Czytaj także: Zawieszenie działalności gospodarczej krok po kroku

Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. - można:

1) nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub wystąpiły inne zdarzenia o charakterze majątkowym lub finansowym. Nie dotyczy to jednak emitentów papierów wartościowych zamierzających ubiegać się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na tym rynku (art. 12 ust. 3b-3c u.o.r.);
2) odstąpić od przeprowadzenie inwentaryzacji w przypadku zwieszenia działalności, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych (art. 26 ust. 5 pkt 3 u.o.r.).
Warto podkreślić, że zamknięcie ksiąg rachunkowych łączy się z wykonaniem następujących czynności:
1) ustalenie sald końcowych aktywów i pasywów,
2) porównanie sald z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzenie niezbędnych korekt,
3) sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawień obrotów i sald kont analitycznych oraz dokonanie uzgodnień,
4) przeniesienie sald końcowych do bilansu zamknięcia,
5) sporządzenie innych elementów sprawozdania finansowego.
W związku z tym jednostka, która zwiesiła działalność gospodarczą jest zwolniona z obowiązku:
• prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• sporządzania sprawozdania finansowego (wprowadzenia do sprawozdania, bilansu, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacji i objaśnień, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych),
• składania sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym, w urzędzie skarbowym oraz jego ogłaszania (jeżeli dotyczy to jednostki gospodarczej),
• sporządzania i składania sprawozdania z działalności.
Należy jednak podkreślić, że:
1) zwolnienie to dotyczy jedynie pełnego roku obrotowego, w którym działalność jest zawieszona;
Przykład
Jeżeli jednostka przyjęła za rok obrotowy rok kalendarzowy, a działalność została zawieszona 15 czerwca 2014 r., to na koniec roku należy zamknąć księgi rachunkowe, co wiąże się ze sporządzeniem i złożeniem obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych. Natomiast, jeżeli jednostka zawiesi działalność 1 stycznia 2015 r. i przez cały rok 2015 nie wystąpią w jednostce operacje gospodarcze o charakterze majątkowym lub finansowym, to na koniec 2015 r. jednostka może nie zamykać ksiąg rachunkowych.
2) w przypadku wystąpienia operacji o charakterze majątkowym lub finansowym jednostka jest zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych.
 
Czy jest możliwe niezamykanie ksiąg rachunkowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej?
Jak określono w niniejszym opracowaniu, w przypadku wystąpienia operacji o charakterze majątkowym lub finansowym jednostka jest zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że dana operacja nie powoduje zmian w aktywach (np. środkach trwałych (jak amortyzacja), należnościach, zapasach, środkach pieniężnych) oraz w pasywach (kapitałach własnych, w tym w wyniku finansowym oraz zobowiązaniach). Dlatego też można przyjąć, że jest mało prawdopodobne, aby przez cały rok w okresie zwieszenia działalności nie wystąpiły żadne operacje o charakterze majątkowym lub finansowym, na przykład otrzymanie należności, odpisanie odsetek do rachunku bankowego, spłata zaległych zobowiązań, ponoszenie niektórych kosztów (np. podatek od nieruchomości). Mimo, że ustawa o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo: wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej, wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa, osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej, to jednak te wymienione prawa wiążą się najczęściej ze zmianami majątkowymi i/lub finansowymi, czyli skutkują wystąpieniem operacji o charakterze majątkowym lub finansowym. W związku z tym w okresie zawieszenia działalności należy zamknąć księgi rachunkowe i sporządzić sprawozdanie finansowe.