Jak należy udokumentować obciążenie kontrahenta kosztami wpisów sądowych?

Firma A zawiera umowę z firmą B na usługi windykacyjne. Następnie firma B zawiera z firmą C umowę podwykonawstwa na jej zrealizowanie. Całe ryzyko, koszty i przychody z tytułu realizacji kontraktu będzie ponosiła firma C. Firma B będzie opłacała wszystkie wpisy sądowe, zaliczki komornicze oraz inne opłaty związane z realizacją usług windykacyjnych, ponieważ to firma B jest podmiotem upawnionym do wnoszenia opłat sądowych, a nie firma C. Strony B i C umówiły się, że B będzie wnosić opłaty sądowe i inne przy realizacji usług windykacyjnych zleconych do wykonania przez C, następnie C zwróci do firmy B wyłożone wcześniej kwoty.

Pytanie:
W jaki sposób należy dokumentować przekazywanie opłat od B do C - notą księgową, czy fakturą VAT?
Jaka stawka podatkowa byłaby właściwa w przypadku obowiązku dokumentowania fakturą?

Odpowiedź:
Jeśli firma B będzie ponosiła koszty wpisów sądowych, zaliczek komorniczych oraz innych opłat związanych z realizacją usług windykacyjnych w imieniu i na rzecz firmy C, otrzymany od firmy C zwrot tych wydatków nie będzie stanowił podstawy opodatkowania podatkiem VAT.

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 oraz art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u. - opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, podlega odpłatna odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 u.p.t.u.
Na podstawie art. 29a ust. 1 u.p.t.u. podstawą opodatkowania, co do zasady, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od usługobiorcy, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę usług świadczonych przez podatnika.
Na mocy art. 29a ust. 7 pkt 3 u.p.t.u. podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Na mocy art. 79 lit. c dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L 347, s. 1 z późn. zm.) - dalej dyrektywa - podstawa opodatkowania nie obejmuje takich elementów, jak kwoty otrzymane przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym.
Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 3 kwietnia 2013 r., IPPP1/443-49/13-2/PR, z regulacji art. 79 lit. c dyrektywy wynika, że wyłączeniu z podstawy opodatkowania podlegają kwoty otrzymane przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rachunek nabywcy lub usługobiorcy. Jednak otrzymany przez podatnika zwrot wydatków poniesionych na rzecz zleceniodawcy nie stanowi podstawy opodatkowania VAT wówczas, gdy podatnik dysponuje dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów oraz ww. dowody zostały wystawione na nabywcę (usługobiorcę), w którego imieniu i na rzecz którego poniesione zostały te wydatki.
[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 VI 2016 r.]