Decyzja Kolegium 2009-8 w sprawie przyjęcia rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Eurojustu

DECYZJA KOLEGIUM 2009-8

w sprawie przyjęcia rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Eurojustu

KOLEGIUM EUROJUSTU,

uwzględniając decyzję Rady z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiającą Eurojust w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością (2002/187/WSiSW)⁽¹⁾, zmienioną decyzją Rady (2003/659/WSiSW)⁽²⁾, w szczególności jej art. 37,

uwzględniając rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2003 z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽³⁾, zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008⁽⁴⁾,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Po zmianie ramowego rozporządzenia finansowego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 konieczne jest dostosowanie zasad finansowych Eurojustu w celu ich uzgodnienia z przepisami zmienionego ramowego rozporządzenia finansowego.

(2) Eurojust ma osobowość prawną i ponosi pełną odpowiedzialność za sporządzenie i wykonanie swojego budżetu.

(3) Istnieje konieczność określenia zasad sporządzania i wykonywania budżetu Eurojustu, a także zasad regulujących prezentację i kontrolę rozliczeń.

(4) Istnieje ponadto konieczność określenia uprawnień i zakresu odpowiedzialności Kolegium Eurojustu, intendenta, księgowego, administratora środków zaliczkowych i audytora wewnętrznego.

(5) Należy ustanowić skuteczne systemy kontroli w celu ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej.

(6) Zważywszy, że Eurojust jest finansowany z subwencji rocznej obciążającej budżet Wspólnoty, harmonogram ustalania budżetu, prezentacji rozliczeń i udzielania absolutorium powinien być dostosowany do równorzędnych przepisów ogólnego rozporządzenia finansowego.

(7) Z tego samego względu Eurojust musi stosować się do tych samych wymagań co instytucje wspólnotowe w udzielaniu zamówień publicznych i dotacji; w tym przypadku wystarczy odniesienie do odpowiednich przepisów ogólnego rozporządzenia finansowego.

(8) Rozporządzenie finansowe musi odzwierciedlać specjalne wymagania Eurojustu jako jednostki ds. współpracy sądowej. Powinno ono w pełni uwzględniać sensytywny charakter operacji przeprowadzanych przez Eurojust, w szczególności w odniesieniu do dochodzenia i ścigania.

(9) Zmienione rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu Eurojustu musi być przyjęte jednomyślnie przez Kolegium po wyrażeniu przez Komisję zgody na zmiany.

(10) Komisja zgodziła się na rozporządzenie wraz z odstępstwem od ramowego rozporządzenia finansowego,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ  I

PRZEDMIOT

Artykuł  1

Niniejsze rozporządzenie objaśnia główną zasadę i reguły regulujące ustanowienie i wykonanie budżetu Eurojustu.

Artykuł  2

Do celów niniejszego rozporządzenia:

1) "decyzja o Eurojuście" oznacza decyzję Rady 2002/187/WSiSW z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiającą Eurojust w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością (2002/187/WSiSW), zmienioną decyzją Rady z dnia 18 czerwca 2003 r. (2003/659/WSiSW);

2) "Eurojust" oznacza jednostkę ds. współpracy sądowej ustanowioną na mocy decyzji o Eurojuście jako organ Unii Europejskiej;

3) "Kolegium" oznacza jednostkę, o której mowa w art. 10 ust. 1 decyzji o Eurojuście;

4) "dyrektor administracyjny" oznacza osobę, o której mowa w art. 29 i 36 ust. 1 decyzji o Eurojuście;

5) "personel" oznacza dyrektora administracyjnego, a także personel, o którym mowa w art. 30 decyzji o Eurojuście;

6) "budżet" oznacza budżet Eurojustu, o którym mowa w art. 34 decyzji o Eurojuście;

7) "władza budżetowa" oznacza Parlament Europejski oraz Radę Unii Europejskiej;

8) "ogólne rozporządzenie finansowe" oznacza rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich;

9) "ramowe rozporządzenie finansowe" oznacza rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2343/2002;

10) "przepisy wykonawcze do ogólnego rozporządzenia finansowego" oznaczają rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁵⁾;

11) "przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego Eurojustu" oznaczają przepisy wykonawcze do niniejszego rozporządzenia finansowego;

12) "zasady finansowe Eurojustu" oznaczają decyzję Eurojustu, niniejsze rozporządzenie finansowe oraz przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego Eurojustu;

13) "regulamin pracowniczy" oznacza wszelkie przepisy i zasady mające zastosowanie do urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich.

TYTUŁ  II

ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł  3

Ustanowienie i wykonanie budżetu jest zgodne z zasadami jednolitości i rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji oraz należytego zarządzania finansami, co wymaga skutecznej i sprawnej kontroli wewnętrznej oraz przejrzystości, wymienionymi w niniejszym rozporządzeniu.

ROZDZIAŁ  1

Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej

Artykuł  4

Budżet stanowi instrument, który w odniesieniu do każdego roku budżetowego przewiduje i zatwierdza dochody i wydatki uznane za niezbędne dla wykonania decyzji o Eurojuście.

Artykuł  5

Budżet obejmuje:

a) dochód własny obejmujący wszystkie opłaty, należności oraz - bez uszczerbku dla art. 51 - odsetki, które Eurojust może otrzymywać z tytułu usług uzupełniających w stosunku do zadań mu powierzonych, oraz wszelkie inne dochody;

b) dochód składający się z wszelkich wkładów pieniężnych przyjmujących państw członkowskich;

c) subwencję przyznaną przez Wspólnoty Europejskie;

d) dochód przypisany do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 19 ust. 1;

e) wydatki Eurojustu, łącznie z wydatkami administracyjnymi.

Artykuł  6

1. Dochody mogą być pobierane, a wydatki realizowane, jedynie jeśli są one zapisane w linii w budżecie.

2. Środki nie mogą zostać wpisane do budżetu, jeśli nie są one przeznaczone na pozycję wydatku uznanego za niezbędny.

3. Żadnych wydatków w wysokości przekraczającej środki zatwierdzone przez budżet nie można rozdysponować ani na nie zezwolić.

ROZDZIAŁ  2

Zasada jednoroczności

Artykuł  7

Środki przewidziane w budżecie zatwierdzane są na jeden rok budżetowy, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Artykuł  8

1. Budżet zawiera środki niezróżnicowane oraz w sytuacjach uzasadnionych potrzebami operacyjnymi także środki zróżnicowane. Środki zróżnicowane obejmują środki na zobowiązania i środki na płatności.

2. Środki na zobowiązania obejmują całkowity koszt zobowiązań prawnych przewidzianych w budżecie w bieżącym roku budżetowym.

3. Środki na płatności obejmują płatności dokonywane na pokrycie zobowiązań prawnych przewidzianych w budżecie w bieżącym roku budżetowym i/lub we wcześniejszych latach budżetowych.

4. Administracyjne środki są niezróżnicowane. Wydatki administracyjne wynikające z umów obejmujących okresy przekraczające rok budżetowy, zgodnie z lokalną praktyką lub odnoszące się do dostawy sprzętu, pokrywane są z budżetu na rok budżetowy, w którym są dokonywane.

Artykuł  9

1. Dochód Eurojustu określony w art. 5 uwzględniany jest w rozliczeniach w danym roku budżetowym na podstawie kwot pobranych w trakcie roku budżetowego.

2. Dochód Eurojustu stanowi podstawę równoważnych środków na płatności.

3. Środki zatwierdzone w budżecie na dany rok mogą być wykorzystywane wyłącznie na pokrycie wydatków przeznaczonych na ten rok budżetowy i zrealizowanych w tym roku oraz na pokrycie należności wynikających ze zobowiązań za poprzedni rok budżetowy.

4. Zobowiązania są uwzględniane na rachunkach na podstawie zobowiązań prawnych powstałych do dnia 31 grudnia.

5. Płatności uwzględniane są w rozliczeniach w danym roku budżetowym na podstawie płatności dokonanych przez księgowego najpóźniej do dnia 31 grudnia tego roku.

Artykuł  10

1. Środki, które nie zostały wykorzystane do końca roku budżetowego, na jaki zostały przewidziane, podlegają umorzeniu.

Jednakże mogą one, na podstawie decyzji Kolegium podjętej najpóźniej do dnia 15 lutego, zostać przeniesione jedynie na kolejny rok budżetowy zgodnie z ust. 2-7.

2. Środki odnoszące się do wydatków na pracowników nie mogą zostać przeniesione.

3. Środki na zobowiązania i środki niezróżnicowane jeszcze nieprzyznane w chwili zamknięcia roku budżetowego mogą zostać przeniesione w zakresie kwot odpowiadających środkom na zobowiązania, na które większość etapów przygotowawczych procedury przyznawania, która ma być określona w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Eurojustu, została zakończona do dnia 31 grudnia; kwoty te mogą wówczas zostać przyznane do dnia 31 marca kolejnego roku.

4. Środki na płatności mogą zostać przeniesione w zakresie kwot potrzebnych na pokrycie istniejących zobowiązań lub zobowiązań związanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki przewidziane w odpowiednich liniach w budżecie na kolejny rok budżetowy nie pokrywają wymagań. Eurojust wykorzystuje najpierw środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i nie wykorzystuje środków przeniesionych do chwili, gdy poprzednie zostaną wyczerpane.

5. Środki niezróżnicowane odpowiadające zobowiązaniom należycie zaciągniętymi na koniec roku budżetowego zostają przeniesione automatycznie jedynie na kolejny rok budżetowy.

6. Środki przeniesione, które nie zostały przyznane do dnia 31 marca roku N + 1, zostają automatycznie anulowane.

Środki przeniesione w ten sposób są określone na rachunkach.

7. Środki dostępne w dniu 31 grudnia, wynikające z przydzielonego dochodu określonego w art. 19, zostają przeniesione automatycznie. Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku N + 1 Eurojust informuje Komisję o wykonaniu przydzielonego przeniesionego dochodu.

Dostępne środki odpowiadające przeniesionemu przydzielonemu dochodowi muszą zostać wykorzystane w pierwszej kolejności.

Artykuł  11

Jeżeli środki nie zostały przyznane na skutek całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na jakie zostały one przeznaczone, w każdym roku budżetowym następującym po roku, w którym środki zostały przyznane, wymienione środki zostają anulowane.

Artykuł  12

Środki przewidziane w budżecie mogą zostać przyznane z mocą od dnia 1 stycznia, po tym jak budżet staje się ostateczny.

Artykuł  13

1. Od dnia 15 listopada każdego roku stałe wydatki administracyjne mogą być przyznawane z wyprzedzeniem zamiast środków przyznanych przewidzianych na kolejny rok budżetowy. Jednakże takie zobowiązania nie mogą przekraczać jednej czwartej środków przyjętych przez Kolegium na odpowiednią linię budżetową na bieżący rok budżetowy. Nie mogą one mieć zastosowania do nowych wydatków, które nie zostały jeszcze zasadniczo zatwierdzone w ostatnim należycie uchwalonym budżecie.

2. Wydatki, które muszą zostać poniesione z wyprzedzeniem, na przykład czynsze, mogą stanowić podstawę do płatności od dnia 1 grudnia w przód i obciążają środki na kolejny rok budżetowy. W takich przypadkach nie ma zastosowania pułap, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł  14

1. Jeżeli budżet nie został ostatecznie uchwalony na początku roku budżetowego, następujące reguły mają zastosowanie do przyznawania i dokonywania wydatków, które mogły zostać zapisane w określonej linii w budżecie jako część wykonania ostatniego należycie uchwalonego budżetu.

2. Zobowiązania mogą być dokonywane według rozdziałów, maksymalnie do jednej czwartej całkowitych środków zatwierdzonych na dany rozdział na poprzedni rok budżetowy, powiększone o jedną dwunastą za każdy miesiąc, który upłynął.

Płatności mogą być dokonywane co miesiąc według rozdziałów, maksymalnie do jednej dwunastej środków zatwierdzonych na dany rozdział na poprzedni rok budżetowy.

Limit środków przewidzianych w raporcie szacunków dochodów i wydatków nie może zostać przekroczony.

3. Na wniosek dyrektora administracyjnego, jeżeli wymaga tego ciągłość działań Eurojustu i potrzeby zarządzania, Kolegium może równocześnie zatwierdzić dwie lub więcej dwunastych części, zarówno na zobowiązania, jak i na płatności, przekraczające te udostępniane automatycznie na mocy przepisów ust. 1 i 2.

Dodatkowe dwunaste części zostają zatwierdzone w całości i nie podlegają podziałowi.

ROZDZIAŁ  3

Zasada równowagi

Artykuł  15

1. Dochody budżetowe i środki na płatności muszą się bilansować.

2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty subwencji wspólnotowej, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody określone w art. 5.

3. Eurojust nie może zaciągać pożyczek.

4. Wspólnotowe środki finansowe wypłacone Eurojustowi stanowią dla jego budżetu subwencję równoważącą, która liczy się jako finansowanie z góry, w rozumieniu art. 81 ust. 1 lit. b) ppkt (i) ogólnego rozporządzenia finansowego.

5. Eurojust stosuje rygorystyczne zasady zarządzania środkami pieniężnymi z należytym uwzględnieniem przydzielonych dochodów, tak by jego salda środków pieniężnych były ograniczone do należycie uzasadnionych potrzeb. Eurojust przedkłada wraz z poleceniami zapłaty szczegółowe i uaktualnione prognozy rzeczywistego zapotrzebowania na środki pieniężne w ciągu roku, w tym informacje o przydzielonych dochodach.

Artykuł  16

1. Jeżeli saldo rachunku wyniku w rozumieniu art. 81 jest dodatnie, zostaje ono spłacone Komisji do wysokości kwoty subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku. Część salda przekraczająca kwotę subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku przewidziana jest w budżecie na kolejny rok budżetowy jako dochód. Eurojust przedstawi najpóźniej do dnia 31 marca roku N szacunki dotyczące nadwyżki operacyjnej za rok N - 1, która ma być zwrócona do budżetu Komisji w późniejszym okresie w roku N w celu uzupełnienia dostępnych już informacji dotyczących nadwyżki z roku N - 2. Komisja należycie uwzględnia te informacje, dokonując oceny potrzeb finansowych Eurojustu na rok N + 1;

Różnica między subwencją wspólnotową przewidzianą w budżecie ogólnym a subwencją faktycznie wypłaconą organowi zostaje anulowana.

2. Jeżeli saldo rachunku wyniku przewidziane w art. 81 jest ujemne, zostaje ono przewidziane w budżecie na kolejny rok budżetowy.

3. Dochód lub środki na płatności są przewidziane w budżecie w trakcie procedury budżetowej poprzez zastosowanie procedury propozycji zmian lub, jeżeli wykonanie budżetu jest w trakcie, poprzez budżet zmieniający.

ROZDZIAŁ  4

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł  17

Budżet jest opracowywany i wykonywany w euro, i rozliczenia przedstawiane są w euro.

Jednakże do celów przepływu środków pieniężnych księgowy oraz - w przypadku rachunków zaliczkowych - dysponenci zaliczek są upoważnieni do przeprowadzania operacji w walutach krajowych, jak ustanowiono w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Eurojustu.

ROZDZIAŁ  5

Zasada uniwersalności

Artykuł  18

Całkowity dochód pokrywa całkowite środki na płatności z zastrzeżeniem art. 19. Wszystkie dochody i wydatki wpisywane są w całości bez żadnych dostosowań, z zastrzeżeniem art. 21.

Artykuł  19

1. Następujące pozycje dochodu wykorzystywane są do finansowania szczególnych pozycji wydatków:

a) dochody przeznaczone na szczególne cele, takie jak przychody z fundacji, subwencji, darowizn i spadków;

b) wkłady na działalność Eurojustu od państw członkowskich, państw trzecich lub różnych organów w zakresie, w jakim jest to przewidziane w umowie zawartej między Eurojustem a państwami członkowskimi, państwami trzecimi lub danymi organami;

c) dochody od osób trzecich z tytułu dostarczonych towarów, świadczonych usług lub prac wykonanych na ich zlecenie, z wyjątkiem opłat i należności, o których mowa w art. 5 lit. a);

d) wpływy z tytułu dostarczenia towarów, świadczenia usług i prac wykonywanych na rzecz instytucji Wspólnoty lub innych organów Wspólnoty;

e) dochody pochodzące ze zwrotów kwot niesłusznie wypłaconych;

f) wpływy ze sprzedaży pojazdów, wyposażenia, instalacji, materiałów oraz aparatury naukowej i technicznej, w związku z ich wymianą lub złomowaniem po całkowitym zamortyzowaniu ich wartości księgowej;

g) wpłaty otrzymane z tytułu ubezpieczeń;

h) dochody z płatności związanych z najmem;

i) dochody ze sprzedaży publikacji i filmów, w tym zapisanych na nośnikach elektronicznych.

1a. W mającym zastosowanie akcie podstawowym można również przypisać przewidziane w nim dochody do określonych pozycji wydatków.

2. Wszystkie pozycje dochodu, w rozumieniu ust. 1 lit. a)-d), pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione na daną działalność lub cel.

3. Budżet zawiera linie dostosowane do kategorii przypisanego dochodu, określonych w ust. 1 i 1a, i - tam gdzie to możliwe - wskazuje wysokość kwoty.

Artykuł  20

1. Dyrektor administracyjny może przyjąć przysporzenie uczynione na rzecz Eurojustu, takie jak fundacje, subwencje, darowizn i zapisów.

2. Przyjęcie przysporzenia, które może być związane z obciążeniem finansowym, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez Kolegium, które podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia mu takiego wniosku. Jeżeli Kolegium nie podejmie decyzji w tym okresie, przysporzenie uznaje się za przyjęte.

Artykuł  21

1. Od kwot na poleceniach zapłaty, fakturach lub zestawieniach kierowanych następnie do zapłaty kwoty netto można odliczyć:

a) kary nałożone na strony umów o udzielenie zamówień publicznych lub beneficjentów dotacji;

b) potrącenia, zwroty i rabaty na indywidualnych fakturach i poleceniach zapłaty;

c) odsetki generowane wskutek płatności z góry.

2. Koszty towarów, innych produktów lub usług dostarczanych Eurojustowi pokrywane są z budżetu w pełnej kwocie bez podatku, w przypadku gdy zawierają one podatki zwrócone:

a) przez państwa członkowskie na podstawie Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich; przez państwo przyjmujące na podstawie umowy w sprawie siedziby lub innych odpowiednich umów;

b) lub przez państwo członkowskie lub państwo trzecie na podstawie innych odpowiednich umów.

Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez Eurojust na podstawie pierwszego akapitu, zostają wpisane na konto przejściowe do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.

3. Każde saldo ujemne jest wpisane w budżecie jako wydatek.

4. Dostosowania mogą być dokonywane w odniesieniu do różnic w kursach wymiany występujących przy wykonywaniu budżetu. Ostateczny bilans zysków lub strat zawarty jest w saldzie na dany rok.

ROZDZIAŁ  6

Zasada specyfikacji

Artykuł  22

Całość środków zostaje przyznana na szczególne cele według tytułu i rozdziału; następnie rozdziały są dzielone dalej na artykuły i pozycje.

