Zgodnie z przepisami art.19 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym* sprawozdanie finansowe składa się elektronicznie przez portal ekrs.ms.gov.pl. Są dwie drogi: bezpłatne zgłoszenie oraz płatny wniosek w systemie S24. W pierwszym przypadku sprawozdanie może złożyć tylko osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania (art. 19 r pkt. 2 ustawy o KRS). W drugim przypadku wniosek Z30 może przesłać pełnomocnik, tyle że załączone do niego pliki muszą być opatrzone bezpiecznym certyfikatem kwalifikowanym, oczywiście przez  członka zarządu ujawnionego w KRS (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS).  Spółki, które zatwierdziły dokumenty na zgromadzeniu wspólników 30 czerwca mają czas na przesłanie spraowzdań do 15 lipca. W tym roku termin ten mija w niedzielę. Zgodnie jednak z art. 115 kodeksu cywilnego* termin upłynie w poniedziałek 16 lipca z końcem dnia. Jeżeli bowiem koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. 

Bezpłatne zgłoszenie

Tak więc spółka, która ma konto w S24, członka zarządu z numerem PESEL ujawnionego w KRS, składa bezpłatne zgłoszenie (nie wniosek) przez zakładkę "Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych" w portalu ekrs.ms.gov.pl. Takie zgłoszenie może przesłać tylko członek zarządu uprawniony do reprezentacji podmiotu. Formularz zgłoszenia oraz załączone kopie dokumentów muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.  Warto pamiętać, że zgodnie z art. 40 ustawy z 5 września 2016 r.o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej* ten, kto składa kwalifikowany podpis elektroniczny lub zaawansowany podpis elektroniczny przyporządkowany do innej osoby, podlega grzywnie, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. 
Dodatkowe dokumenty, np. protokół zgromadzenia wspólników, bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową załącza się w formie pdf. Każdy dokument oddzielnie. Po pozytywnej weryfikacji automatycznie dokumenty są zamieszane w repozytorium dokumentów dostępnym online dla wszystkich. W KRS zaś automatycznie następuje wzmianka o złożeniu dokumentów. "Autorem" wzmianki widocznym w odpisie z KRS jest jednak "SYSTEM" a nie właściwy sąd rejestrowy. W tym przypadku nie ma opłaty za złożenie dokumentów, ani za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Płatny wniosek

Spółka, która nie została zarejestrowana w systemie S24, musi założyć w nim konto. Warto pamiętać, że służy ono również do składania bezpłatnych zgłoszeń oraz płatnych elektronicznych wniosków. Te ostatnie kosztują 140 zł + 0,19 zł obowiązkowej opłaty za płatność on-line. W tym trybie wniosek Z30 może przesłać też pełnomocnik, tyle że załączone do niego pliki muszą być opatrzone bezpiecznym certyfikatem kwalifikowanym członka zarządu ujawnionego w KRS (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS). Uprawniona osoba musi mieć zatem albo bezpłatny profil zaufany albo płatny  e-podpis. Koszt zestawu z odpowiednim urządzeniem w certyfikowanych przez państwo firmach: Unizeto - Certum, PWPW, Krajowa Izba Rozliczeniowa, CenCert oraz Euro Cert to ok. 300 zł brutto. W kolejnych latach wystarczy już tylko odnawiać abonament. Koszt to ok. 120 zł.

Inaczej ma się sprawa, gdy złożenie rocznego sprawozdania finansowego połączone jest z wnioskiem o zmianę danych podmiotu. W tym wypadku wniosek należy złożyć oddzielnie, w  papierowej, tradycyjnej formie. Trzeba   też zapłacić 350 zł (250 zł opłaty sądowej plus 100 zł za publikację). W takiej sytuacji może się zdarzyć, że opłaty będą wyższe niż rok temu.  Dotąd bowiem jednym wnioskiem do KRS objęte mogło być zgłoszenie zmiany danych w rejestrze (np. zmiana danych członków zarządu) oraz złożenie dokumentów finansowych, w tym uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe i uchwały dotyczącej podziału zysku (pokrycia straty). Taki wniosek kosztował 350 zł.

eKRS dyskryminuje obcokrajowców

Za sprawą nowelizacji wzrosła zatem biurokracja, bo zarząd nie może w całości delegować wykonania formalności związanych ze zgłoszeniem na pełnomocnika, tylko musi być w to fizycznie zaangażowany. Jest to szczególnie uciążliwe w przypadku gdy członkami zarządu są obcokrajowcy nie posługujący się językiem polskim- system ekrs jest bowiem dostępny jedynie w naszym ojczystym języku. Dodatkowo w wielu wypadkach po stronie dodatkowych utrudnień zapisać należy koszty spełnienia ustawowych obowiązków (uzyskania podpisu elektronicznego, numeru PESEL, tłumaczenia dokumentów, itp.).  

Autor jest radcą prawnym w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego
w kancelarii Wardyński i Wspólnicy
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.