Jak prawidłowo dokonać potrąceń z wynagrodzenia pracownika?

Pracownik jest zatrudniony w zakładzie pracy, otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 1680 zł. Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie, w którym wyraża zgodę na potrącanie przez pracodawcę należności w kwocie 50 zł z tytułu odpłatności za przewóz pracowniczy. Autokar przewożący pracowników jest własnością pracodawcy. Kwoty otrzymane od pracowników pracodawca przeznacza na utrzymanie autokaru.

Pytanie:
Czy pracodawca może dokonywać takiego potracenia?
Czy przy potrącaniu kwotą wolną od potrąceń będzie kwota minimalnego wynagrodzenia czy kwota 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę?

Odpowiedź:
Co do zasady potrącanie tego rodzaju należności na rzecz pracodawcy za pisemną zgodą pracownika jest dopuszczalne. W opisanym przypadku potrącenie nie będzie mogło jednak zostać dokonane z uwagi na konieczność pozostawienia kwoty wolnej od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uzasadnienie:
W oparciu o art. 91 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. możliwe jest dokonanie przez pracodawcę tzw. dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Aby zgoda pracownika na potrącenie była ważna, wymagane jest istnienie po stronie tego pracownika długu wobec pracodawcy. W opisanej sytuacji zgoda na potrącenie dotyczy należności za przewóz pracowniczy – które na mocy przepisów powszechnie obowiązujących nie obciążają pracodawcy. Zakładając zatem, że pracodawca nie zobowiązał się pokryć tych kosztów na przykład w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania, można mówić o spełnieniu powyższej przesłanki zgodnego z prawem potrącenia. Co istotne, zgoda pracownika na potrącenie powinna mieć formę pisemną i powinna ona dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności (nie może być to zgoda blankietowa).
Wskazanie przez pracownika zakresu potrącenia, którego dotyczy zgoda (w formie kwotowej lub procentowej) jest dla pracodawcy wiążące. Z tym jednak zastrzeżeniem, że wyrażona przez pracownika zgoda na potrącenie z wynagrodzenia może być skuteczna tylko do granic określonych w art. 91 § 2 k.p. kwot wolnych od potrąceń. W przypadku tzw. dobrowolnego potrącania z wynagrodzenia, jeśli dotyczy ono należności na rzecz pracodawcy (a z taką kategorią potrącenia mamy do czynienia w opisanej sytuacji), kwota wolna jest równa minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Oznacza to, że mimo wyrażenia przez pracownika zgody na potrącenie, jest ono możliwe jedynie w odniesieniu do nadwyżki ponad minimalne wynagrodzenie. Skoro natomiast wysokość wynagrodzenia pracownika równa jest wynagrodzeniu minimalnemu – dobrowolne potrącenie jakiejkolwiek kwoty na rzecz pracodawcy z wynagrodzenia tego pracownika w praktyce nie będzie mogło zostać dokonane.