Artykuł  23

1. Dyrektor administracyjny może dokonywać przesunięć między rozdziałami i między artykułami bez żadnych ograniczeń, natomiast między tytułami do maksymalnej wysokości 10 % środków na dany rok budżetowy wykazanych w linii, z której dokonywane jest przesunięcie.

2. Dyrektor administracyjny może zaproponować Kolegium przesunięcia środków między tytułami powyżej pułapu określonego w ust. 1. Kolegium ma trzy tygodnie na wyrażenie sprzeciwu wobec takiego przesunięcia. Po tym terminie przesunięcie uznaje się za przyjęte.

3. Propozycjom dotyczącym przesunięć oraz przesunięć dokonywanych na podstawie ust. 1 i 2 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty uzupełniające, wykazujące wykorzystanie środków i preliminarz zapotrzebowania na środki do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki mają zostać przesunięte, jak i tych, z których środki są przesuwane.

4. Dyrektor administracyjny bezzwłocznie powiadamia Kolegium o wszystkich dokonanych przesunięciach. Powiadamia także władzę budżetową o wszystkich przesunięciach dokonanych na mocy ust. 2.

Artykuł  24

1. Środki mogą być przeniesione jedynie do linii budżetowych, w odniesieniu do których budżet zatwierdził środki lub wprowadził nieznaczny wpis.

2. Środki odpowiadające przyznanemu dochodowi mogą zostać przeniesione wyłącznie w przypadku gdy wykorzystane są na cele, na które przyznany jest przychód.

ROZDZIAŁ  7

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł  25

1. Środki budżetowe wykorzystywane są zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, to znaczy zgodnie z zasadami gospodarności, wydajności i skuteczności.

2. Zasada gospodarności wymaga, aby zasoby wykorzystane przez Eurojust do prowadzenia własnej działalności były udostępniane w odpowiednim czasie, w stosownej ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie.

Zasada wydajności związana jest z najkorzystniejszą zależnością między wykorzystanymi zasobami a osiągniętym wynikiem.

Zasada skuteczności związana jest z realizowaniem określonych celów oraz z osiąganiem zaplanowanych skutków.

3. Należy określić sprecyzowane, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele w odniesieniu do wszystkich sektorów działalności objętych budżetem. Osiąganie tych celów monitorowane jest przez wskaźniki realizacji dotyczące każdego rodzaju działalności, a informacje przekazywane są Kolegium przez dyrektora administracyjnego. Informacje te przekazywane są corocznie, najpóźniej w dokumentach towarzyszących wstępnemu projektowi budżetu.

4. W celu poprawy podejmowania decyzji Eurojust przeprowadza regularnie ocenę ex ante i ex post programów lub działań. Oceny takie mają zastosowanie do wszystkich programów i działań, które pociągają za sobą znaczące wydatki, a wyniki oceny przesyłane są Kolegium.

5. Cele i środki określone w ust. 3 i 4 nie mają zastosowania do prac związanych ze sprawami.

Artykuł  25a

1. Budżet podlega wykonaniu przy zapewnieniu efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej.

2. Na potrzeby wykonania budżetu kontrolę wewnętrzną definiuje się jako procedurę stosowaną na wszystkich szczeblach zarządzania, która ma zagwarantować racjonalną pewność co do osiągnięcia takich celów, jak:

a) skuteczność, efektywność i gospodarność w działaniu;

b) wiarygodność sprawozdawczości;

c) ochrona aktywów i informacji;

d) zapobieganie nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywanie;

e) odpowiednie zarządzanie ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości transakcji podstawowych, przy uwzględnieniu wieloletniego charakteru programów, jak i rodzaju danych płatności.

ROZDZIAŁ  8

Zasada przejrzystości

Artykuł  26

1. Budżet jest opracowywany i wykonywany, a rozliczenia są przedstawiane zgodnie z zasadą przejrzystości.

2. Streszczenie budżetów i budżetów zmieniających, w kształcie ostatecznie uchwalonym, zostają opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w terminie trzech miesięcy od chwili ich uchwalenia.

Streszczenie zawiera pięć głównych pozycji dochodów, pięć głównych pozycji wydatków budżetu administracyjnego i operacyjnego, plan zatrudnienia oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Należy także podać dane za poprzedni rok.

3. Budżet uwzględniający plan zatrudnienia oraz budżety zmieniające, w ostatecznie przyjętych wersjach, wraz ze wskazaniem liczby pracowników kontraktowych wyrażonej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych, są przekazywane do wiadomości władzy budżetowej, Trybunału Obrachunkowego i Komisji oraz publikowane na stronie internetowej Eurojustu w ciągu czterech tygodni od ich przyjęcia.

4. Eurojust udostępnia w internecie informacje o beneficjentach środków pochodzących z jego budżetu, w tym ekspertach, z którymi zawarto umowy na mocy art. 74b. Opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje udostępniane są przy zapewnieniu należytego przestrzegania wymogów zachowania poufności i bezpieczeństwa, w szczególności ochrony danych osobowych zgodnie z decyzją Eurojustu oraz regulaminem wewnętrznym w sprawie przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Jeżeli informacje publikowane są wyłącznie bez odniesienia do konkretnych danych, Eurojust, na stosowny wniosek, przekazuje Parlamentowi Europejskiemu informacje o beneficjentach, których one dotyczą.

TYTUŁ  III

OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ  1

Opracowanie budżetu

Artykuł  27

1. Budżet ustalany jest zgodnie z przepisami decyzji o Eurojust.

2. Dyrektor administracyjny co roku sporządza i przedkłada Kolegium do zatwierdzenia wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Eurojustu na następny rok finansowy.

3. Kolegium przesyła Komisji wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Eurojust oraz ogólne wytyczne stanowiące podstawę preliminarza do dnia 10 lutego każdego roku, na podstawie wstępnego projektu sporządzonego przez dyrektora administracyjnego. Kolegium przesyła Komisji ostateczny projekt preliminarza najpóźniej do dnia 31 marca.

4. Preliminarz dochodów i wydatków Eurojust obejmuje:

a) plan zakładowy określający liczbę stałych i tymczasowych etatów zatwierdzonych w ramach limitu środków budżetowych, według stopnia i kategorii;

b) w przypadku zmiany liczby etatów oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe etaty;

c) kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;

d) informacje na temat osiągnięcia wszystkich wcześniej ustalonych celów dla różnych działań oraz nowych celów mierzonych przy pomocy wskaźników.

Wyniki oceny są uwzględniane i przywoływane jako podstawy merytoryczne uzasadniające ewentualne zwiększenie lub zmniejszenie proponowanego budżetu Eurojustu w porównaniu z budżetem na rok N.

5. Eurojust przesyła Komisji oraz władzy budżetowej najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku:

a) projekt swojego programu pracy;

b) zaktualizowany wieloletni plan polityki kadrowej, opracowany zgodnie w wytycznymi Komisji;

c) informacje o liczbie urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony oraz pracowników kontraktowych w rozumieniu Regulaminu pracowniczego na lata N - 1 oraz N, a także szacunkowe dane na rok N + 1;

d) informacje o wkładach rzeczowych dokonanych przez przyjmujące państwo członkowskie na rzecz Eurojustu;

e) szacunkowe saldo rachunku wyniku w rozumieniu art. 81 za rok N - 1.

W ramach procedury przyjmowania budżetu ogólnego Komisja przesyła władzy budżetowej preliminarz Eurojustu i proponuje określoną kwotę subwencji dla Eurojustu oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną Eurojustowi. Komisja zapewnia projekt planu zatrudnienia Eurojustu oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na które zaproponowano określone środki.

6. Władza budżetowa przyjmuje wykaz etatów Eurojustu oraz wszelkie jego późniejsze zmiany zgodnie z art. 32 ust. 1. Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III - Komisja - do budżetu ogólnego.

7. Budżet i plan zatrudnienia przyjmowane są przez Kolegium. Stają się one ostateczne po ostatecznym uchwaleniu budżetu ogólnego, który określa kwotę subwencji i plan zatrudnienia, a w razie konieczności budżet i plan zatrudnienia podlegają odpowiednim dostosowaniom.

Artykuł  28

Wszelkie zmiany budżetu, łącznie z wykazem etatów, są przedmiotem budżetu zmieniającego, uchwalonego za pomocą tej samej procedury co budżet początkowy, zgodnie z przepisami decyzji o Eurojuście i art. 27.

ROZDZIAŁ  2

Struktura i przedstawianie budżetu

Artykuł  29

Budżet obejmuje rachunki dochodów i wydatków.

Artykuł  30

W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności Eurojustu, rachunek wydatków musi być określony na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ta ustalana jest przez Eurojust i dokonuje wyraźnego rozróżnienia między przyznanymi środkami administracyjnymi i środkami operacyjnymi.

Artykuł  31

Budżet wykazuje:

1. W przypadku rachunków dochodów:

a) szacowany dochód Eurojustu na dany rok budżetowy;

b) szacowany dochód za poprzedni rok budżetowy oraz przychód za rok N - 2;

c) właściwe uwagi do każdego wiersza dochodu.

2. W przypadku rachunków wydatków:

a) środki na zobowiązania i środki na płatności na dany rok budżetowy;

b) środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz wydatki uznane i wydatki zrealizowane w roku N - 2;

c) podsumowanie sprawozdania z harmonogramu płatności należnych w kolejnych latach budżetowych w celu spełnienia zobowiązań przewidzianych w budżecie we wcześniejszych latach budżetowych;

d) właściwe uwagi dotyczące każdego podziału.

Artykuł  32

1. Plan zakładowy określony w art. 27 przedstawia, obok liczby etatów zatwierdzonych na rok budżetowy, liczbę etatów zatwierdzonych na rok poprzedni oraz liczbę etatów faktycznie zajmowanych.

Stanowi to bezwzględny limit dla Eurojustu; żadne mianowania nie mogą być dokonywane powyżej określonego limitu.

Jednakże z wyjątkiem stopni AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13 Kolegium może zmodyfikować plan zakładowy o maksymalnie 10 % zatwierdzonych etatów z zastrzeżeniem dwóch warunków:

a) że wysokość środków osobowych odpowiadających pełnemu rokowi budżetowemu nie jest naruszona;

b) że limit całkowitej liczby etatów zatwierdzonych przez plan zakładowy nie jest przekroczony.

2. W drodze odstępstwa od ust. 1 akapit drugi, konsekwencje pracy w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonej przez organ właściwy do mianowania, zgodnie z regulaminem pracowniczym, mogą zostać wyrównane przez inne mianowania. W przypadku gdy pracownik wnosi o cofnięcie zgody na pracę w niepełnym wymiarze godzin przed upływem przyznanego terminu, Eurojust bezzwłocznie podejmuje odpowiednie środki, aby zapewnić przestrzeganie limitu określonego w ust. 1 lit. b).

TYTUŁ  IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ  1

Przepisy ogólne

Artykuł  33

Dyrektor administracyjny wykonuje obowiązki intendenta. Realizuje on dochody i wydatki budżetu zgodnie z zasadami finansowymi Eurojustu, na własną odpowiedzialność oraz w ramach limitów zatwierdzonych środków. Bez uszczerbku dla obowiązków intendenta w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania Eurojust uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym. Działania te nie mają wpływu na pracę operacyjną Eurojustu przewidzianą w decyzji o Eurojust, a w szczególności nie implikują dostępu do dokumentacji spraw ani jej przekazywania OLAF.

Artykuł  34

1. Dyrektor administracyjny może przekazywać swoje kompetencje odnośnie do wykonania budżetu pracownikom Eurojustu objętym regulaminem pracowniczym zgodnie z warunkami ustanowionymi w zasadach finansowych Eurojustu. Osoby upoważnione w ten sposób mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im kompetencji.

2. Osoba, której przekazano kompetencje, może je subdelegować, jak przewidziano w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Eurojustu. Każda subdelegacja kompetencji wymaga wyraźnej zgody dyrektora administracyjnego.

Artykuł  35

1. Wszystkim podmiotom działającym w sferze finansów w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu, jak i wszystkim innym osobom zaangażowanym w wykonanie budżetu, zarządzanie, kontrolę czy audyt, zabrania się stosowania jakichkolwiek środków, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami Eurojustu. Jeżeli taki przypadek ma miejsce, dana osoba musi powstrzymać się od podejmowania takich środków i przekazać sprawę właściwemu organowi.

2. Sprzeczność interesów istnieje w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji osoby, o której mowa w ust. 1, jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego lub wszelkich innych wspólnych interesów z beneficjentem.

3. Właściwa władza, określona w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownik jest dyrektorem administracyjnym, Kolegium pełni funkcję właściwego organu.

Artykuł  36

1. Budżet wykonywany jest przez dyrektora administracyjnego w departamentach, które mu podlegają.

2. Zadania związane z fachową wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, zadania przygotowawcze lub pomocnicze niedotyczące sprawowania władzy publicznej ani korzystania z uprawnień uznaniowych mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.

ROZDZIAŁ  2

Podmioty działające w sferze finansów

Sekcja  1 - Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł  37

Obowiązki intendenta i księgowego są rozdzielone i wzajemnie rozbieżne.

Sekcja  2 - Intendent

Artykuł  38

1. Intendent jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, oraz za zapewnienie, aby wymagania w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości były przestrzegane.

2. W celu realizacji wydatków intendent zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, sprawdza wydatki i zatwierdza płatności oraz przygotowuje preliminarze realizacji środków.

3. Realizacja dochodu obejmuje sporządzanie preliminarzy należności, ustalenie należności do ściągnięcia i wystawienie zlecenia windykacji, a także odstąpienie od ustalonych należności, w odpowiednim przypadku.

4. Intendent wprowadzi minimalne normy określone przepisami wykonawczymi do rozporządzenia finansowego Eurojustu.

Minimalne normy zostaną sporządzone na podstawie standardów ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb oraz z należytym podejściem do zagrożeń związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowych działań, struktury organizacyjnej i wewnętrznych procedur zarządzania i kontroli odpowiednich do wykonywania swoich obowiązków, wraz z oceną ex post, w odpowiednim przypadku. Intendent ustanawia w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, mającą na celu pomoc w zakresie kontroli zagrożenia związanego ze swoją działalnością.

5. Przed zatwierdzeniem operacji aspekty operacyjne i finansowe weryfikowane są przez pracowników innych niż ten, który rozpoczął operację. Rozpoczęcie oraz weryfikacja ex ante i ex post operacji stanowią odrębne funkcje.

6. Intendent przechowuje dokumenty uzupełniające odnoszące się do przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji udzielającej absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu. Dane osobowe zawarte w dokumentach uzupełniających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli dane takie nie są konieczne na potrzeby absolutorium budżetowego, kontroli i audytu. W każdym przypadku zastosowanie mają szczegółowe zasady ochrony danych określone w decyzji o Eurojuście oraz w regulaminie wewnętrznym przetwarzania i ochrony danych osobowych w Eurojuście.

Artykuł  39

1. Rozpoczęcie operacji, o której mowa w art. 38 ust. 5, oznacza wszelkie operacje przygotowawcze do przyjęcia aktów w zakresie wykonania budżetu przez właściwych intendentów, o których mowa w art. 33 i 34.

2. Weryfikacja ex ante operacji, o której mowa w art. 38 ust. 5, oznacza wszelkie kontrole ex ante prowadzone przez właściwego intendenta w celu skontrolowania aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Każda operacja podlega przynajmniej jednej weryfikacji ex ante. Celem tej weryfikacji jest ustalenie, czy:

a) wydatki są prawidłowe i zgodne z odpowiednimi przepisami;

b) zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, o której mowa w art. 25.

Właściwy intendent może uznać na potrzeby weryfikacji ex ante, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów wyjazdów służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację.

W przypadku, o którym mowa w akapicie drugim, właściwy intendent przeprowadza, stosownie do dokonanej przez siebie oceny ryzyka odpowiednią weryfikację ex post zgodnie z ust. 4.

4. Celem weryfikacji dokumentów ex post oraz, w odpowiednim przypadku, weryfikacji na miejscu jest skontrolowanie, czy operacje finansowane z budżetu zostały prawidłowo wykonane, w szczególności, czy kryteria, o których mowa w ust. 3, zostały spełnione. Weryfikacje te mogą być przeprowadzane na podstawie próby przy wykorzystaniu analizy ryzyka.

5. Urzędnicy lub inni pracownicy odpowiedzialni za weryfikacje, o których mowa w ust. 2 i 4, są inni niż ci, którzy wykonują zadania, o których mowa w ust. 1, oraz nie są ich podwładnymi.

6. Wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi muszą posiadać niezbędne kwalifikacje zawodowe. Przestrzegają oni określonych norm kodeksu postępowania zawodowego przyjętego przez Eurojust i opartego na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.

Artykuł  40

1. Intendent przedstawia Kolegium sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności, wraz z informacjami dotyczącymi finansowania i zarządzania; w sprawozdaniu tym poświadcza, że zawarte w nim informacje są prawidłowe i rzetelne, z wyjątkiem przypadków, których dotyczyć mogą ewentualne zastrzeżenia w zakresie określonych obszarów dochodów i wydatków.

Roczne sprawozdanie z działalności wykazuje wyniki działalności poprzez odniesienie do celów ustalonych dla działań niezwiązanych ze sprawami, zagrożeń związanych z tą działalnością, wykorzystania zapewnionych zasobów oraz skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej. Audytor wewnętrzny w rozumieniu art. 71 uwzględnia roczne sprawozdanie z działalności i wszelkie inne określone informacje.

2. Kolegium najpóźniej do dnia 15 czerwca każdego roku przesyła władzy budżetowej oraz Trybunałowi Obrachunkowemu analizę i ocenę rocznego sprawozdania z działalności za poprzedni rok budżetowy. Ta analiza i ocena włączone są do rocznego sprawozdania Eurojustu zgodnie z przepisami decyzji o Eurojuście.

Artykuł  41

Każdy pracownik zaangażowany w zarządzanie finansami i kontrolę operacji, który uzna, że decyzja, którą jego przełożony każe mu zastosować lub na którą każe mu przystać, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub regułami zawodowymi, których ma przestrzegać, powiadamia na piśmie dyrektora administracyjnego, a jeżeli dyrektor nie podejmie działań w odpowiednim czasie - zespół, o którym mowa w art. 47 ust. 4, oraz Kolegium. W przypadku jakiegokolwiek działania niezgodnego z prawem, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, pracownik powiadamia władze i organy wyznaczone przez obowiązujące prawodawstwo.

Artykuł  42

W przypadku gdy kompetencje do wykonania budżetu są przekazywane lub subdelegowane zgodnie z art. 34, wówczas art. 38 ust. 1, 2 i 3 stosuje się mutatis mutandis do intendentów delegowanych lub subdelegowanych.

Sekcja  3 - Księgowy

Artykuł  43

1. Kolegium wyznacza księgowego, objętego regulaminem pracowniczym, który w wykonywaniu swoich obowiązków posiada funkcjonalną niezależność. Jest on w Eurojuście odpowiedzialny za:

a) właściwe wykonywanie płatności, realizację dochodu i windykację kwot określonych jako należne;

b) przygotowanie i prezentację rozliczeń, zgodnie z tytułem VII;

c) prowadzenie rachunkowości, zgodnie z tytułem VII;

d) wykonywanie, zgodnie z tytułem VII, zasad i metod rachunkowości oraz planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

e) określanie i sprawdzenie systemów rachunkowości i w miarę potrzeb sprawdzenie systemów określonych przez intendenta w celu dostarczenia i potwierdzenia informacji księgowych; intendent jest uprawniony do kontroli przestrzegania kryteriów stwierdzania prawidłowości;

f) zarządzanie finansami.

2. Księgowy otrzymuje od intendenta wszelkie informacje, których wiarygodność gwarantuje intendent, niezbędne do sporządzania kont dających rzeczywisty obraz aktywów Eurojustu i wykonania budżetu.

2a. Przed przyjęciem przez dyrektora administracyjnego sprawozdania podpisywane są przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie racjonalnej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej Eurojustu są wierne i rzetelne.

W tym celu księgowy upewnia się, że sprawozdania zostały sporządzone zgodnie z zasadami i metodami rachunkowości oraz ustanowionymi systemami rachunkowości oraz że wszystkie dochody i wydatki zostały w nich ujęte.

Intendent przekazuje wszelkie informacje niezbędne księgowemu do prawidłowego wypełniania jego obowiązków.

Intendent zawsze ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez niego środków, jak również za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez niego wydatków.

2b. Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych kontroli, które uzna za niezbędne przed podpisaniem sprawozdań.

Jeśli zaistnieje taka konieczność, księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.

2c. Księgowy Eurojustu podpisuje swoje roczne sprawozdania i przesyła je księgowemu Komisji.

3. Z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego artykułu i art. 44 jedynie księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Jest odpowiedzialny za ich zabezpieczenie.

4. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków przekazać niektóre zadania swoim podwładnym, podlegającym przepisom regulaminu pracowniczego, w przypadku gdy jest to niezbędne do wykonania jego obowiązków. Księgowy poinformuje z wyprzedzeniem intendenta w razie takiego zamierzenia.

5. Dokument delegacji zadań określa zadania powierzone danym osobom oraz ich prawa i obowiązki.

Sekcja  4 - Administrator środków zaliczkowych

Artykuł  44

W celu wypłaty niewielkich kwot i realizacji dochodów, o których mowa w art. 5, można utworzyć konta zaliczkowe, na których zapisy prowadzone są przez księgowego, a za które odpowiadają administratorzy środków zaliczkowych.

Maksymalna kwota każdego wydatku lub dochodu, która może zostać wypłacona przez administratora środków zaliczkowych osobom trzecim, nie może przekroczyć pewnej kwoty, która ma być określona w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Eurojustu w odniesieniu do każdego wydatku lub dochodu.

Płatności z kont zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 66 ust. 1a, czekiem bądź w innej formie, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.

ROZDZIAŁ  3

Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów

Sekcja  1 - Zasady ogólne

Artykuł  45

1. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego intendent delegowany i subdelegowany może w każdym czasie okresowo lub na stałe zostać pozbawiony swoich uprawnień przez organ, który go wyznaczył.

Intendent może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na określoną subdelegację.

2. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego Kolegium może w dowolnym czasie okresowo lub na stałe zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków.

Kolegium wyznacza księgowego na okres przejściowy.

3. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego księgowy może w dowolnym czasie okresowo lub na stałe zawiesić administratora środków zaliczkowych.

Artykuł  46

1. Przepisy niniejszego rozdziału pozostają bez uszczerbku dla odpowiedzialności karnej, którą mogą ponieść intendent i osoby, o których mowa w art. 45, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony interesów finansowych Wspólnot oraz zwalczania korupcji urzędników Wspólnot lub urzędników państw członkowskich.

2. Każdy intendent, księgowy lub administrator środków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu oraz obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracowniczym, bez uszczerbku dla art. 47, 48 i 49. W przypadku jakiegokolwiek działania niezgodnego z prawem, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, sprawa zostanie przedłożona władzom i organom wyznaczonym przez obowiązujące prawodawstwo.

Sekcja  2 - Zasady mające zastosowanie do intendentów oraz intendentów delegowanych i subdelegowanych

Artykuł  47

1. Intendent podlega obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracowniczym.

1a. Obowiązek zapłaty odszkodowania stosuje się w szczególności, jeśli:

a) intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania ze swojej strony, przy ustalaniu należności do windykacji lub wystawianiu zlecenia windykacji, zaciąganiu zobowiązania lub podpisywaniu zlecenia płatniczego nie przestrzega przepisów niniejszego rozporządzenia i przepisów wykonawczych Eurojustu do tego rozporządzenia;

b) intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania ze swojej strony, dopuszcza się zaniechania wystawienia dokumentu ustalającego należność lub zaniechania wystawienia zlecenia windykacji lub zwłoki w wystawieniu takiego zlecenia, bądź zwłoki w wystawieniu zlecenia płatniczego, tym samym narażając Eurojust na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

2. Intendent delegowany lub subdelegowany, który uzna, że decyzja wchodząca w zakres jego obowiązków jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który przekazał mu uprawnienia. Jeżeli organ, który przekazał uprawnienia, wyda na piśmie uzasadnioną instrukcję intendentowi delegowanemu lub subdelegowanemu, aby podjął daną decyzję, to intendent nie może być pociągnięty do odpowiedzialności.

3. W przypadku delegowania uprawnień intendent pozostaje nadal odpowiedzialny za skuteczność i efektywność funkcjonowania wprowadzonego wewnętrznego systemu zarządzania i kontroli oraz za wybór intendenta delegowanego.

4. Ustanowiony przez Komisję zgodnie z art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych wykonuje te same uprawnienia w odniesieniu do Eurojustu, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, chyba że Kolegium postanowi o powołaniu funkcjonalnie niezależnego zespołu lub o uczestnictwie we wspólnym zespole ustanowionym przez kilka organów Wspólnoty. W przypadkach przedłożonych przez Eurojust w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych powołanego przez Komisję wchodzi jeden pracownik organu Wspólnoty.

Na podstawie opinii tego zespołu dyrektor administracyjny podejmuje decyzje o wszczęciu postępowania pociągającego za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną lub obowiązek zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół rozpozna problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami intendentowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora administracyjnego, zespół przesyła ją Kolegium i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor administracyjny ustosunkowuje się, nie odnosząc się przy tym do konkretnych danych, do opinii zespołu w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i wskazuje, jakie podjęto działania następcze.

5. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania, w całości bądź w części, za szkodę, jaką poniósł Eurojust w wyniku poważnego uchybienia z jego strony w trakcie lub w związku z wykonywaniem swoich obowiązków zgodnie z regulaminem pracowniczym.

Organ właściwy do mianowania podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w regulaminie pracowniczym z uwzględnieniem spraw dyscyplinarnych.

Sekcja  3 - Zasady mające zastosowanie do księgowych i administratorów środków zaliczkowych

Artykuł  48

Księgowy może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, jak ustanowiono w regulaminie pracowniczym, w szczególności w przypadku gdy:

a) traci lub niszczy środki pieniężne, aktywa i dokumenty znajdujące się w jego posiadaniu lub powoduje przez swoje zaniedbanie ich utratę lub zniszczenie;

b) zmienia rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) bez uprzedniego powiadomienia intendenta;

c) dokonuje windykacji należności lub realizuje płatności w kwotach niezgodnych z figurującymi na odpowiadających im zleceniach windykacji lub zleceniach płatniczych;

d) nie zdoła zrealizować należnych dochodów.

Artykuł  49

Administrator środków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami regulaminu pracowniczego, w szczególności w przypadku gdy:

a) traci lub niszczy środki pieniężne, aktywa i dokumenty znajdujące się w jego posiadaniu lub powoduje przez swoje zaniedbanie ich utratę lub zniszczenie;

b) nie może dostarczyć właściwych dokumentów towarzyszących odnośnie do dokonanych przez siebie płatności;

c) dokonuje płatności na rzecz innej osoby niż uprawniony odbiorca płatności;

d) nie zdoła zrealizować należnych dochodów.

ROZDZIAŁ  4

Operacje po stronie dochodów

Sekcja  1 - Przepisy ogólne

Artykuł  50

Eurojust przedstawia Komisji wnioski dotyczące płatności całości lub części subwencji wspólnotowej, na mocy art. 15 ust. 5, zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.

Artykuł  51

Środki finansowe wypłacone Eurojustowi przez Komisję w formie subwencji są oprocentowane na korzyść budżetu ogólnego.

Sekcja  2 - Prognoza należności

Artykuł  52

Wszelkie środki lub sytuacje, które mogą spowodować lub zmienić kwoty należne Eurojustowi, podlegają wcześniej prognozie należności dokonywanej przez intendenta.

Sekcja  3 - Ustalenie należności

Artykuł  53

1. Ustalenie należności jest czynnością, dzięki której intendent lub intendent delegowany:

a) weryfikuje istnienie długu;

b) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę należności;

c) weryfikuje warunki, na których należność jest wymagalna.

2. Wszelkie należności określone jako pewne, o stałej kwocie i wymagalne, muszą zostać ustalone za pomocą zlecenia windykacji, przekazanego księgowemu, oraz noty debetowej przesłanej dłużnikowi, które są sporządzane i przesyłane przez właściwego intendenta.

3. Umowy lub umowy w sprawie przyznania dotacji zawierane przez Eurojust przewidują, że każdy dług niespłacony w wymagalnym terminie, ustanowionym w nocie debetowej, jest oprocentowany zgodnie z przepisami wykonawczymi do ogólnego rozporządzenia finansowego. Warunki, zgodnie z którymi odsetki z tytułu płatności przeterminowanych należne są Eurojustowi, w tym stawka odsetek za zwłokę, są wyraźnie wskazane w umowach i umowach w sprawie przyznania dotacji.

4. W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo.

Ustalenie tymczasowe obejmuje uzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie.

Przed końcem roku budżetowego intendent zmienia kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, aby odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.

Sekcja  4 - Zezwolenie na windykację należności

Artykuł  54

Zezwolenie na windykację należności jest czynnością, dzięki której właściwy intendent udziela instrukcji księgowemu, poprzez wystawienie zlecenia windykacji w celu uzyskania należności, które ustalił.

Sekcja  5 - Windykacja

Artykuł  55

1. Kwoty nieprawidłowo wypłacone są zwracane.

2. Księgowy działa na podstawie zleceń windykacji dla kwot należycie ustalonych przez właściwego intendenta. Z należytą starannością zapewnia Eurojustowi otrzymanie jego dochodu i dopilnowuje przestrzegania jego praw.

3. W przypadku gdy właściwy intendent zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od windykacji ustalonej należności, czuwa on nad tym, aby odstąpienie było właściwe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i proporcjonalności.

Takie odstąpienie dokonywane jest na podstawie należycie uzasadnionej decyzji intendenta. Intendent może przekazać uprawnienia związane z podjęciem tej decyzji wyłącznie w przypadku kwot należności poniżej 5.000 EUR.

Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia windykacji, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.

4. Właściwy intendent anuluje ustaloną należność, gdy wykrycie błędu dotyczącego względów prawnych lub faktycznych ujawnia, że kwota nie została prawidłowo ustalona. Takie anulowanie dokonywane jest na podstawie decyzji właściwego intendenta oraz jest odpowiednio uzasadnione.

5. Właściwy intendent dostosowuje kwotę ustalonego długu w dół lub w górę, gdy ujawnienie błędu dotyczącego faktów pociąga za sobą zmianę kwoty długu, pod warunkiem że korekta ta nie wiąże się z utratą ustalonego uprawnienia Eurojustu. Takie dostosowanie dokonywane jest na podstawie decyzji właściwego intendenta oraz jest odpowiednio uzasadnione.

Artykuł  56

1. W momencie faktycznej windykacji należnej kwoty księgowy dokonuje wpisu na rachunkach i powiadamia właściwego intendenta.

2. Wydaje się pokwitowanie w odniesieniu do wszystkich płatności gotówkowych dokonywanych księgowemu.

Artykuł  57

1. Jeżeli nie doszło do faktycznej windykacji w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego intendenta i niezwłocznie wszczyna procedurę windykacji należności, za pomocą sposobów przewidzianych przez prawo łącznie z, tam gdzie jest to stosowne, potrąceniem oraz, jeżeli nie jest możliwe, przymusową windykacją.

2. Księgowy dokonuje windykacji kwoty poprzez potrącenie ich od równoważnych roszczeń, które Eurojust ma wobec dłużnika, który sam ma roszczenia wobec Eurojustu, które są bezsporne, o ustalonej wysokości i wymagalne, pod warunkiem że potrącenie jest prawnie możliwe.

Artykuł  58

Księgowy we współpracy z właściwym intendentem może przyznać dodatkowy termin płatności wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika, z należnym uzasadnieniem, o ile dwa następujące warunki są spełnione:

a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stawki określonej w art. 86 przepisów wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego za cały przyznany dodatkowy okres, począwszy od dnia wskazanego w nocie debetowej;

b) w celu ochrony praw Eurojustu dłużnik dostarcza gwarancję finansową, obejmującą zarówno kwotę główną, jak i odsetki.

Artykuł  58a

Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających windykacji, w którym należności Eurojustu są pogrupowane według daty wystawienia zlecenia windykacji. Wskazuje również decyzje o odstąpieniu lub częściowym odstąpieniu od windykacji ustalonych należności. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez Eurojust sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.

Eurojust ustanawia wykaz swoich należności, w którym podaje nazwy dłużników i kwoty długu w przypadkach, w których sąd prawomocnym orzeczeniem (res judicata) nakazał dłużnikowi dokonanie zapłaty i w których w ciągu roku od wydania orzeczenia nie dokonano żadnych lub żadnych znaczących płatności. Wykaz taki zostaje opublikowany z uwzględnieniem odpowiednich przepisów dotyczących ochrony danych.

Artykuł  58b

Termin przedawnienia należności Eurojustu od osób trzecich oraz dla należności osób trzecich od Eurojustu wynosi pięć lat i jest wskazywany w umowach i umowach w sprawie przyznania dotacji zawieranych przez Eurojust.

Sekcja  6 - Przepis szczególny mający zastosowanie do opłat i należności

Artykuł  59

W przypadku gdy Eurojust pobiera opłaty i należności określone w art. 5 lit. a), całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności sporządzany jest na początku każdego roku budżetowego.

W przypadku gdy opłaty i należności ustalane są wyłącznie na podstawie przepisów prawnych lub decyzji Kolegium, intendent po ustaleniu należnej kwoty może odstąpić od wystawienia zlecenia windykacji i wystawić bezpośrednio noty debetowe. W takim przypadku rejestruje się wszystkie szczegóły dotyczące należności Eurojustu. Intendent prowadzi wykaz wszystkich not debetowych i w sprawozdaniu Eurojustu z zarządzania budżetem i finansami podaje liczbę not debetowych oraz ich łączną wartość.

W przypadku gdy Eurojust stosuje oddzielny system fakturowania, księgowy regularnie i co najmniej raz w miesiącu dokonuje zaksięgowania otrzymanych skumulowanych kwot opłat i należności.

Zasadniczo Eurojust świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych, wyłącznie jeśli odpowiednia opłata lub należność została wpłacona w całości. Jeżeli w drodze wyjątku usługa była świadczona bez wcześniejszej płatności odpowiedniej opłaty lub należności, zastosowanie mają sekcje 3, 4 i 5 niniejszego rozdziału.

ROZDZIAŁ  5

Operacje po stronie wydatków

Artykuł  60

1. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków są zaciągnięte oraz stwierdza się prawidłowość wszystkich wydatków oraz wszystkie wydatki zostają zatwierdzone i opłacone.

2. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków poprzedzone są decyzją w sprawie finansowania. Powyższe postanowienie nie ma zastosowania do prac związanych ze sprawami.

3. Program pracy Eurojustu jest równoważny do decyzji w sprawie finansowania dotyczącej czynności, które obejmuje, pod warunkiem że jest ona wyraźnie określona oraz że kryteria leżące u jej podstaw są precyzyjnie określone. Program prac zawiera szczegółowe cele oraz wskaźniki wykonania zadań.

4. Środki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.

Sekcja  1 - Zaciąganie zobowiązań finansowych

Artykuł  61

1. Zobowiązanie budżetowe jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia kolejnych płatności będących następstwem zobowiązania prawnego.

2. Zobowiązanie prawne jest czynnością, poprzez którą właściwy intendent zaciąga lub ustanawia zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie budżetu.

3. Zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny, gdy beneficjent i kwota wydatku jest znana.

4. Zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny, gdy przynajmniej jeden z elementów niezbędnych do określenia zobowiązania indywidualnego jest nieznany.

5. Zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym ani kwota wydatków, ani też finalny beneficjent nie są do końca znane.

Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zawarcie jednego lub więcej indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do kolejnych płatności lub, w wyjątkowych przypadkach, odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem, bezpośrednio przez dokonanie płatności.

Artykuł  62

1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet, właściwy intendent musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.

2. Łączne zobowiązania budżetowe pokrywają całkowity koszt odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych podjętych do dnia 31 grudnia roku N + 1.

Indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zawierane są do dnia 31 grudnia roku N.

Pod koniec okresów określonych w akapicie pierwszym i drugim niewykorzystany bilans tych zobowiązań budżetowych zostaje anulowany przez właściwego intendenta.

3. Ostateczny termin realizacji zobowiązań prawnych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy oraz odpowiadających im zobowiązań budżetowych, z wyjątkiem wydatków personalnych, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Wszystkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy następujących po tym terminie, zostają umorzone zgodnie z art. 11.

Kwota zobowiązania budżetowego odpowiadającego zobowiązaniu prawnemu, w odniesieniu do którego nie dokonano żadnej płatności w rozumieniu art. 67 w ciągu trzech lat po podpisaniu zobowiązania prawnego, zostaje umorzona.

Artykuł  63

Przyjmując zobowiązanie budżetowe, właściwy intendent dopilnowuje, aby:

a) wydatek został zaliczony w ciężar prawidłowej pozycji budżetu;

b) środki były dostępne;

c) wydatki były zgodne z zasadami finansowymi Eurojustu;

d) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.

Sekcja  2 - Stwierdzenie prawidłowości wydatków

Artykuł  64

Stwierdzanie prawidłowości wydatków jest czynnością polegającą na tym, że właściwy intendent:

a) weryfikuje istnienie roszczenia wierzyciela;

b) weryfikuje warunki, na których płatność jest wymagalna;

c) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę roszczenia.

Artykuł  65

1. Stwierdzanie prawidłowości wydatków oparte jest na dokumentach towarzyszących, potwierdzających tytuł wierzyciela do należności, na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie zrealizowanych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub pracach faktycznie wykonanych lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność.

2. Decyzja uzasadniająca wydatki wyrażona jest poprzez podpisanie przez właściwego intendenta dowodu kasowego "zatwierdzono do dokonania płatności".

3. W systemach nieskomputeryzowanych "zatwierdzono do dokonania płatności" ma formę pieczęci, której towarzyszy podpis właściwego intendenta. W systemach skomputeryzowanych "zatwierdzono do dokonania płatności" ma formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła właściwego intendenta.

Sekcja  3 - Zatwierdzenie wydatków

Artykuł  66

1. Zatwierdzanie wydatków jest czynnością, która polega na tym, że właściwy intendent poprzez wystawienie zlecenia płatniczego poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego prawidłowość została przez niego stwierdzona.

1a. W przypadkach dokonywania płatności okresowych z tytułu usług, w tym usług najmu, bądź dostaw towarów intendent po dokonaniu analizy ryzyka może zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty.

2. Zlecenie zapłaty opatrzone jest datą i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesłane księgowemu. Właściwy intendent przechowuje dokumenty towarzyszące zgodnie z art. 38 ust. 6.

3. W danym przypadku zleceniu zapłaty przesłanemu do księgowego towarzyszy dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 90 ust. 1.

Sekcja  4 - Realizacja wydatków

Artykuł  67

1. Płatność wykonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami aktu podstawowego w rozumieniu art. 49 ogólnego rozporządzenia finansowego, umowy lub porozumienia o udzieleniu dotacji oraz obejmuje jedną z następujących operacji:

a) płatność całej należnej kwoty;

b) płatność należnej kwoty na jeden z następujących sposobów:

(i) finansowanie z góry, które może być podzielone na kilka płatności;

(ii) jedna lub kilka płatności zaliczkowych;

(iii) płatność salda należnych kwot.

Finansowanie z góry obciąża w całości lub w części płatności zaliczkowe.

Całość finansowania z góry i płatności zaliczkowych obciąża płatność sald.

2. W rachunkach należy dokonać rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności, o których mowa w ust. 1, wówczas gdy są dokonywane.

Artykuł  68

Wydatki dokonywane są przez księgowego w granicach dostępnych środków finansowych.

Sekcja  5 - Terminy operacji po stronie wydatków

Artykuł  69

Uzasadnianie, zatwierdzanie i dokonywanie wydatków musi być realizowane w terminie określonym w przepisach wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego i zgodnie z nimi.

ROZDZIAŁ  6

Systemy informatyczne

Artykuł  70

W przypadku gdy operacje po stronie dochodów i wydatków są administrowane za pomocą systemów komputerowych, mogą być podpisywane z wykorzystaniem procedur przetworzonych komputerowo lub elektronicznych.

ROZDZIAŁ  7

Audytor wewnętrzny

Artykuł  71

Eurojust posiada stanowisko audytora wewnętrznego. Audytor wewnętrzny będzie wyznaczany i będzie wypełniać swoje obowiązki zgodnie z art. 38 ust. 2 i ust. 3 decyzji o Eurojuście.

Artykuł  72

1. Audytor wewnętrzny doradza Eurojustowi w sprawach związanych z zagrożeniem, poprzez wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemu zarządzania i kontroli oraz przez wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji oraz wspieranie należytego zarządzania finansami.

Jest on odpowiedzialny za:

a) ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb odnośnie do realizacji programów i działań poprzez odniesienie do związanych z nimi zagrożeń; oraz

b) ocenę efektywności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i audytu mających zastosowanie w każdej operacji związanej z wykonaniem budżetu.

2. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb Eurojustu. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków.

3. Audytor wewnętrzny składa Kolegium i dyrektorowi administracyjnemu sprawozdanie dotyczące wyników swoich badań, ustaleń, zebranych informacji i zaleceń. Zapewniają oni, aby działania podejmowane były zgodnie z zaleceniami wynikającymi z audytów.

4. Audytor wewnętrzny składa Eurojustowi roczne sprawozdanie z kontroli wewnętrznej, wykazujące między innymi liczbę i rodzaj przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, zalecenia i działania podjęte zgodnie z tymi zaleceniami. Takie roczne sprawozdanie przedstawia również wszelkie problemy systemowe ujawnione przez wyspecjalizowany zespół ustanowiony na mocy art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego.

5. Każdego roku Eurojust przesyła organowi udzielającemu absolutorium oraz Komisji sprawozdanie sporządzone przez dyrektora administracyjnego, podsumowujące liczbę i rodzaj kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego oraz zalecenia i działania podjęte odnośnie do tych zaleceń.

6. Niniejszy artykuł nie ma zastosowania do prac i dokumentów związanych ze sprawami.

Artykuł  73

Odpowiedzialność wewnętrznego audytora za działania podjęte w związku z wykonywaniem obowiązków ustalona jest w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Eurojustu zgodnie z art. 87 ogólnego rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ  V

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Artykuł  74

1. Do zamówień publicznych zastosowanie mają odpowiednie przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego i zasady wykonywania rozporządzenia ogólnego z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 4-7 niniejszego artykułu.

2. Eurojust może na swój wniosek zostać włączony jako organ zamawiający do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Wspólnoty.

3. Eurojust ma dostęp do wspólnej centralnej bazy danych utworzonej i obsługiwanej przez Komisję na mocy art. 95 ogólnego rozporządzenia finansowego.

4. Eurojust może zawierać umowy z Komisją, urzędami międzyinstytucjonalnymi lub ustanowionym na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2965/94⁽⁶⁾ Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej na oferowane przez nie dostawy towarów, świadczenie usług bądź wykonanie prac bez konieczności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych.

5. Bez uszczerbku dla powyższych postanowień, Eurojust będzie uprawniony do dołączenia do lub skorzystania z procedur zamówień podejmowanych przez państwo przyjmujące lub organizację międzynarodową, pod warunkiem że w ramach procedur zamówienia stosowane będą normy zapewniające gwarancje zgodne z międzynarodowo uznawanymi normami, zwłaszcza w odniesieniu do przejrzystości, braku dyskryminacji i unikaniu konfliktu interesów.

Jedynie dyrektor administracyjny jest uprawniony do stwierdzania zgodności gwarancji z międzynarodowo uznawanymi normami.

6. Na potrzeby zastosowania art. 101 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert umieszcza się zapis, zgodnie z którym Eurojust może przed podpisaniem umowy zrezygnować z udzielenia zamówienia lub unieważnić procedurę udzielenia zamówienia, przy czym oferentom lub kandydatom nie przysługuje prawo do roszczeń odszkodowawczych.

7. Na potrzeby zastosowania art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert ogłaszanym przez Eurojust umieszcza się zapis, zgodnie z którym może on zawiesić procedurę oraz podjąć wszelkie niezbędne środki, włączając w to unieważnienie procedury na warunkach określonych w tym artykule.

Na potrzeby zastosowania art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w umowach zawieranych przez Eurojust z podmiotami gospodarczymi umieszcza się zapis, zgodnie z którym może on podjąć wszelkie środki określone w tym artykule na wymienionych w nim warunkach.

TYTUŁ  VA

PROJEKTY O ZNACZĄCYM WPŁYWIE NA BUDŻET

Artykuł  74a

Kolegium możliwie jak najwcześniej zawiadamia władzę budżetową o zamiarze realizacji projektów, które mogą mieć znaczące konsekwencje finansowe dla finansowania budżetu administracyjnego, w szczególności wszelkich projektów odnoszących się do nieruchomości, takich jak najem lub nabycie budynków. Informuje on o tym fakcie Komisję.

Jeżeli którykolwiek organ władzy budżetowej zamierza wydać opinię, zawiadamia Eurojust o tym zamiarze w terminie dwóch tygodni od otrzymania informacji o projekcie. W przypadku braku odpowiedzi Eurojust może przystąpić do planowanego działania.

Opinia przekazywana jest Eurojustowi w ciągu czterech tygodni od zawiadomienia na mocy akapitu drugiego.

TYTUŁ  VB

EKSPERCI

Artykuł  74b

W przypadku wyboru ekspertów zastosowanie ma art. 265a przepisów wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego z uwzględnieniem niezbędnych zmian. Za pomoc udzielaną Eurojustowi, w szczególności przy ocenie ofert i wniosków o dotacje lub ofert na wykonanie zamówień publicznych, a także za zapewnianie pomocy technicznej przy działaniach następczych w związku z projektami oraz przy ostatecznej ocenie projektów, eksperci otrzymują wynagrodzenie na podstawie stałej kwoty. Eurojust może korzystać z wykazów ekspertów sporządzonych przez Komisję lub inne organy Wspólnoty.

TYTUŁ  VI

DOTACJE PRZYZNAWANE PRZEZ EUROJUST

Artykuł  75

1. W przypadku gdy Eurojust przyznaje dotacje władzom publicznym na wykonanie zadań Eurojustu zgodnie z art. 3 decyzji o Eurojuście na wykonanie zadań Europejskiej Sieci Sądowej zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. b) decyzji o Eurojuście lub w ramach zadań przekazanych mu przez Komisję na mocy art. 54 ust. 2 lit. b) ogólnego rozporządzenia finansowego, zastosowanie mają odpowiednie przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2. Dotacje objęte są pisemną umową pomiędzy Eurojustem a beneficjentem.

3. Na potrzeby zastosowania art. 119 ust. 2 ogólnego rozporządzenia finansowego umowy w sprawie przyznania dotacji zawierane przez Eurojust zawierają zapis, zgodnie z którym może on zawiesić, zmniejszyć lub przerwać wypłatę dotacji w przypadkach określonych w art. 183 przepisów wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego po umożliwieniu beneficjentowi przedstawienia swoich uwag.

