Decyzja 2012/562/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010

(2012/562/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Centrum⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 z dnia 28 listopada 1994 r. ustanawiające Centrum Tłumaczeń dla organów Unii Europejskiej⁽³⁾, w szczególności jego art. 14,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0125/2012),

1. udziela dyrektorowi Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2010;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 117.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Centrum⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 z dnia 28 listopada 1994 r. ustanawiające Centrum Tłumaczeń dla organów Unii Europejskiej⁽³⁾, w szczególności jego art. 14,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0125/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej ("Centrum") za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi Centrum absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2009⁽⁵⁾, a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi wezwał Centrum do:

– dalszego usprawnienia systemu oceny wyników poprzez udoskonalenie powiązań między jego działaniami strategicznymi a działaniami przewidzianymi w jego rocznym programie prac oraz poprzez dokonanie przeglądu wskaźników służących do monitorowania jego wyników w celu spełnienia kryteriów SMART,

– przyjęcia skuteczniejszych środków celem zaradzenia jego ciągłym wzrostom nadwyżki; nadwyżka ta w 2009 r. wyniosła 24.000.000 EUR, podczas gdy w 2008 r. wyniosła 26.700.000 EUR, w 2006 r. -16.900.000 EUR, w 2005 r. -10.500.000 EUR, a w 2004 r. -3.500.000 EUR,

– poinformowania organu udzielającego absolutorium o krokach podjętych w celu efektywnego uruchomienia systemu księgowego ABAC,

C. mając na uwadze, że budżet Centrum na 2010 r. wynosił 55.928.077 EUR, co jest kwotą o 11,98 % niższą w porównaniu z kwotą 62.630.000 EUR w 2009 r.,

D. mając na uwadze, że w 2010 r. Centrum przetłumaczyło największą liczbę stron od czasu jego utworzenia, co stanowi wzrost liczby przetłumaczonych stron o 20,1 % w porównaniu z rokiem 2009,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności oraz sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2010 r. odnotowuje, że pierwotny budżet Centrum w kwocie 48.100.000 EUR został zmieniony dwoma budżetami korygującymi; stwierdza w szczególności, że cel dwóch budżetów korygujących był podwójny:

– uwzględnienie nadwyżki budżetowej z lat poprzednich w kwocie 24.000.000 EUR w celu uiszczenia opłacanych przez pracodawców składek emerytalnych należnych Komisji za lata 1998-2009, a mianowicie ogólnej kwoty 18.400.000 EUR, oraz dokonania zwrotu należnego agencji będącej największym klientem Centrum, Urzędowi Harmonizacji Rynku Wewnętrznego, z tytułu wyniku ekonomicznego za 2009 r., mianowicie kwoty 6.121.255 EUR,

– zrównoważenie budżetu kwotą 8.000.000 EUR po znacznym podwyższeniu prognozowanych zamówień od klientów;

2. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności stwierdza, że z powodu wyższej ogólnej liczby stron przetłumaczonych w 2010 r. dochody Centrum wzrosły do 51.200.000 EUR w 2010 r., co stanowi wzrost o 13,71 % w porównaniu z 2009 r.; na podstawie tego sprawozdania odnotowuje również, że wykonanie części budżetu Centrum dotyczącej wydatków wzrosło do 43.040.000 EUR, tj. do 86,79 % środków, co stanowi wzrost o 18,27 % w porównaniu z 2009 r.;

3. przypomina, że zgodnie z art. 10 rozporządzenia (WE) nr 2965/94 ustanawiającego Centrum jego dochody i wydatki wykazane w budżecie muszą się równoważyć; odnotowuje, że w roku budżetowym 2010 nadwyżka Centrum zgromadzona w 2009 r. wyniosła 24.000.000 EUR; zwraca jednak uwagę, że głównie w drodze przesunięcia funduszy do systemu emerytalno-rentowego Unii oraz zwrotów dla klientów Centrum udało się zmniejszyć wspomnianą nadwyżkę do 9.200.000 EUR; uznaje ponadto informacje otrzymane od Centrum, że w 2011 r. jego zarząd postanowił wykorzystać kwotę 9.200.000 EUR do stworzenia rezerwy na nieprzewidziane inwestycje (4.300.000 EUR), a także rezerwy na poczet stabilizacji cen (4.900.000 EUR);

4. z zadowoleniem przyjmuje rozstrzygnięcie długotrwałego sporu między Centrum a Komisją dotyczącego opłacanych przez pracodawcę składek do unijnego systemu emerytalno-rentowego;

5. z zadowoleniem przyjmuje wspomnianą decyzję zarządu przyjętą w 2011 r. dotyczącą utworzenia rezerwy w wysokości 4.300.000 EUR na inwestycje w program e-CDT, który ma być zrealizowany w latach 2012-2013, oraz rezerwy w wysokości 4.900.000 EUR na stabilizację cen, aby skompensować możliwy spadek dochodów w związku z oczekiwanym zmniejszeniem liczby zleceń od klientów;

6. z zadowoleniem odnotowuje, że na skutek wniosku organu udzielającego absolutorium ostateczne sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy 2010 r. zostało publicznie udostępnione na stronie internetowej Centrum;

Procedury udzielania zamówień

7. wzywa Centrum do zapewnienia zgodności z art. 60 jego rozporządzenia finansowego poprzez określenie decyzji o finansowaniu wydatków operacyjnych; zwraca się do Centrum zwłaszcza o ustanowienie silniejszych mechanizmów kontrolnych w procesie planowania zamówień;

8. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przyjmuje do wiadomości, że Centrum rozpoczęło dwie nowe procedury dotyczące świadczenia usług tłumaczenia pisemnego/weryfikacji w dziedzinie kolejnictwa i dziedzinie morskiej;

9. odnotowuje, że podpisano ogółem 47 umów ramowych;

Zasoby ludzkie (HR)

10. uznaje, że biorąc pod uwagę, iż ośmiu pracowników o wyższej punktacji nie uzyskało awansu, podczas gdy inni pracownicy w tej samej grupie zaszeregowania awans uzyskali, naruszono art. 45 jego regulaminu pracowniczego, ponieważ faktycznie przy podejmowaniu ostatecznej decyzji o awansie kierowano się dodatkowymi aspektami uznaniowymi; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Centrum, że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) uznała, iż "decyzje w sprawie kariery i awansu urzędników i pracowników tymczasowych" podjęte przez zarząd w dniu 7 lutego 2008 r. podlegały interpretacji oraz że w związku z ostateczną oceną "Realizacji awansów pracowniczych" wydaną przez IAS we wrześniu 2010 r. Centrum dostosowało swą interpretację do interpretacji IAS oraz zrezygnowało z dodatkowych kryteriów stosowanych wcześniej do awansów;

11. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności przyjmuje ponadto do wiadomości, że w 2010 r. Centrum przeprowadziło 22 procedury naboru na stanowiska czasowe i kontraktowe oraz 2 konkursy na stanowiska stałe;

12. odnotowuje, że Centrum wprowadziło usługę ukierunkowania zawodowego, aby określić możliwości pracowników i stworzyć możliwości mobilności lub ukierunkowania zawodowego;

Wyniki

13. z zadowoleniem przyjmuje zwiększenie ilości usług - pod względem ilości tłumaczeń pisemnych - oferowanych przez Centrum instytucjom Unii w porównaniu z 2009 r., a przede wszystkim zwiększenie o 20,1 % liczby przetłumaczonych dokumentów, pomimo zmniejszenia budżetu o 11,98 % względem poprzedniego roku;

14. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Centrum odnotowuje, że w 2010 r. podpisano umowy z sześcioma nowymi klientami, tj. wspólnymi przedsiębiorstwami ARTEMIS, ENIAC, IMI i FCH, Europejskim Urzędem Wsparcia w dziedzinie Azylu oraz Agencją ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki oraz nawiązano pierwsze kontakty z Europejskim Urzędem Nadzoru Bankowego, Europejskim Urzędem Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych i Europejskim Urzędem Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych;

15. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Centrum przyjmuje do wiadomości, że w roku budżetowym 2010 około 55 % wszystkich stron zlecono do przetłumaczenia na zewnątrz; na podstawie rocznego sprawozdania z działalności odnotowuje, że w 2010 r. Centrum podjęło kroki w celu skonsolidowania zarządzania przepływem tłumaczeń pisemnych poprzez połączenie działów zarządzania popytem i zarządzania pracą tłumaczy niezależnych; w szczególności przyjmuje do wiadomości, że zrealizowano zewnętrzne badanie na temat stwierdzania prawidłowości proporcji między pracami wykonanymi wewnętrznie a zleceniami na zewnątrz oraz że model obliczeniowy stosowany przez Centrum został zatwierdzony;

16. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Centrum na rzecz poprawy jakości tłumaczeń; podkreśla fakt, że do końca 2010 r. sfinalizowano 17 projektów z dziedziny terminologii, które przyczyniły się do poprawy terminologicznej bazy danych; wspiera Centrum w kwestii organizacji szkoleń dla tłumaczy, które owocują poprawą ich produktywności;

17. wzywa Centrum do przeanalizowania bieżącego przepływu danych i narzędzi stosowanych do planowania budżetu oraz do ustanowienia mechanizmów kontrolnych; w tym przypadku zwraca uwagę, że planowanie budżetu Centrum opiera się na narzędziach Excela i ręcznej lub systemowej kontroli danych, co może skutkować błędami w obliczeniach i nieprawidłowym planowaniem wydatków, a ostatecznie może mieć negatywny wpływ na ceny Centrum;

18. zachęca Centrum do stosowania minimalnych wymagań dotyczących prognozowania informacji i zintensyfikowania współpracy oraz wymiany informacji o prognozowaniu z wybranymi klientami, aby uniknąć przeszacowania wydatków i cen;

Audyt wewnętrzny

19. zwraca uwagę, że w dniu 31 grudnia 2010 r. nadal aktualnych było 12 "bardzo ważnych" zaleceń IAS; jest zaniepokojony, że wykonanie siedmiu z tych zaleceń uległo opóźnieniu; zwraca w szczególności uwagę, że opóźnienia te dotyczą następujących istotnych kwestii:

– jakości prognoz dotyczących klientów,

– publikacji informacji o roku budżetowym 2008,

– oceny systemu kontroli wewnętrznej,

wzywa zatem Centrum do wyjaśnienia tych opóźnień organowi udzielającemu absolutorium oraz zaradzenia tej sytuacji;

20. zwraca uwagę, że spośród 12 "bardzo ważnych" zaleceń IAS Centrum odrzuciło zalecenie dotyczące sprawozdawczości finansowej; wzywa Centrum do poinformowania organu udzielającego absolutorium o powodach tej decyzji;

21. zauważa, że IAS przeprowadziła kontrolę budżetowania wydatków, ukończyła kontrolę następczą zarządzania zasobami ludzkimi oraz wdrażania norm kontroli wewnętrznej, a także przeprowadziła ocenę ryzyka informatycznego;

22. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Centrum odnotowuje, że ostateczne sprawozdanie IAS z audytu uzupełniającego ujawnia, że określono 41 zaleceń, 29 zaleceń było nadal w toku, 10 zaleceń zrealizowano, a 2 zaleceń nie przyjęto lub przyjęto je częściowo;

23. przyjmuje do wiadomości, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła oficjalne działania konsultacyjne na następujące tematy:

– doradztwo na temat optymalizacji struktury organizacyjnej i związanych z tym ograniczeń kosztów,

– koordynacja oceny ryzyka informatycznego,

– ułatwienie realizowanego co roku przez Centrum zadania zarządzania ryzykiem i doradztwo w tym zakresie,

– wsparcie i porady na temat działania audytu o wysokiej jakości;

24. zwraca uwagę na swoje zalecenia zawarte w poprzednich sprawozdaniach w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

25. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r.^(*) w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 117.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 125.

^(*) Teksty przyjęte, P7_TA(2012)0164 (zob. s. 388 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK 

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT

Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej	2006	2007	2008	2009
Wyniki	nie dotyczy	- Cele i wskaźniki skuteczności działania często nie są wymierne. - Zwraca uwagę, że w 2007 r. kwota zwrócona klientowi wyniosła 9.300.000 EUR.	- Ulepszenia informatyczne (FLOSYS-WEB). - Zwraca uwagę, że w 2008 r. kwota zwrócona klientowi wyniosła 11.450.000 EUR.	- Wzywa Centrum do dalszego usprawnienia systemu oceny wyników poprzez udoskonalenie powiązań między jego działaniami strategicznymi a działaniami przewidzianymi w jego programie prac oraz poprzez dokonanie przeglądu wskaźników służących do monitorowania jego wyników w celu spełnienia kryteriów SMART.
Zarządzanie budżetem i finansami	nie dotyczy	Programowanie powinno opierać się na jasnym i konsekwentnym powiązaniu pomiędzy wyznaczonymi celami a środkami budżetowymi potrzebnymi do ich osiągnięcia.	- Zwraca się do Centrum o przyjęcie skuteczniejszych środków celem zaradzenia jego ciągłym wzrostom nadwyżki→ 2008 r.: 26.700.000 EUR; 2006 r.: 10.500.000 EUR. - Wzywa Komisję do zbadania zakresu środków pieniężnych w kasie Centrum; 48.405.006 EUR. - Wzywa Centrum, by w przyszłości dochody z usług świadczonych klientom służyły wyłącznie pokryciu jego kosztów własnych.	- Wzywa Centrum do systematycznego stosowania art. 8.2 jego regulaminu finansowego, który stanowi, że "środki na pokrycie zobowiązań pokrywają łączną kwotę wydatków z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych na bieżący rok budżetowy". - Zwraca się do Centrum o przyjęcie skuteczniejszych środków celem zaradzenia jego ciągłym wzrostom nadwyżki, a nadwyżka ta wynika w głównej mierze z braku precyzji w szacunkowych ocenach dotyczących ilości nadsyłanych przez klientów wniosków o tłumaczenia.
Zasoby ludzkie	- Niedociągnięcia w procedurach rekrutacyjnych: brak pisemnego uzasadnienia zasad stosowanych przy ocenie dokumentacji kandydatów. - Nie rozwiązano konfliktu między Centrum a Komisją dotyczącego opłacanych przez pracodawcę składek pracowniczych.	nie dotyczy	- Centrum musi planować swe procedury rekrutacji w bardziej realistyczny i efektywny sposób, aby przestrzegać terminów i zaspokoić wszystkie potrzeby związane ze wzrostem liczby pracowników Centrum (pod względem ilościowym i jakościowym). - Nie rozwiązano konfliktu między Centrum a Komisją dotyczącego opłacanych przez pracodawcę składek pracowniczych.	- Wzywa Centrum do zamieszczania informacji o newralgicznych funkcjach w opisach stanowisk oraz do zapewnienia określenia wszystkich wprowadzonych mechanizmów kontrolnych ograniczających ryzyko. - Zachęca Centrum do aktualizacji przepisów wykonawczych dotyczących szkoleń oraz do wyznaczenia nowego terminu tej aktualizacji.
Audyt wewnętrzny	nie dotyczy	nie dotyczy	nie dotyczy	Wzywa Centrum do sporządzenia kompleksowej pisemnej procedury określającej zadania, terminy i harmonogramy wystawiania, zatwierdzania i księgowania nakazów odzyskania środków związanych z wykonanymi dla klientów transakcjami.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2012.286.141
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2012/562/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010
• Data aktu: 10/05/2012
• Data ogłoszenia: 17/10/2012