Pytanie:
Jak należy ująć w ewidencji księgowej:
- fakturę VAT z PKS na zakup biletów miesięcznych stanowiącą podstawę ujęcia w rejestrze zakupów VAT (kwota netto 125 zł, podatek VAT naliczony 10 zł, kwota brutto 135 zł),
- nieodpłatne przekazanie biletów pracownikom (jakim dokumentem?) Czy może to być potwierdzenie odbioru biletu dokonane przez pracowników na odwrocie faktury zakupu?
- rozliczenie listy płac - doliczenie wartości biletów do innych składników wynagrodzeń pracowników w celu naliczenia podatku pochodowego i składek ZUS oraz potrącenie tej kwoty, czy wartość biletu należy ponownie wykazać w kosztach w zespole 4 w przypadku, gdy faktura zakupu biletów ujęta była na koncie 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
- fakturę wewnętrzną VAT wystawioną w celu wykazania podatku VAT należnego z tytułu nieodpłatnych świadczeń i ujęcia w rejestrze sprzedaży VAT (kwota netto 125 zł, podatek VAT 10 zł, kwota brutto 135 zł)?

 

Odpowiedź:
Zakładam, że biletem miesięcznym pracownik będzie posługiwał się przy przejazdach prywatnych. Udzielając odpowiedzi założyłem, że składki na ZUS sfinansowane przez pracownika i pracodawcę są sobie równe i wynoszą 13%. Ewidencja powinna przebiegać w sposób następujący:
Bilet miesięczny stanowi wynagrodzenie pracowników, powinien zatem zostać ujęty na koncie wynagrodzeń:
Wn konto 404 Wynagrodzenia - 125 zł
Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego - 10 zł
Ma konto 101 Kasa krajowych środków pieniężnych - 135 zł.

Rozliczenie listy płac:
- ubezpieczenie społeczne (ZUS pracownika i ZUS pracodawcy):
Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - 17,55 zł (13% x 135 zł)
Ma konto 227 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych - 17,55 zł
Wn konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - 17,55 zł
Ma konto 227 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych - 17,55 zł
- podatek dochodowy:
Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - 25,65 zł
Ma konto 226 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych - 25,65 zł.
Opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia (faktura wewnętrzna):
Wn konto 404 Wynagrodzenia - 10 zł
Ma konto 222 Rozliczenie podatku VAT należnego - 10 zł.
Ujęcie wynagrodzenia na koncie 405, a następnie ponownego jego ujęcie razem z listą płac (na kontach zespołu 4) będzie nieprawidłowe. Spowoduje bowiem, że w księgach rachunkowych koszt zostanie wykazany dwukrotnie.

Sam fakt przekazania biletu nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Otrzymany od pracodawcy bilet stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Jeżeli przychód ten nie wynika z umowy o pracę, należy zawrzeć porozumienie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą o sfinansowaniu biletu miesięcznego. Moim zdaniem porozumienie takie może być sporządzone na kopii faktury. Powinno ono zostać dołączone do akt pracownika.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężnego ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Takie umiejscowienie przychodu powoduje, że powinien być on uwzględniony przy naliczaniu składek na ZUS.
Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.