Pracodawca jest co do zasady zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym nabył on do niego prawo. Możemy mieć jednak do czynienia z odstępstwami od tej reguły. W art. 168 ustawyz dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. ustawodawca wskazał wyraźnie, że urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten obowiązuje bez względu na to, czy przyczyny powodujące przesunięcie urlopu leżały po stronie pracownika, czy też po stronie pracodawcy.
Co istotne, nawet jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu zaległego w przewidzianym w tej regulacji terminie, nie straci prawa do niego (por. uchwała składu 7 sędziów SN z dnia 20 lutego 1980 r., V PZP 6/79, OSNCP 1980, nr 7-8, poz. 131). Nieudzielanie tego urlopu w przewidzianym terminie będzie jednak stanowiło po stronie pracodawcy wykroczenie przeciwko prawom pracownika (zob. art. 282 § 2 k.p.).
Niewątpliwie jednak niezależnie od tego, że pracodawca nie może narzucić pracownikowi terminu wykorzystania urlopu, jest obowiązany kontrolować sposób wykorzystywania przez pracowników przysługujących im urlopów wypoczynkowych oraz ich zgodność z zasadami wynikającymi z k.p. Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu zgodnie z postanowieniami art. 168k.p. może przecież narażać go na odpowiedzialność finansową. Dobrym rozwiązaniem, często stosowanym w praktyce, jest skierowanie do pracowników informacji, o wymiarze przysługującego im urlopu zaległego, konieczności wykorzystania go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego oraz terminie w jakim powinni oni złożyć w tym zakresie stosowne wnioski.
Należy oczywiście mieć świadomość, że skierowanie do pracowników takiego pisma w żaden sposób nie uwolni pracodawcy od ewentualnej odpowiedzialności wynikającej z art. 282 § 1 pkt 2 k.p., jeśli pracownicy nie wykorzystają urlopu zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 168 k.p. Wskazanie w przekazanej pracownikom informacji terminu, w jakim powinni oni złożyć wnioski o udzielenie im urlopu wypoczynkowego należy jednak traktować jako wyznaczenie swego rodzaju terminu porządkowego. Pracodawca układając plan urlopów (czy też planując termin wykorzystania urlopu za porozumieniem z pracownikiem) powinien brać pod uwagę wnioski pracowników, ale także i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ustalając plan urlopów na kolejny rok kalendarzowy pracodawca powinien ułożyć go tak, aby pracownicy wykorzystali zaległe urlopy zgodnie z art. 168 k.p. Niezłożenie przez nich wniosków o urlop w wyznaczonym przez pracodawcę terminie należy traktować w tym wypadku, jako zgodę na ustalenia dokonane w tym zakresie przez samego pracodawcę.
 
 Przedawnienie roszczenia o urlop
Jak już wspomniano powyżej, niewykorzystanie prawa do urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, czy też najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego nie powoduje utraty prawa do tego urlopu. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się na ogólnych zasadach, czyli z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Kwestią kluczową jest więc w tym wypadku ustalenie momentu wymagalności roszczenia o urlop.

Jak wskazuje się w piśmiennictwie, w przypadku ustalenia terminu urlopu w planie urlopów, prawo do urlopu staje się wymagalne w dniu oznaczonym w planie jako dzień rozpoczęcia urlopu. Analogicznie będzie wyglądała sytuacja w przypadku ustalenia terminu urlopu po indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Jeśli jednak urlop danego pracownika nie został uwzględniony w planie urlopów i jednocześnie nie ustalono terminu jego wykorzystania w drodze porozumienia, to należy przyjąć, że bieg przedawnienia rozpocznie się w tym wypadku ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyrok SN z dnia 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003, nr 2, poz. 38).