Nie ma uniwersalnego wzorca umowy o prowadzenie księgi podatkowej; w każdym przypadku treść umowy zawieranej pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientem powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb, okoliczności i zakresu prowadzonej przez klienta działalności oraz zakresu usług i narzędzie jakimi posługuje się biuro rachunkowe.
Umowa o prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, oprócz typowych elementów kontraktu jak określenie stron, osób umocowanych do reprezentacji, ale również oświadczenia o posiadanych uprawnieniach i ubezpieczeniu OC itp. musi zawierać w szczególności:
• datę rozpoczęcia obowiązywania umowy;
• precyzyjne i dokładne określenie zakresu czynności biura – tj. musicie wskazać jakie rozliczenia, ewidencje a zatem podatki są rozliczane przez biuro, kto sporządza, podpisuje (możesz dać pełnomocnictwo w tym zakresie) i składa deklaracje podatkowe i wpłaca podatki;
• określenie zakresu odpowiedzialności biura;
• wskazanie na stosowane techniczne aspekty świadczenie usługi (wskazanie systemu);
• doprecyzowanie zasad komunikacji, tj. przekazywanie (w obie strony) informacji;
• wybór stosowanych metod rozliczania podatku;
• harmonogram przejęcie ewidencji i dokumentacji oraz moment rozpoczęcia jej prowadzenia przez biuro;
• postanowienie co do korekt wcześniejszych okresów;
• ustalenia cenowe (w tym dla usług dodatkowych) i warunki zmian, termin płatności;
• wskazane miejsca przechowywania dokumentów;
• okres obowiązywania umowy – ze wskazaniem zasad i warunków zmiany lub wypowiedzenia umowy;
• procedura zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej przy rozwiązaniu umowy;
• kary umowne za naruszenie procedury zwrotu dokumentacji przy rozwiązaniu umowy.
Oczywiście jeżeli wcześniej już prowadziłeś działalności i księgę prowadziło ci inne biuro to musisz skoordynować w czasie rozwiązanie uprzedniej umowy z zawiązaniem i rozpoczęciem obowiązywaniem nowej.
Jeżeli proces wyłaniania biura rachunkowego powiódł się i zakończył podpisaniem umowy to jesteś zobowiązany poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. W terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym musisz złożyć stosowane zawiadomienie.
Pamiętaj!
W zawiadomieniu tym należy wskazać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.
Uwaga!
Rozpoczynając prowadzenie działalności ale także aktualizując dane firmowe, wypełniasz zgłoszenie (aktualizację) poprzez formularz CEIDG-1, tzn. wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.  
Jak wynika z samego wniosku oraz z instrukcji jego wypełniania, wniosek ten jest jednocześnie m.in. zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym do naczelnika urzędu skarbowego (NIP).
Dane, które zamieścisz we wniosku będą następnie przesyłane są do urzędu skarbowego wskazanego przez ciebie jako przedsiębiorcę.
To oznacza w praktyce, że twoja informacja o powierzeniu prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu może być złożone poprzez złożenie (aktualizację) CEIDG-1. W tym celu zaznacz kwadrat w poz. 21 "Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy" i wpisz nazwę firmy prowadzącej księgowość oraz jej NIP. Oczywiście to oznacza konieczność zmiany zapisu w poz. 22 formularza, tj. "Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy".
Uwaga!
Niestety, jeżeli wczytasz się w przepisy podatkowe i zakres danych wykazywanych w CEIDG-1 zauważysz, że ten ostatni nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji.  
Otóż bowiem, w formularzu tym nie wpisuje się adresu biura rachunkowego – które przecież musisz podać naczelnikowi urzędu skarbowego. Owszem, niby po samym NIP organ podatkowy może ustalić sobie adres biura, jednak moim zdaniem bezpieczniej byłoby złożyć jeszcze dodatkowo stosowne, pełne i kompletne zawiadomienie.