Samochód w firmie - jak prowadzić ewidencję?

Samochód dla wielu osób przestał być luksusem, a stał się zwykłym narzędziem pracy. W większości przypadków brak samochodu znacznie utrudniałby wykonywanie działalności gospodarczej, a w niektórych wręcz ją uniemożliwiał. Z samochodem używanym w ramach działalności gospodarczej wiążą się jednak dodatkowe obowiązki.

Samochód w firmie może być elementem koniecznym (np. w przypadku taksówkarza lub przedsiębiorstwa zajmującego się przewozem rzeczy) lub po prostu użytecznym, dzięki któremu łatwiej (chociaż nie zawsze taniej) można chociażby dojechać do klienta. Powoduje to, że przedsiębiorcy zazwyczaj samochody posiadają, co chyba nikogo nie dziwi.

Zobacz także: Ewidencja przebiegu pojazdu nie zawsze jest obowiązkowa

Posiadanie pojazdu wynika z posiadanego tytułu do niego. Tytułem tym może być:

1) własność lub współwłasność,

2) leasing,

3) inne odpłatne umowy, np. najem i dzierżawa,

4) użyczenie.

W zależności od tego, co jest podstawą posiadania auta i sposobu jego użytkowania w ramach działalności, może powstać obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).

Obowiązek prowadzenia kilometrówki zależy także od rodzaju auta.

Pojazd samochodowy (samochód) to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (poza ciągnikiem rolniczym).

Pamiętaj!

Samochód osobowy to pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób, łącznie z kierowcą, oraz ich bagażu.

Samochód ciężarowy to pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu ładunków; określenie to obejmuje również samochód ciężarowo-osobowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu ładunków i osób w liczbie od czterech do dziewięciu, łącznie z kierowcą.

Powyższy podział znajduje swoje odzwierciedlenie w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.

Powyższy podział nie znajduje odzwierciedlenia w podatkach dochodowych. Ustawodawca stwierdza w tym zakresie, że przez samochód osobowy należy rozumieć pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

– klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

– agregat elektryczny/spawalniczy,

– do prac wiertniczych,

– koparka, koparko-spycharka,

– ładowarka,

– podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

– żuraw samochodowy,

d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. - póki co dotyczy to bankowozu typu A i B i pojazdu pogrzebowego, jeżeli mają jeden rząd siedzeń, albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony.

Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych:

1) pod lit. a i b stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;

2) pod lit. c stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

Do końca 2013 r. przez samochód osobowy rozumiało się pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

1) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van;

2) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;

3) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;

4) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

5) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o odpowiednich przeznaczeniach określonych przez ustawodawcę.

W okresie styczeń-marzec 2014 r. zarówno na użytek PIT, jak i CIT samochód osobowy interpretowany był jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób, łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

1) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju wielozadaniowy, van;

2) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;

3) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;

4) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

5) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym, jeżeli z wyciągu ze świadectwa homologacji lub z odpisu decyzji zwalniającej z obowiązku uzyskania świadectwa homologacji, wydawanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) wynika, że jest to pojazd specjalny;

6) pojazdu samochodowego innego niż wymieniony powyżej, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

– 1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,

– 2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,

– 3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

Ważne!

Na gruncie PIT i CIT za samochód inny niż osobowy (ciężarowy lub specjalny) uznaje się samochód, który ma dopuszczalną masę całkowitą powyżej 3,5 tony lub jest przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób (łącznie z kierowcą) albo spełnia warunki wyłączające go z samochodów osobowych.

Można się zastanawiać, czy w sytuacjach określonych przez ustawodawcę kilometrówka ma obowiązkowy charakter. Pomimo zapisów typu „powinien", „jest obowiązany", jakimi ustawodawca posłużył się w stosownych przepisach, istnienie tego obowiązku budzi uzasadnione wątpliwości. Za brak kilometrówki nie grozi żadna kara. Są jednak określone konsekwencje braku kilometrówki w określonych sytuacjach. Taką konsekwencją jest brak możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania oraz ograniczone prawo do odliczania VAT.

Przykład

Podatnik (osoba fizyczna) posiada samochód prywatny (niewprowadzony do ewidencji środków trwałych). Używa go do celów działalności gospodarczej, ale nie prowadzi kilometrówki. Powoduje to, że nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu, ale nie jest to naruszenie obowiązujących przepisów.

Z powyższego wynika, że kilometrówka jest po prostu warunkiem koniecznym do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania (analogicznie jest na przykład z kwestią posiadania dowodu zakupu).

Ważne!

Jeżeli podatnik nie rozlicza podatku dochodowego, nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki (przynajmniej jeżeli chodzi o przepisy o podatkach dochodowych). Kilometrówka uprawnia bowiem do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania, a skoro dany podmiot jest zwolniony podmiotowo z CIT, to i tak nie może rozliczać takich kosztów.

Przykład

Urząd jako jednostka budżetowa jest zwolniony z podatku dochodowego. Tym samym przepisy o CIT po prostu nie dotyczą tego podmiotu, a w konsekwencji brak jest w odniesieniu do niego podstaw do żądania prowadzenia kilometrówki na podstawie przepisów ustawy o CIT.

W celu umożliwienia rozliczania kosztów uzyskania przychodu podatnik powinien zadbać o prowadzenie kilometrówki w dwóch przypadkach:

a) w przypadku używania przez pracowników do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy;

b) w pozostałych przypadkach, gdy samochód nie stanowi majątku podatnika (z wyjątkami).

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy