1. Istota zawieszenia działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 672 z późn. zm.), przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Warto podkreślić, że:
1) w przypadku wykonywania działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników. Jednocześnie przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach, a przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w różnych formach prawnych może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form;
2) w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej;
3) w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:
a) ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
b) ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
c) ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
d) ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,
e) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
f) ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,
g) może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
4) zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następuje na wniosek przedsiębiorcy;
5) okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku, i trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej lub do dnia wskazanego w tym wniosku, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku;
6) w stosunku do zobowiązań o charakterze publicznoprawnym zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej wywiera skutki prawne od dnia, w którym rozpoczyna się zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej, do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej;
7) zgłaszanie informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Biorąc pod uwagę skutki podatkowe warto podkreślić, że w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej:
1) nie podlegają amortyzacji składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność (zatem za miesiąc, w którym nastąpiło zawieszenie i wznowienie działalności gospodarczej, amortyzację się nalicza) - zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. - oraz art. 16c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p.;
2) podatnicy nie odprowadzają zaliczek na podatek dochodowy za miesiące, w których działalność jest zawieszona (art. 44 ust. 10 u.p.d.o.f. oraz art. 25 ust. 5a u.p.d.o.p.); za miesiące, w których działalność prowadzona jest choć jeden dzień – zaliczki należy odprowadzać;
3) w przypadku zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji związanych z podatkiem od towarów i usług, za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy (art. 99 ust. 7a-7b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u.). Za miesiąc czy kwartał, w którym nastąpiło zawieszenie czy wznowienie działalności, deklaracje są składane. Jeżeli podatnik uzyskuje jednak przychody (które może uzyskiwać w okresie zawieszenia) i w okresie zawieszenia powstaje obowiązek podatkowy, musi składać deklaracje VAT. Zwolnienie to nie dotyczy również:
a) podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
b) podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikiem,
c) okresów rozliczeniowych, za które podatnik jest obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego, na przykład dotyczącego środków trwałych czy rocznej korekty VAT naliczonego związanego ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną,
d) zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zapłaty podatku od nieruchomości.
Warto również zwrócić uwagę na przepisy art. 231 § 6 oraz art. 395 § 6 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1030), według których za rok obrotowy, w którym działalność spółki przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego zwyczajne zgromadzenie wspólników może się nie odbyć. W takim przypadku przedmiotem obrad następnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia są również sprawy dotyczące roku, w którym działalność została zawiedzona.
2. Księgi rachunkowe a zwieszenie działalności
Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - można:
1) nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub wystąpiły inne zdarzenia o charakterze majątkowym lub finansowym. Nie dotyczy to jednak emitentów papierów wartościowych zamierzających ubiegać się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na tym rynku (art. 12 ust. 3b-3c u.o.r.);
2) odstąpić od przeprowadzenie inwentaryzacji w przypadku zwieszenia działalności, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych (art. 26 ust. 5 pkt 3 u.o.r.).
Warto podkreślić, że zamknięcie ksiąg rachunkowych łączy się z wykonaniem następujących czynności:
1) ustalenie sald końcowych aktywów i pasywów,
2) porównanie sald z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzenie niezbędnych korekt,
3) sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawień obrotów i sald kont analitycznych oraz dokonanie uzgodnień,
4) przeniesienie sald końcowych do bilansu zamknięcia,
5) sporządzenie innych elementów sprawozdania finansowego.
W związku z tym jednostka, która zwiesiła działalność gospodarczą jest zwolniona z obowiązku:
• prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• sporządzania sprawozdania finansowego (wprowadzenia do sprawozdania, bilansu, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacji i objaśnień, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych),
• składania sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym, w urzędzie skarbowym oraz jego ogłaszania (jeżeli dotyczy to jednostki gospodarczej),
• sporządzania i składania sprawozdania z działalności.
Należy jednak podkreślić, że:
1) zwolnienie to dotyczy jedynie pełnego roku obrotowego, w którym działalność jest zawieszona;
Przykład
Jeżeli jednostka przyjęła za rok obrotowy rok kalendarzowy, a działalność została zawieszona 15 czerwca 2012 r., to na koniec roku należy zamknąć księgi rachunkowe, co wiąże się ze sporządzeniem i złożeniem obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych. Natomiast, jeżeli jednostka zawiesi działalność 1 stycznia 2013 r. i przez cały rok 2013 nie wystąpią w jednostce operacje gospodarcze o charakterze majątkowym lub finansowym, to na koniec 2013 r. jednostka może nie zamykać ksiąg rachunkowych.
2) w przypadku wystąpienia operacji o charakterze majątkowym lub finansowym jednostka jest zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych.
3. Czy jest możliwe niezamykanie ksiąg rachunkowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej?
Jak określono w niniejszym opracowaniu, w przypadku wystąpienia operacji o charakterze majątkowym lub finansowym jednostka jest zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że dana operacja nie powoduje zmian w aktywach (np. środkach trwałych (jak amortyzacja), należnościach, zapasach, środkach pieniężnych) oraz w pasywach (kapitałach własnych, w tym w wyniku finansowym oraz zobowiązaniach). Dlatego też można przyjąć, że jest mało prawdopodobne, aby przez cały rok w okresie zwieszenia działalności nie wystąpiły żadne operacje o charakterze majątkowym lub finansowym, na przykład otrzymanie należności, odpisanie odsetek do rachunku bankowego, spłata zaległych zobowiązań, ponoszenie niektórych kosztów (np. podatek od nieruchomości). Mimo, że ustawa o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo: wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej, wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa, osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej, to jednak te wymienione prawa wiążą się najczęściej ze zmianami majątkowymi i/lub finansowymi, czyli skutkują wystąpieniem operacji o charakterze majątkowym lub finansowym. W związku z tym w okresie zawieszenia działalności należy zamknąć księgi rachunkowe i sporządzić sprawozdanie finansowe.