przedłużenie okresu rozliczeniowego może nastąpić w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca może uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe pracodawca może przedłużyć okres rozliczeniowy w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy (art. 150 § 3 k.p.).
Jeżeli nie ma u danego pracodawcy takich przedstawicieli, to należy ich wyłonić. Przepisy k.p. jednakże nie przewidują trybu powoływania przedstawicieli pracowników w firmie w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe. Oznacza to, że sposób ich wyboru określić może swobodnie pracodawca w aktach wewnątrzzakładowych. Musi jednak o ustaleniu takiego sposobu powiadomić wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, zasady wyboru przedstawicieli pracowników winny zostać zawarte w regulaminie pracy. Jeżeli zatrudnionych jest mniej niż 20 pracowników, postanowienia co do wyboru przedstawicieli można umieścić np. w obwieszczeniu lub w innym dokumencie, który należy podać do wiadomości wszystkich pracowników.
Zgodnie też z art. 150 § 2 k.p., pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować okres rozliczeniowy czasu pracy, o którym mowa w art. 135 § 2 i 3 - po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.
W myśl art. 129 § 3 k.p., rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Natomiast zgodnie z § 4 w/w przepisu, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:
1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1, albo z umowy o pracę,
2) w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
3) na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401k.p.,
4) na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.