Odpowiedź:
Z analizowanego stanu sprawy wynika, iż instytucja kultury jest dzierżawcą nieruchomości stanowiącej własność gminy, a tym samym więc dysponuje tą nieruchomością w granicach określonych umową dzierżawy i właściwymi przepisami prawa.

Przede wszystkim instytucja kultury winna odpowiedzieć sobie na pytanie, czy uzyskała w umowie dzierżawy zgodę właściciela nieruchomości na jej poddzierżawę/podnajem, a jeżeli tak, to czy taki zapis umowy zgodny jest z uchwałą o zasadach nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, o ile taka uchwała obowiązuje na terenie gminy.

W sytuacji, gdy instytucja kultury uprawniona jest do zawarcia umowy poddzierżawy/podnajmu, to w mojej ocenie winna jest stosować przepisy dotyczące oddawania nieruchomości komunalnych w dzierżawę/najem, a więc także art. 35 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami - dalej u.g.n. i dalszych.

Zauważyć należy bowiem, iż "do chwili sporządzenia i ogłoszenia wykazu (art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami) nieruchomość pozostaje poza obrotem prawnym, jest więc niedostępna dla osób ubiegających się o jej nabycie, które nie mogą domagać się sprzedaży, gdyż przeznaczenie nieruchomości do obrotu należy wyłącznie do właściciela." – wyrok NSA (do 31 grudnia 2003 r.) w Warszawie z dnia 15 października 2002 r., I SA 632/02.
"Do chwili sporządzenia wykazu nieruchomości pozostają poza obrotem prawnym i są niedostępne dla osób ubiegających się o ich nabycie, które nie mogą domagać się ich sprzedaży w drodze bezprzetargowej, gdyż przeznaczenie nieruchomości do obrotu należy wyłącznie do właściciela." – wyrok WSA w Gdańsku z dnia 18 czerwca 2008 r., II SA/Gd 125/08.

"Umieszczanie nieruchomości w wykazie ma zagwarantować jawność w zakresie dysponowania nieruchomościami przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Z tego względu, nie ma wątpliwości co do obowiązku sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, co wynika wprost z art. 35 ust. 1 u.g.n. Ustawa ta nie przewiduje poza okolicznością opisaną w art. 35 ust. 1b, wyjątków od zasady sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę." – uchwała RIO w Krakowie z dnia 30 grudnia 2014 r., WK-613-59/14.

Zauważyć należy, iż oddanie nieruchomości w dzierżawę instytucji kultury nie wymagało zastosowania art. 35 u.g.n., jako że umieszczenie w takim wykazie nie jest wymagane, jeśli ma dojść do innej transakcji niż wymieniona w art. 35 ust. 1 u.g.n. Nie ma więc potrzeby umieszczania w wykazie nieruchomości przeznaczonych do zamiany, darowizny, użyczenia, wniesienia aportem do spółki handlowej ani przeznaczonych na wyposażenie państwowych lub komunalnych osób prawnych.

Zgodnie z art. 37 ust. 4 i 4a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami zawarcie umów użytkowania, najmu lub dzierżawy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu. Wojewoda albo odpowiednia rada lub sejmik mogą wyrazić zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów. Umowy użytkowania, najmu lub dzierżawy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony zawiera się w drodze bezprzetargowej, jeżeli użytkownikiem, najemcą lub dzierżawcą nieruchomości jest organizacja pożytku publicznego lub użytkownikiem nieruchomości jest stowarzyszenie ogrodowe w rozumieniu ustawy z dnia 13 grudnia 2013 r. o rodzinnych ogrodach działkowych.

"Przepis art. 37 ust. 4 u.g.n. ustanawia zasadę zawierania wymienionych w nim umów w drodze przetargu. Odstępstwem od tej zasady jest regulacja zawarta w jego zdaniu drugim, jednak nie daje ona podstaw do działania rady w tym zakresie w sposób generalny. Sformułowanie "mogą wyrazić zgodę" jednoznacznie wskazuje, iż uchwała organu stanowiącego o zwolnieniu z obowiązku przeprowadzenia przetargu może dotyczyć jedynie konkretnych zindywidualizowanych przypadków i musi być traktowana jako wyjątek, nie może natomiast w żadnym wypadku przybierać formy zasady zawartej w akcie prawa miejscowego - poprzez wyrażenie generalnej zgody." – Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Podlaskiego z dnia 8 listopada 2011 r., NK-II.4131.2.128.2011.ACH
"Aktualne brzmienie art. 37 ust. 4 u.g.n. umożliwia zastosowanie trybu bezprzetargowego tylko do umów na czas oznaczony zawieranych na okresy dłuższe niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Oznacza to, że nie dotyczy on umów użytkowania, najmu i dzierżawy zawieranych na czas oznaczony krótszy niż 3 lata, które muszą być zawierane w trybie przetargowym." – E. Bończak – Kucharczyk. Ustawa o gospodarce nieruchomościami. Komentarz. LEX, 2014.