Podatnicy prowadzący PKPiR są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów (spis z natury), na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. Ma on istotne znaczenie dla wyniku podatkowego, gdyż u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem z działalności gospodarczej a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.
W efekcie mogłoby dojść do takiej sytuacji, że podatnik będzie musiał wyksięgować z kosztów zakup towarów handlowych, ale objąłby je spisem z natury. W efekcie doszłoby u niego do podwójnego opodatkowania (pierwszy raz z uwagi na brak kosztu, a drugi z uwagi stan magazynowy). Aby tego uniknąć w remanencie należy wykazywać wartość pomniejszenia kosztów z tytułu niezapłaconych zobowiązań, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze.
Ważne!
Wartość spisu z natury pomniejsza się o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów (zwiększył przychody) z tytułu niezapłaconych zobowiązań, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem.
Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów), która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem.
Przykład
Podatnik dokonał zakupu 100 sztuk towarów handlowych. Przed końcem roku sprzedał 60 z nich. W efekcie w remanencie zostanie wykazane tylko 40 sztuk. Jeżeli podatnik nie dokonał zapłaty i był zobowiązany do korekty kosztów, remanent pomniejsza o korektę dotyczącą 40 sztuk.
Istotne jest także to, że jeżeli do wyceny towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych spisem z natury, zastosowano zamiast ceny zakupu lub nabycia albo kosztu wytworzenia inne zasady wyceny (np. przyjęto niższą cenę z tytułu uszkodzenia towaru), kwota pomniejszenia nie może być wyższa niż wartość tej wyceny.
Pamiętaj!
Jeżeli przed sporządzeniem spisu z natury dokonasz zapłaty, w związku z czym zwiększysz koszty uzyskania przychodów, pomniejszenia nie będziesz dokonywał.
Zapłata po obniżeniu wartości remanentu nie ma wpływu na spis z natury. Jeżeli podatnik sprzeda towary handlowe przed sporządzeniem kolejnego spisu, to nie będzie to miało żadnego wpływu na remanent, a jeżeli zapłaci za towary, ale ich nie sprzeda przed dniem sporządzenia spisu z natury - po prostu wykaże wartość tych towarów w spisie.