Od dnia 1 stycznia 2014 r. zarówno na użytek PIT, jak i CIT samochód osobowy interpretowany jest jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób, łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

  • 1) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju wielozadaniowy, van;
  • 2) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;
  • 3) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
  • 4) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
  • 5) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym, jeżeli z wyciągu ze świadectwa homologacji lub z odpisu decyzji zwalniającej z obowiązku uzyskania świadectwa homologacji, wydawanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) wynika, że jest to pojazd specjalny;
  • 6) pojazdu samochodowego innego niż wymieniony powyżej, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:
    • – 1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,
    • – 2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,
    • – 3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

Można się zastanawiać, czy w sytuacjach określonych przez ustawodawcę kilometrówka ma obowiązkowy charakter. Pomimo zapisów typu „powinien", „jest obowiązany", jakimi ustawodawca posłużył się w stosownych przepisach, istnienie tego obowiązku budzi uzasadnione wątpliwości. Za brak kilometrówki nie grozi żadna kara. Są jednak określone konsekwencje braku kilometrówki w określonych sytuacjach. Taką konsekwencją jest brak możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania.
Przykład
Podatnik (osoba fizyczna) posiada samochód prywatny (niewprowadzony do ewidencji środków trwałych). Używa go do celów działalności gospodarczej, ale nie prowadzi kilometrówki. Powoduje to, że nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu, ale nie jest to naruszenie obowiązujących przepisów.
Z powyższego wynika, że kilometrówka jest po prostu warunkiem koniecznym do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania (analogicznie jest na przykład z kwestią posiadania dowodu zakupu).
Ważne!
Jeżeli podatnik nie rozlicza podatku dochodowego, nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki (przynajmniej jeżeli chodzi o przepisy podatkowe). Kilometrówka uprawnia bowiem do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania, a skoro dany podmiot jest zwolniony podmiotowo z CIT, to i tak nie może rozliczać takich kosztów.
Przykład
Urząd jako jednostka budżetowa jest zwolniony z podatku dochodowego. Tym samym przepisy o CIT po prostu nie dotyczą tego podmiotu, a w konsekwencji brak jest w odniesieniu do niego podstaw do żądania prowadzenia kilometrówki na podstawie przepisów ustawy.
W celu umożliwienia rozliczania kosztów uzyskania przychodu podatnik powinien zadbać o prowadzenie kilometrówki w dwóch przypadkach:

  • a) w przypadku używania przez pracowników do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy;
  • b) w pozostałych przypadkach, gdy samochód nie stanowi majątku podatnika (z wyjątkami).

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy