BCC chwali projekt o krótszym przechowywaniu akt pracowniczych

Proponowane przez rząd skrócenie okresu przechowywania akt osobowych to dobre rozwązanie. Ale nałożenie na płatników składek dodatkowego obowiązku informacyjnego do ZUS, dotyczącego przekazywania danych dot. wypłacanego przychodu już nie - twierdzą eksperci BCC.

Przyjęty przez Radę Ministrów projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją stanowi część przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu: „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców.” Projekt przewiduje dwie zasadnicze zmiany, które zdaniem BCC ułatwią pracodawcom realizowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

Czytaj: Akta pracownicze będą przechowywane tylko przez 10 lat>>

Zdaniem BCC krytycznie należy ocenić jednak nałożenie na płatników składek dodatkowego obowiązku informacyjnego do ZUS, dotyczącego przekazywania danych dot. wypłacanego przychodu, niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. - Z uwagi na bardzo ogólne sformułowanie przepisu, a tym samym brak wskazania wykazu dokumentów, obejmujących dane, o których mowa powyżej, istnieje ryzyko nadużywania tego uprawnienia przez ZUS, który będzie mógł żądać od pracodawców bardzo szczegółowych informacji i dokumentów płacowych oraz finansowych firmy - czytamy w opinii organizacji. BCC proponuje uszczegółowienie powyższego przepisu, co pozwoliłoby na wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych oraz ograniczałoby ryzyko nadużyć ze strony ZUS.

Zasadniczo, zdaniem BCC, proponowane zmiany są korzystne dla przedsiębiorców. Obecne regulacje czynią odpowiedzialnym za przechowywanie dokumentacji jedynie pracodawcę, który ponosi z tego tytułu  nakłady finansowe, które zwiększają się proporcjonalnie do liczby zatrudnionych pracowników. Zatem skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Według szacunków Ministerstwa Rozwoju, łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą aż 130 mln zł.
Akt osobowych nie można obecnie prowadzić w formie elektronicznej. Pomimo braku wyraźnego, ustawowego obowiązku papierowego przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, pracodawcy tworzący ją w postaci elektronicznej,  obecnie mogą ją traktować tylko jako wersję pomocniczą. Przepisy w tym zakresie są niewątpliwie archaiczne i niedopasowane do aktualnie dostępnych rozwiązań technologicznych, dlatego też pracodawcy już od kilku lat postulowali o ich zmianę.
Zmiany, o których mowa powyżej ułatwią pracodawcom prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy z technicznego punktu widzenia oraz będą miały wpływ na realne oszczędności po stronie pracodawców.