W celu otrzymania zasiłku za okres choroby prowadzący działalność gospodarczą jest obowiązany dostarczyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wypełnione zaświadczenie płatnika składek na formularzu ZUS Z-3b oraz dokumenty stanowiące podstawę do przyznania świadczenia np.: oryginał zwolnienia lekarskiego ZUS ZLA.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 444) powyższe dokumenty są dowodami stanowiącymi podstawę przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego dla ubezpieczonych prowadzących pozarolniczą działalność.
Zaświadczenie ZUS Z-3b zgodnie ze wzorem określonym w powyższym rozporządzeniu wypełnia płatnik składek czyli osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. W myśl art. 4 pkt 2 lit. d w związku z art. 16 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121) to właśnie prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia.
Wypełnione zaświadczenie wraz ze wskazanym numerem konta bankowego oraz podpisane przez płatnika składek należy dostarczyć do terenowej jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zaświadczenie ZUS Z-3 powinno być opatrzone podpisem osoby upoważnionej. Przy czym za osobę upoważnioną przyjmuje się osobę upoważnioną do reprezentowania płatnika składek.
Taką osobą niewątpliwie jest prowadzący pozarolniczą działalność, gdyż to on jest płatnikiem składek. Zapis umieszczony na zaświadczeniu: "podpis i pieczątka osoby upoważnionej" jest zapisem o charakterze uniwersalnym. Może bowiem wystąpić sytuacja, w której płatnikiem składek jest spółka cywilna wobec czego zaświadczenie ZUS Z-3b wystawiane dla jednego ze wspólników (traktowanych na tle ubezpieczeń społecznych jak prowadzący działalność) może podpisać każda z osób upoważnionych do reprezentacji płatnika tj. jeden ze wspólników spółki.
Czytaj: Przedsiębiorca ma prawo do zasiłku macierzyńskiego, jeżeli podlega ubezpieczeniu chorobowemu
Prowadzący działalność w terminie 7 dni od daty wystawienia lekarskiego przekazuje do ZUS wypełnione i podpisane zaświadczenie ZUS Z-3b wraz ze zwolnieniem lekarskim opatrzonym podpisem. Może zrobić to osobiście lub za pośrednictwem poczty. W drugim przypadku o dotrzymaniu terminu 7 dni decyduje data stempla pocztowego.
Warto zaznaczyć, iż samego podpisania zaświadczenia nie można utożsamiać z wykonywaniem pracy zarobkowej przez prowadzącego działalność gospodarczą. Jest to jedynie wypełnienie obowiązków związanych z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego w ustawowym terminie do instytucji realizującej wypłatę świadczenia. Takie same czynności realizują bowiem pracownicy dostarczając zwolnienie lekarskie do pracodawcy.