1. Które wydatki są prywatnymi?
O ile spółki, czy to osobowe, czy kapitałowe, mają swoją określoną podmiotowość prawną (co oczywiście nie zawsze oznacza pełną zdolność do czynności prawnych, czy status podatnika podatku dochodowego), o tyle „firma" osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarcza nie ma żadnej odrębności podmiotowej od samego przedsiębiorcy. Oczywiście nie mam na myśli tego, że twoja działalność nie tworzy przedsiębiorstwa - według prawa cywilnego jak najbardziej ma status przedsiębiorstwa, które może być przedmiotem sprzedaży, darowizny etc., ale nie ma podmiotowej odrębności.
Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej.
Obejmuje ono w szczególności:
1) oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa przedsiębiorstwa);
2) własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów i wyrobów oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości;
3) prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków prawnych;
4) wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne;
5) koncesje, licencje i zezwolenia;
6) patenty i inne prawa własności przemysłowej;
7) majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne;
8) tajemnice przedsiębiorstwa;
9) księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Podatnikiem, przedsiębiorcom, stroną umowy, zobowiązany, wierzycielem etc. zawsze jesteś TY, a nie twoja firma czy twoje przedsiębiorstwo.
Dlaczego to jest ważne dla tematu niniejszego poradnika?
Otóż dla tego, że o tym, iż wydatek jest twoim prywatnym, a nie związanym z działalnością gospodarczą, nie przesądza automatycznie fakt, iż w umowie, czy na dokumencie faktury (ale również w innym dokumencie zakupowym) podane jest tylko twoje imię i nazwisko a nie nazwa prowadzonej przez ciebie działalności.
W tym miejscu muszę zwrócić twoją uwagę na to, że według przepisów prawa podatkowego normujących zasady fakturowania (zarówno w przepisach wykonawczych obowiązujących do końca 2013 r. jak i ustawy, od 2014 r.) w fakturze należy podawać imię i nazwisko nabywcy/sprzedawcy będącego osobą fizyczną.
WAŻNE!
Zamieszczenie na fakturze, po stronie nabywcy, tylko imienia i nazwiska osoby będącej przedsiębiorcą nie przesądza automatycznie o tym, że zakup nie jest związany z działalnością gospodarczą (nawet, jeżeli w tej działalności osoba taka posługuje się również nazwą).
Oczywiście, dla uniknięcia niepotrzebny dyskusji z kontrolującym cię urzędnikiem, wskazanym byłoby, aby z dokumentów zakupowych wyraźnie wynikało, że w momencie kupna miałeś zamiar dokonać takiego nabycie na potrzeby działalności gospodarczej, a o tym świadczy (w pewien sposób) zamieszczenie nazwy twojej działalności, ale nie jest to warunek konieczny.
Jednak tak jak samo zamieszczenie nazwy firmy na fakturze nie przesądza o możliwości zaliczanie wydatki do kosztów, tak też jej brak nie decyduje o tym, iż zakup ma wydatek wyłącznie prywatny i poniesiony wydatek nie może być uwzględniony w rachunku podatkowym po stronie kosztów.
Oczywiście możliwe (i wcale nie rzadkie) są sytuacje, w których podatnik nabywa pewne świadczenia zarówno na potrzeby działalności jak i prywatne (osobiste swoje i swojej rodziny). Nawet, jeżeli kupujesz coś, jako konsument (prywatnie) możesz wykorzystać to w części na potrzeby działalności gospodarczej i rozliczyć wydatek - w odpowiedniej części - w kosztach podatkowych.
Niewątpliwie, pierwotnie prywatnymi są zakupy, które dokonywane są przez ciebie jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania działalności gospodarczej. Jednak i takie, pod warunkiem wykorzystania ich w zawiązanej następnie działalności mogą wygenerować podatkowe koszty uzyskania przychodu.
Zatem w ramach pewnego podsumowanie tej części należy stwierdzić, że prywatnymi wydatkami są te, które służą wyłącznie potrzebom prywatnym przedsiębiorcy i jego rodziny – bez znaczenia przy tym jest to, w jaki sposób zostały one udokumentowane.
Jeżeli natomiast zakupione przez ciebie jako osobę fizyczną świadczenie służy zarówno działalności gospodarczej jak i potrzebom prywatnym, to nawet, jeżeli dokument zakupowy wystawiony jest tylko na twoje imię i nazwisko takiej osoby nie pozbawia cię to możliwości rozliczenia wydatku (w odpowiedniej części – o czym poniżej) w rachunku podatkowym (po stronie kosztów).
2. Ogólny klucz rozliczania w kosztach wydatków wspólnych
Zgodnie z definicją ustawową kosztów uzyskania przychodu, możesz do takich zaliczyć tylko te koszty, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, albo w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a które nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę.
W ramach wykładni definicji kosztów uzyskania przychodów zwykło przyjmować się, że koszt może być uznany za celowy (i jako taki za koszt uzyskania przychodu) gdy jest chociażby w sposób pośredni powiązany z przychodem, który to przychód nie koniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest możliwym do osiągnięcia; dodatkowo ważnym jest też to, by wydatki ekonomicznie uzasadnione.
Fakt, że dany wydatek jest związany w części z działalnością gospodarczą nie oznacza, że w całości może być kosztem podatkowym.
Zwróć bowiem uwagę na to, że jeżeli ponosisz koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł, a nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te musisz ustalić w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów.
Powyższe jest spójne z zasadą, wedle której koszty pomniejszają wyłącznie przychody ze źródła, z którym są powiązane.
Jednym słowem, jeżeli dany koszt służy zarówno uzyskiwaniu przychodów z działalności gospodarczej jak i innym potrzebom powinieneś tylko w części rozliczyć go w kosztach podatkowych.
Problem praktyczny jest z wyznaczeniem owej proporcji. Zwróć jeszcze uwagę na to, że powołana powyżej zasad odwołuje się do wskaźnika przychodowego.
To by oznaczało, że jeżeli osiągasz wyłącznie przychody z działalności gospodarczej, to twoja proporcja wyniosłaby 100...
W takiej sytuacji zasadnym zdaje się być odwołania do zakresu, w jakim wydatek wpływa na osiągane przychody.

3. Zakupy przed rozpoczęciem działalności
Jeżeli kupiłeś jakieś rzeczy przed rozpoczęciem wykonywania działalności gospodarczej nie decyduje to o tym, że poniesiony wydatek nie może być kosztem podatkowym. Zwróć uwagę na to, że żaden przepis podatkowy nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodu kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Oczywiście koniecznym jest, aby koszty takie były celowe, tj. związane z przychodami uzyskiwanymi w ramach (rozpoczętej) działalności gospodarczej.
Towary (również materiały, półprodukty) zakupione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej musisz uwzględnić w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności (o tym stanowią przepisy normujące zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Rzeczy i prawa, które zaliczysz – odpowiednio – do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych wpisz do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Ich wartość powinieneś ustalić na podstawie cen nabycia lub kosztów wytworzenia, a dopiero, gdy nie masz takiej możliwości zastosujesz wycenę odwołującą się do wartości rynkowej.
ZAPAMIĘTAJ !
Jeżeli NIE MOŻNA USTALIĆ CENY NABYCIA środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu środków trwałych, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.