Wybór biura rachunkowego to jedna z ważniejszych decyzji dla przedsiębiorców

Przedsiębiorca, który wykonując działalność gospodarczą prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów może zlecić prowadzenie takiej ewidencji podmiotowi trzeciemu biuru rachunkowemu. Niezwykle istotne jest to, aby podejmując decyzje o wyborze podmiotu, który zajmie się ewidencją przedsiębiorca nie popełnił błędów, które w przyszłości mogą kosztować go nie tylko wiele dodatkowej pracy ale również pieniędzy.

Jako przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą i stosujący w związku z taką ewidencję w postaci PKPiR możesz zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu lub jakiemukolwiek innemu podmiotowi, który postanowił zajmować się tego rodzaju działalnością. Oczywiście musisz zastanowić się nad tym, komu formalnie, całkowicie legalnie (tj. w zgodzie z przepisami prawa) ale nade wszystko bezpiecznie dla siebie samego możesz udzielić zlecenia i jednocześnie umocowania do prowadzenia twojej ewidencji podatkowej. Problem w tym, że przysłowiowa „pani Jadzia", jak bardzo by się nie wydawała kompetentna i gotowa do rzetelnego prowadzenia twojej księgi, musi też posiadać odpowiednią wiedzę a nade wszystko znajomość przepisów. Od niedawna, bo od 10 sierpnia 2014 r., niemal każdy, bez posiadania dodatkowych uprawnień, może założyć sobie biuro rachunkowe i usługowo prowadzić księgi. W praktyce może okazać się, że to co miało pomóc przedsiębiorcom, zwłaszcza tym mniejszym, przyczyni się do ich problemów. Oczywiście, wcześniej obowiązujące przepisy nie gwarantowały pełni kompetencji u podmiotu prowadzącego biuro rachunkowe, jednak warunki formalne jakie musiały być spełnione dawały pewne minimum bezpieczeństwa.

Otóż potrzebne ci jest „biuro rachunkowe". Musisz zastanowić się nad tym co należy rozumieć pod pojęciem „biuro rachunkowe", jak również nad tym czy tylko biuro rachunkowe, czy może jeszcze inny podmiot, może prowadzić PKPiR na zlecenie podatnika.

Pamiętaj!

Według przepisów prawa podatkowego: „biuro rachunkowe" oznacza przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie.

To oznacza, że „biurem rachunkowym" są wszelkie podmioty uprawnione do prowadzenia ksiąg na zlecenie.

Problem w tym, że od drugiej dekady sierpnia 2014 roku znacznie poszerzyła się grupa podmiotów spełniających powyższe warunki.

Dla przypomnienia, najpierw wskażmy jak to było uprzednio, kto mógł, jako biuro rachunkowe, prowadzić twoją księgę?

Otóż działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg mogli wykonywać:

1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

A zatem, w przypadku przedsiębiorców – osób fizycznych istotnym było to, by właściciel takiej działalności (właśnie jako przedsiębiorca) posiadał uprawnienia licencjonowanego księgowego, biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego.

Zwróć uwagę na to, że to ten przedsiębiorca musiał być certyfikowanym księgowym, osobą wpisaną do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych - nie wystarczyło aby taki przedsiębiorca, sam nie posiadając odpowiednich uprawnień - tylko zatrudniał osoby posiadające legitymujące się licencją.

Otóż w przypadku osób prawnych (np. spółka kapitałowa: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), czy jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (np. spółki osobowe prawa handlowego jak np. spółka jawna, spółka komandytowo itp.) przedsiębiorca musiał powierzać prowadzenie ewidencji podatkowej osobie posiadającej uprawnienia.

Zatem, przedsiębiorca taki musiał zatrudnić certyfikowanego księgowego, biegłego rewidenta lub doradcę podatkowego, przy czym nie musiał to być wyłącznie stosunek pracy a w przypadku takiego nie jest koniecznym aby był to cały etat.

Zatem, wówczas, decydując o wyborze biura rachunkowego zawsze musiałeś zapytać o stosowne uprawnienia, uwzględniając przy tym w jakiej formule prawnej biuro jest prowadzone.

Oczywiście, w praktyce „od zawsze" wiele czynności związanych z ewidencjonowaniem zapisów w księdze dokonywany jest przez osoby nieposiadające uprawnień, ale w niedalekiej przeszłości istotnym było to by piecza nad ich działaniami i odpowiedzialność za prowadzoną księgę spoczywały na osobie uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg (licencjonowany księgowy, doradca podatkowy, biegły rewident).

Obecnie wygląda to zgoła inaczej. Aktualnie nie jest niezbędnym posiadanie licencji, uprawnień biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;

2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa wymienione w ustawie o rachunkowości.

Zatem dzisiaj księgi może prowadzić prawie każdy!

To oznacza, że teraz decyzja może być jeszcze trudniejsza. Czyli to co miało pomagać przedsiębiorcom zwiększając konkurencję wśród usługodawców może być gwoździem do podatkowej trumny tych przedsiębiorców, którzy nie do końca rozsądnie wybiorą księgowego.

Jak więc się zachować? Rozsądny podatnik ostrożnie korzystałby z dobrodziejstwa deregulacji (i nie „piszę" tego ze względu na to, że doradcy podatkowi byli uprawnieni do prowadzenia ksiąg – moja kancelaria nie wykonuje tego rodzaju usług). To oznacza, że zatem, zanim zdecydujesz o wyborze biura rachunkowego w pierwszej kolejności – jeszcze zanim poprosisz o ofertę – dowiedz się czy spełnia wymogi formalne obowiązujące przed 10 sierpnia 2014 r., ile osób uprawnionych zatrudnia, jakie jest ich doświadczenie, kto będzie zajmował się twoją księgą i czy jest to cały czas ta sama osoba, ewentualnie jak wygląda sprawa zastępstw gdy tej osoby nie ma w pracy.

Dmuchaj na zimne - zapytaj o ubezpieczenie

Truizmem jest stwierdzenie, że przedsiębiorca, cały czas stąpa po podatkowym polu minowym – a PKPiR służy właśnie rozliczeniom z fiskusem.

Nawet najlepszym może zdarzyć się pomyłka więc musimy zabezpieczyć się przed jej skutkami. Właśnie z tego powodu biura rachunkowe muszą posiadać obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością (OC).

Przepisy określają minimalne sumy gwarancyjne. I tak, minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, zależna jest od przedmiotu działalności przedsiębiorców uprawnionych do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego i wynosi równowartość w złotych:

1) 15.000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;

2) 10.000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

3) 5.000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Kwoty powyższe są ustalane w złotych polskich przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Biorąc pod uwagę fakt, że PKPiR jest ewidencją podatkową, podmiot prowadzący taką księgę winien posiadać OC z najwyższą ze wskazanych powyżej sum gwarancyjnych.

Pamiętaj!

Sprawdź czy biuro, któremu ewentualnie zlecisz prowadzenie księgi ma ubezpieczenie OC, jaka jest jego suma gwarancyjna wreszcie jak definiuje zakres swojej odpowiedzialności.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy