Spółki giełdowe doceniają rolę sygnalistów, ale trochę się ich boją

Unijna dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów budzi obawy w spółkach giełdowych, głównie co do dobrych intencji zgłaszających. Jednak uczestnicy rozpoczętego we wtorek Kongresu Prawników Spółek Giełdowych rekomendują, aby spółki nie zwlekały z wdrożeniem tych rozwiązań do końca roku.

Konsekwencje nowych obowiązków wynikających z Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów oraz kwestie praktycznych wyzwań związanych z dostosowaniem do nowych wymogów były jednym z tematów debaty pierwszego dnia XII Kongresu Prawników Spółek Giełdowych SEG. Patronem medialnym Kongresu jest serwis Prawo.pl. 

Do 17 grudnia 2021 r. Dyrektywa obejmie podmioty sektora prywatnego zatrudniające, co najmniej 250 osób oraz co do zasady, wszystkie podmioty sektora publicznego. Opracowaniem projektu ustawy będącego implementacją dyrektywy ma zająć się Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.  To będzie duża zmiana dla firm, także spółek giełdowych.

Sygnaliści w przedsiębiorstwie – to będzie rewolucja 2021 roku>>

W Polsce nie ma kompleksowych przepisów, które w regulowałyby pozycję prawną sygnalistów oraz tryb i sposoby zgłaszania naruszeń prawa. Pewne elementy zawarte są regulacjach sektorowych np. prawie bankowym oraz ustawie o ofercie publicznej. Art. 97d. tej ustawy nakłada obowiązek posiadania przez emitenta procedur anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, przez pracowników wskazanemu członkowi zarządu, a w szczególnych przypadkach – radzie nadzorczej. Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych i standardów etycznych. Jarosław Grzegorz, associate partner, w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, EY Polska zwraca uwagę, że ta procedura ogranicza się jedynie przyjmowania zgłoszeń, a nie mówi jak z takim zgłoszeniem powinno się postępować.

- Oczywistym jest, że zgłoszenie należy rozpatrzyć, ale po pierwsze ustawa nie precyzuje tych obowiązków. Nie ma też sankcji w przypadku, kiedy tych działań po zgłoszeniu spółka nie podejmuje. Nie ma również procedur jak prowadzić postępowanie wyjaśniające – mówi Jarosław Grzegorz.

Dyrektywa unijna wskazuje jednak minimalne obowiązki, jakie firmy będą musiały spełnić. Oprócz wyznaczenia kanałów zgłaszania nieprawidłowości, dyrektywa nakłada też obowiązek wyznaczenia odpowiedniej osoby, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie i weryfikacje tych zgłoszeń.

- Dziś nie ma żadnych wymogów, jak taka osoba powinna być osadzona w strukturach spółki.  Jest jedynie wymóg, aby ta osoba była bezstronna. Niezależnie, kto tymi zgłoszeniami będzie się zajmować, taką osobę trzeba wyposażyć w odpowiednie narzędzia – radzi ekspert.

Kolejny obowiązek, to wyznaczenie odpowiednich terminów – 7 dni na potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia i 3 miesiące na podjęcie działań naprawczych. A także należyta staranność w prowadzeniu postępowań wyjaśniających. Dyrektywa nakłada przede wszystkim obowiązek ochrony sygnalisty.

Spółki obawiają się intencji sygnalistów

Magdalena Raczek-Kołodyńska, wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych wskazuje, że spółki giełdowe obawiają się intencji, jakie będą kierowały sygnalistami.

Jarosław Grzegorz, przyznaje, że obawy przedsiębiorców są dwojakiego rodzaju. Po pierwsze spółki obawiają się, że zaleje je fala donosów. Ekspert wskazuje jednak, że jest już mało prawdopodobne. Obowiązek wprowadzenia przez emitentów procedur anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń prawa obowiązują od 30 listopada 2019 r. i spółki po tym okresie nie zostały zasypane zgłoszeniami.

Po drugie istnieje obawa, że zgłoszenia sygnalistów mogą być wykorzystywane do walki wewnątrz spółek i być przejawem prywatnych animozji. - Trzeba pamiętać, że dyrektywa wskazuje też sankcje dla sygnalistów, którzy działają w złej wierze, czyli w momencie składania zgłoszenia mają świadomość, że to zgłoszenie jest nieprawdziwe. Jakie to będą sankcje tego jeszcze nie wiemy, bo to pozostawiono do sprecyzowania krajom członkowskim – wskazuje Jarosław Grzegorz.

Zdaniem eksperta EY Polska, spółkom powinno zależeć na tym, aby sygnaliści zgłaszali nieprawidłowości bezpośrednio wewnątrz przedsiębiorstwa. Jeśli ich zgłoszenia zostaną zlekceważone, mogą swoimi obserwacjami podzielić się na zewnątrz, np. do organów publicznych, a to z kolei rodzi ogromne ryzyko związane z reputacją przedsiębiorstwa. Rekomenduje, więc aby spółki przeanalizowały, czy te kanały zgłoszeń, które obecnie funkcjonują w przedsiębiorstwa są wystarczające.

Nie warto lekceważyć anonimowych sygnałów

Jarosław Grzegorz zwraca też uwagę, że dyrektywa nie mówi o anonimowych kanałach zgłoszeń, tą kwestię pozostawiono do uregulowania krajom członkowskim. - Sugerowałbym, aby pochylić się na tymi zgłoszeniami anonimowymi. Z praktyki wiemy, że sygnalistów przed raportowaniem o swoich spostrzeżeniach blokują dwa główne argumenty obawa o zachowanie anonimowości i związane z tym działania o działania o charakterze odwetowym – wskazuje ekspert.

Radzi, aby nie czekać z wdrożeniem procedur do grudnia, ale uczuć się w tym środowisku bezpiecznym, kiedy sankcje wynikające z dyrektywy nie będą jeszcze działać.