Można się zastanawiać, czy w sytuacjach określonych przez ustawodawcę kilometrówka ma obowiązkowy charakter. Pomimo zapisów typu „powinien", „jest obowiązany", jakimi ustawodawca posłużył się w stosownych przepisach, istnienie tego obowiązku budzi uzasadnione wątpliwości. Za brak kilometrówki nie grozi żadna kara. Są jednak określone konsekwencje braku kilometrówki w określonych sytuacjach. Taką konsekwencją jest brak możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania oraz ograniczone prawo do odliczania VAT.

Przykład
Podatnik (osoba fizyczna) posiada samochód prywatny (niewprowadzony do ewidencji środków trwałych). Używa go do celów działalności gospodarczej, ale nie prowadzi kilometrówki. Powoduje to, że nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu, ale nie jest to naruszenie obowiązujących przepisów.
Z powyższego wynika, że kilometrówka jest po prostu warunkiem koniecznym do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania (analogicznie jest na przykład z kwestią posiadania dowodu zakupu).
Ważne!
Jeżeli podatnik nie rozlicza podatku dochodowego, nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki (przynajmniej jeżeli chodzi o przepisy o podatkach dochodowych). Kilometrówka uprawnia bowiem do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania, a skoro dany podmiot jest zwolniony podmiotowo z CIT, to i tak nie może rozliczać takich kosztów.
Przykład
Urząd jako jednostka budżetowa jest zwolniony z podatku dochodowego. Tym samym przepisy o CIT po prostu nie dotyczą tego podmiotu, a w konsekwencji brak jest w odniesieniu do niego podstaw do żądania prowadzenia kilometrówki na podstawie przepisów ustawy o CIT.
W celu umożliwienia rozliczania kosztów uzyskania przychodu podatnik powinien zadbać o prowadzenie kilometrówki w dwóch przypadkach:
a) w przypadku używania przez pracowników do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy;
b) w pozostałych przypadkach, gdy samochód nie stanowi majątku podatnika (z wyjątkami).
Samochód używany przez pracownika
Pracownik może używać samochodu niebędącego własnością pracodawcy do jazd lokalnych lub w podróżach służbowych. W przypadku jazd lokalnych pracownik może być rozliczany na podstawie kilometrówki (jest ona wtedy warunkiem koniecznym rozliczenia) lub ryczałtem (kilometrówka nie jest wtedy wymagana).
Przykład
Pracodawca ustalił pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne w kwocie 400 zł. Do jego wypłaty nie jest konieczne prowadzenie kilometrówki.
Pamiętaj!
Przy rozliczaniu pracownikowi jazd lokalnych na zasadzie ryczałtu kilometrówka nie jest wymagana.
Inaczej jest przy podróżach służbowych (jazdach zamiejscowych). W takim przypadku ewidencja jest konieczna do rozliczenia, ale zazwyczaj robi się to na zasadzie uproszczonej, na druku polecenia wyjazdu służbowego.
Przykład
Pracownik za zgodą pracodawcy pojechał w delegację samochodem żony (pracownik nie musi być właścicielem pojazdu, którym pojechał w delegację). Rozpisał podróż służbową, wykazując na druku delegacji dane potrzebne do rozliczenia, co było wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku do kosztów uzyskania.
(...)
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy