Odpowiedź:
Zasady dotyczące używania służbowych telefonów komórkowych pracodawca może zdefiniować w dowolny sposób przy założeniu oczywiście, iż koszt rozmów służbowych ponosi pracodawca. Brak jest w tym zakresie ograniczeń, należy jedynie kierować się aspektami organizacyjnymi tak, aby wprowadzone ograniczenia nie komplikowały wykorzystywania telefonów do celów służbowych a tym samym, aby pracownik mógł swobodnie realizować cele biznesowe, które zostały przed nim postawione.
Uzasadnienie:
W sytuacji gdy pracodawca podejmie decyzję o przekazaniu pracownikom służbowych telefonów komórkowych, wówczas aby wyeliminować nieporozumienia z pracownikami co do zakresu korzystania z tych telefonów powinien przygotować regulamin, który określi zasady wykorzystania telefonów służbowych. Dodatkowo każdy pracownik powinien podpisać protokół odbioru służbowego telefonu komórkowego oraz fakt zapoznania się z regulaminem (zasadami) dotyczącymi korzystania ze służbowego telefonu komórkowego.
Pracodawca może też odebrać od pracownika oświadczenie, iż pracownik został poinformowany, iż telefon służbowy może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych (może też taki zapis znaleźć się w regulaminie/zasadach dotyczących korzystania z telefonu wówczas oświadczenie nie będzie potrzebne). Nic nie szkodzi na przeszkodzie, aby dodatkowo oprócz oświadczenia określić limity. powyżej których koszt rozmów pokrywa pracownik. Należy jednak pamiętać, iż w niektórych przypadkach przekroczenie limitu może być związane z wykorzystywaniem zadań służbowych.
Podsumowując, zdaniem autorki, należy odebrać od pracownika oświadczenie o wykorzystywaniu telefonu do celów służbowych oraz dodatkowo określić limit, powyżej którego koszty rozmów pokrywa pracownik. W sytuacji gdy pracownicy posiadają wykupione abonamenty, w przypadku których dodatkowe rozmowy nie będą płatne wówczas wystarczy samo oświadczenie o wykorzystywaniu telefonu komórkowego do celów służbowych.