Jako przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą i stosujący w związku z taką ewidencję w postaci PKPiR możesz zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. Oczywiście musisz zastanowić się nad tym, komu formalnie i całkowicie legalnie (tj. w zgodzie z przepisami prawa) możesz udzielić zlecenia i jednocześnie umocowania do prowadzenia twojej ewidencji podatkowej. Problem w tym, że przysłowiowa „pani Jadzia", jak bardzo by się nie wydawała kompetentna i gotowa do rzetelnego prowadzenia twojej księgi, musi też posiadać stosowne formalne uprawnienia.
Otóż potrzebne ci jest „biuro rachunkowe". Musisz zastanowić się nad tym co należy rozumieć pod pojęciem „biuro rachunkowe", jak również nad tym czy tylko biuro rachunkowe, czy może jeszcze inny podmiot, może prowadzić PKPiR na zlecenie podatnika.
Pamiętaj!
Według przepisów prawa podatkowego: „biuro rachunkowe" oznacza przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie.
To oznacza, że „biurem rachunkowym" są wszelkie podmioty uprawnione do prowadzenia ksiąg na zlecenie.
Kto zatem może, jako biuro rachunkowe, prowadzić twoją księgę?
Otóż działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg mogą wykonywać:
1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
A zatem, w przypadku przedsiębiorców – osób fizycznych istotnym jest to, by właściciel takiej działalności (właśnie jako przedsiębiorca) posiadał uprawnienia licencjonowanego księgowego, biegłego rewidenta czy doradcy podatkowego.
Zwróć uwagę na to, że to ten przedsiębiorca musi być certyfikowanym księgowym, osobą wpisaną do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych - nie wystarczy aby taki przedsiębiorca, sam nie posiadając odpowiednich uprawnień - tylko zatrudniał osoby posiadające legitymujące się licencją.
Pamiętaj!
Jeżeli myślisz o wyborze biura, które ma inną formułę niż działalność gospodarcza osoby fizycznej to pamiętaj o tym, że tutaj kwestia wygląda nieco inaczej.
Otóż w przypadku osób prawnych (np. spółka kapitałowa: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), czy jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (np. spółki osobowe prawa handlowego jak np. spółka jawna, spółka komandytowo itp.) przedsiębiorca musi powierzać prowadzenie ewidencji podatkowej osobie posiadającej uprawnienia.
Zatem, przedsiębiorca taki musi zatrudnić certyfikowanego księgowego, biegłego rewidenta lub doradcę podatkowego, przy czym nie musi to być wyłącznie stosunek pracy a w przypadku takiego nie jest koniecznym aby był to cały etat.
Decydując o wyborze biura rachunkowego zawsze musisz zapytać o stosowne uprawnienia, uwzględniając przy tym w jakiej formule prawnej biuro jest prowadzone.
Wątpliwości dotyczące wymogu posiadania osobistego uprawnień przez przedsiębiorcę a zatrudnianie osoby uprawnionej muszą pojawić się w przypadku spółki cywilnej, tj. jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, która nie jest przedsiębiorcą gdyż w takiej sytuacji status przedsiębiorcy posiadają wspólnicy.
W praktyce możesz spotkać się z twierdzeniem, że w przypadku spółki cywilnej wystarczy jak tylko jeden podmiot ma certyfikat lub jeżeli wręcz spółka zatrudni osobę legitymującą się stosownymi uprawnieniami. Jednak moim zdaniem, skoro w przypadku spółki cywilnej przedsiębiorcami są wspólnicy a nie spółka to wszyscy oni winni posiadać (indywidualnie) uprawnienia do prowadzenia ksiąg – zatem dla bezpieczeństwa w przypadku spółek cywilnych wymagaj aby wszyscy wspólnicy takiej spółki okazali się uprawnieniami.
Oczywiście, w praktyce wiele czynności związanych z ewidencjonowaniem zapisów w księdze dokonywany jest przez osoby nieposiadające uprawnień, ale istotnym jest to by piecza nad ich działaniami i odpowiedzialność za prowadzoną księgę spoczywały na osobie uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg (licencjonowany księgowy, doradca podatkowy, biegły rewident).
Zatem, zanim zdecydujesz o wyborze biura rachunkowego w pierwszej kolejności – jeszcze zanim poprosisz o ofertę – dowiedz się czy spełnia wymogi formalne, ile osób uprawnionych zatrudnia, kto będzie zajmował się twoją księgą i czy jest to cały czas ta sama osoba, ewentualnie jak wygląda sprawa zastępstw gdy tej osoby nie ma w pracy.