Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego
W informacji dodatkowej sprawozdania finansowego za 2016 r. księgowy zgodnie ze swoją wiedzą na dzień sporządzenia sprawozdania napisał, że nie zawarto transakcji z osobami powiązanymi z członkami zarządu. Zarząd potwierdził ten stan, podpisując się pod sprawozdaniem. Jednak po zatwierdzeniu sprawozdania przez ZZW okazało się, że takie transakcje miały miejsce. Spółka kupiła udziały w innej spółce kapitałowej od osoby powiązanej rodzinnie.
Czy księgowy sam może podpisać takie sprostowanie i wysłać dokumenty do KRS i US w oczekiwaniu na potwierdzenie pisemnie przez zarząd stanu faktycznego.
Jak powinniśmy postąpić formalnie w przypadku takich pomyłek?
Odpowiedź
Niestety, nie można skorygować (zmienić) sprawozdania finansowego po jego zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający. Odpada zatem możliwość zmiany informacji dodatkowej za 2016 r. w której nie została ujawniona informacja, o której mowa w pytaniu.
Sposób postępowania z informacjami ujawnionymi już po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego reguluje art. 54 ust. 2 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na roczne sprawozdanie finansowe po jego zatwierdzeniu, to ich skutki ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. W przypadku jeżeli błąd dotyczyłby wyłącznie informacji dodatkowej (nie podano wymaganej informacji), to sprawa jest w zasadzie zamknięta, gdyż nie ma błędu w bilansie, rachunku zysków i strat, zestawieniu zmian w kapitale własnym czy w rachunku przepływów pieniężnych. W takim przypadku zmian w księgach rachunkowych się nie wprowadza, natomiast w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za następny rok obrotowy należy moim zdaniem wprowadzić dodatkową informację, o pominięciu tej sprawy w informacji dodatkowej za poprzedni rok obrotowy (2016), z zaznaczeniem, że nie było możliwości zmiany informacji dodatkowej po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Należy mieć na uwadze, że w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości, w części dodatkowych informacji i objaśnień, wymagane jest (pkt 5.2) ujawnienie transakcji (wraz z ich kwotami) zawartych przez jednostkę na innych warunkach niż rynkowe ze stronami powiązanymi. Rozumie się przez nie podmioty powiązane zdefiniowane w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości przyjętych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z 19.07.2002 r. w sprawie stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, wraz z informacjami określającymi charakter związku ze stronami powiązanymi oraz innymi informacjami dotyczącymi transakcji niezbędnymi dla zrozumienia ich wpływu na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki. Informacje dotyczące poszczególnych transakcji mogą być zgrupowane według ich rodzaju, z wyjątkiem przypadku, gdy informacje na temat poszczególnych transakcji są niezbędne dla oceny ich wpływu na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.
Ponieważ w pytaniu nie podano informacji na temat jednostki sporządzającej sprawozdanie finansowe należy dodać, że u.o.r. wprowadziła kategorię jednostek małych (art. 3 ust. 1c), które mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie finansowe określone w załączniku nr 5 u.o.r. W takiej sytuacji tylko w rachunku zysków i strat w części dotyczącej przychodów i kosztów finansowych wykazuje się transakcje z jednostkami powiązanymi. Natomiast w informacji dodatkowej nie występuje już obowiązek ujawniania transakcji (wraz z ich kwotami) zawartych przez jednostkę na innych warunkach niż rynkowe ze stronami powiązanymi.
Odnosząc się do pytania, "Czy księgowy sam może podpisać takie sprostowanie i wysłać dokumenty do KRS i US w oczekiwaniu na potwierdzenie pisemnie przez zarząd stanu faktycznego?", osobiście uważam, że ewentualną informację w omawianej sprawie powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentowania spółki, czyli członkowie zarządu. Główny księgowy zazwyczaj nie jest upoważniony do składania oświadczeń w imieniu spółki. Poza tym zarząd powinien podjąć decyzję, czy "takie sprostowanie" należy wysyłać i komu, ponieważ przepisy nie mówią o sposobie postępowania w przypadku zaistnienia takiej pomyłki.