. Szybka informacja zwrotna na temat konkretnych kompetencji i ocen pracowników sprawia, że łatwiej jest znaleźć odpowiednią osobę w obrębie przedsiębiorstwa. Możliwość awansowania pracownika, być może z innego działu, to same korzyści dla firmy – mniejszy koszt rekrutacji, krótszy czas adaptacji i dodatkowy pozytywny przykład motywujący zespół (16 proc. ankietowanych pracowników chce zmieniać pracę z powodu złej atmosfery). Tyle tylko, że do tego potrzebna jest szybka i jasna informacja dla menedżerów o tym, kim dysponuje firma. Tak naprawdę wielu z nich nie ma o tym pojęcia, bo w firmie nie ma nawet narzędzi pozwalających na pozyskanie kompleksowych informacji o potencjale drzemiącym w zespole. Co z tego, że dział HR umie przygotować stosowny raport, skoro menedżer wie, że odpowiedź na pytanie „kiedy dostanę dane?” będzie brzmiała „jutro” (36 proc. ankietowanych) albo „trudno powiedzieć, może za trzy dni” (23 proc. firm). Jeśli dane dostępne są od ręki po kliknięciu w odpowiednią zakładkę, to będą wykorzystywane, jeśli dostępne są „za trzy dni”, to często oznacza, że nigdy nie będą zamawiane.
 
Myśl w kategoriach szans
 
Od dawna mówi się w naszym kraju o inwestowaniu w kapitał ludzki, a Unia Europejska daje na to spore pieniądze. O ile narzędzia do zarządzania procesami HR są sposobem na podwyższenie kapitału ludzkiego przedsiębiorstwa, o tyle rozwiązania do zarządzania talentami są prawdziwą żyłą złota. To nie są pieniądze leżące na ulicy, to są pieniądze ukryte głęboko w zakamarkach Waszego przedsiębiorstwa, wystarczy po nie sięgnąć. Czasy, w których wystarczyło kupić do firmy komputer z arkuszem kalkulacyjnym, już dawno minęły, ale to nie znaczy, że nowoczesna technologia nie jest w stanie dać przedsiębiorstwu przewagi konkurencyjnej. A zarządzanie procesami HR jest wciąż obszarem, w którym można dokonać wielu pozytywnych zmian.
 
Robert Augustyniak
dyrektor Działu HCM w Enxoo
 

1 Raporty są dostępne do pobrania pod adresem www.enxoo.pl
/raporty_skilo, dostęp: 8 czerwca 2015 r.