TYTUŁ  VII

PRZEDSTAWIANIE RACHUNKÓW I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ  1

Przedstawianie rachunków

Artykuł  76

Roczne rachunki Eurojustu obejmują:

a) bilanse finansowe Eurojustu;

b) sprawozdania z wykonania budżetu.

Rachunkom Eurojustu towarzyszy sprawozdanie w sprawie zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku. Do sprawozdania Eurojust dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu danego roku. W sprawozdaniu podaje się m.in. stopień wykorzystania środków i zamieszcza zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami w budżecie.

Artykuł  77

Rachunki muszą być zgodne z zasadami, dokładne, wyczerpujące i muszą przedstawiać prawidłowo i rzetelnie:

a) w zakresie bilansów finansowych - aktywa i pasywa, obciążenia i dochody, należności i zobowiązania niewykazane jako aktywa lub pasywa oraz przepływ środków pieniężnych;

b) w zakresie sprawozdań z wykonania budżetu - operacje po stronie dochodów i wydatków.

Artykuł  78

Bilanse finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi podstawowymi zasadami rachunkowości określonymi w przepisach wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego, a mianowicie:

a) kontynuacja działalności;

b) ostrożność;

c) jednolite metody rachunkowości;

d) porównywalność informacji;

e) istotność;

f) niestosowanie kompensat;

g) przewaga stanu faktycznego nad stanem pozornym;

h) rozliczanie przyszłych okresów.

Artykuł  79

1. Zgodnie z zasadą rozliczania przyszłych okresów bilanse finansowe wykazują rozchody i dochody na rok budżetowy, bez względu na termin zapłaty lub otrzymania kwoty.

2. Wartość aktywów i pasywów ustala się zgodnie z zasadami wyceny określonymi przez metody rachunkowości przewidzianymi w art. 132 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Artykuł  80

1. Bilanse finansowe sporządzane w euro obejmują:

a) bilans i rachunek wyniku ekonomicznego, które przedstawiają aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia roku poprzedniego; są one sporządzone zgodnie ze strukturą ustaloną w dyrektywie Rady w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych typów spółek, z uwzględnieniem szczególnego charakteru działalności Eurojustu;

b) tabelę przepływu środków pieniężnych, wykazującą kwoty otrzymane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;

c) sprawozdanie dotyczące zmian w kapitale przedstawiające szczegółowo podwyższenia i zmniejszenia w ciągu roku we wszystkich pozycjach kont kapitałowych.

2. Załącznik do bilansów finansowych uzupełnia i objaśnia informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkich dodatkowych informacji zalecanych przez ogólnie przyjętą międzynarodową praktykę rachunkowości, w przypadku gdy takie informacje odnoszą się do działalności Eurojustu.

Artykuł  81

Sprawozdania z wykonania budżetu sporządzane w euro obejmują:

a) budżetowy rachunek wyniku, który przedstawia wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku; struktura, w jakiej jest prezentowany, jest taka sama jak struktura budżetu;

b) załącznik do budżetowego rachunku wyniku, który uzupełnia i objaśnia informacje przedstawione w tym rachunku.

Artykuł  82

Księgowy przesyła księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu najpóźniej do dnia 1 marca następnego roku rachunki tymczasowe wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok finansowy, o których mowa w art. 76 niniejszej decyzji, tak, aby księgowy Komisji mógł sporządzić skonsolidowane rachunki, jak przewidziano w art. 128 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Księgowy przesyła sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami także Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie najpóźniej do dnia 31 marca następnego roku.

Artykuł  83

1. Zgodnie z art. 129 ust. 1 ogólnego rozporządzenia finansowego Trybunał Obrachunkowy najpóźniej do dnia 15 czerwca następnego roku przedstawia uwagi na temat rachunków tymczasowych Eurojustu.

2. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących rachunków tymczasowych Eurojustu dyrektor administracyjny sporządza rachunki końcowe Eurojustu zgodnie z art. 43 na własną odpowiedzialność i przesyła je Kolegium, który wyraża opinię w sprawie tych rachunków.

3. Dyrektor administracyjny przesyła rachunki końcowe wraz z opinią Kolegium księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie najpóźniej do dnia 1 lipca następnego roku; wyżej wymienione dokumenty będą przesłane w ciągu dwóch tygodni w przypadku otrzymania uwag Trybunału Obrachunkowego po dniu 15 czerwca.

4. Rachunki końcowe Eurojustu skonsolidowane ze sprawozdaniem Komisji zostają opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku budżetowego.

5. Dyrektor administracyjny przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi w rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku. Odpowiedzi Eurojustu przesyłane są Komisji w tym samym czasie.

ROZDZIAŁ  2

Rachunkowość

Sekcja  1 - Przepisy wspólne

Artykuł  84

1. System rachunkowości Eurojustu jest systemem służącym do organizacji informacji dotyczących budżetu i finansów w taki sposób, aby dane mogły być wprowadzane, składane i rejestrowane.

2. Konta dzielą się na konta ogólne i budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.

3. Dane liczbowe na kontach ogólnych i budżetowych są przyjmowane z końcem roku budżetowego, tak, aby można było przygotować sprawozdania, o których mowa w rozdziale 1.

4. Bez względu na ust. 2 i 3 intendent może prowadzić konta analityczne.

Artykuł  85

Zasady i metody rachunkowości oraz ujednolicony plan kont do zastosowania przez Eurojust przyjmowane są przez księgowego Komisji zgodnie z art. 133 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Sekcja  2 - Konta ogólne

Artykuł  86

Na kontach ogólnych księgowane są w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację ekonomiczną i finansową oraz aktywa i pasywa Eurojustu.

Artykuł  87

1. Ruchy na kontach i salda ujmowane są w księgach rachunkowych.

2. Wszelkie zapisy księgowe, łącznie z wpisami korygującymi na kontach, oparte są na dokumentach towarzyszących, do których się odnoszą.

3. Systemy rachunkowości muszą umożliwiać zachowanie śladu wszystkich zapisów księgowych.

Artykuł  88

Księgowy Eurojustu po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przedstawienia końcowych rachunków wprowadza wszelkie zapisy korygujące, niepociągające za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku, które są niezbędne do prawdziwego, rzetelnego i zgodnego z zasadami przedstawienia kont.

Sekcja  3 - Konta budżetowe

Artykuł  89

1. Konta budżetowe zapewniają szczegółową rejestrację wykonania budżetu.

2. Do celów ust. 1 konta budżetowe rejestrują wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków przewidziane w tytule IV niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ  3

Spis inwentarza

Artykuł  90

1. Eurojust prowadzi spis inwentarza wykazujący w układzie ilościowym i wartościowym stan rzeczowego majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych Eurojustu według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji.

Eurojust sprawdza, czy zapisy w spisie inwentarza są zgodne ze stanem faktycznym.

2. Sprzedaż majątku ruchomego wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.

TYTUŁ  VIII

KONTROLA ZEWNĘTRZNA I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM

ROZDZIAŁ  1

Kontrola zewnętrzna

Artykuł  91

Trybunał Obrachunkowy kontroluje rachunki Eurojust zgodnie z art. 248 traktatu WE.

Artykuł  92

1. Eurojust przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu budżet w formie ostatecznie uchwalonej. Eurojust, tak szybko jak to możliwe, powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 10, 14, 19 i 23.

2. Eurojust przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu wewnętrzne zasady finansowe, które przyjął.

3. Trybunał Obrachunkowy informowany jest o wyznaczeniu intendentów, księgowych i administratorów środków zaliczkowych oraz o decyzjach dotyczących przekazania uprawnień na mocy art. 34, art. 43 ust. 1 i 4 oraz art. 44.

Artykuł  93

Kontrola prowadzona przez Trybunał Obrachunkowy jest regulowana przez art. 139-144 ogólnego rozporządzenia finansowego. Kontrola będzie przeprowadzana w sposób gwarantujący ochronę danych sensytywnych związanych ze sprawami.

ROZDZIAŁ  2

Absolutorium

Artykuł  94

1. Parlament Europejski na zalecenie Rady w terminie do dnia 30 kwietnia roku N + 2 udziela dyrektorowi administracyjnemu absolutorium z wykonania budżetu za rok N. Dyrektor administracyjny informuje Kolegium o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej decyzji o udzieleniu absolutorium.

2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora administracyjnego o przyczynach opóźnienia.

3. Jeśli Parlament Europejski opóźni wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor administracyjny we współpracy z Kolegium dołoży wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.

Artykuł  95

1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki wszystkich dochodów i wydatków Eurojustu, wynikający z nich bilans oraz aktywa i pasywa Eurojustu wykazane w bilansie.

2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rachunki i bilans finansowy Eurojustu. Parlament Europejski bada również roczne sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora administracyjnego Eurojustu, wszelkie odpowiednie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz oświadczenie Trybunału Obrachunkowego o wiarygodności oraz zgodność z prawem i prawidłowość operacji leżących u ich podstaw.

3. Dyrektor administracyjny przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok, zgodnie z art. 146 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Artykuł  96

1. Dyrektor administracyjny podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzjom Parlamentu Europejskiego o absolutorium, jak również komentarzy towarzyszących zaleceniu odnoszącemu się do absolutorium przyjętego przez Radę, z uwzględnieniem zadań Eurojustu.

2. Na żądanie Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor administracyjny składa sprawozdanie co do środków podjętych w kontekście tych uwag i komentarzy. Przesyła on jego odpis Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

TYTUŁ  IX

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł  97

Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień dotyczących spraw budżetowych w dziedzinach podlegających ich kompetencji.

Artykuł  98

Na wniosek dyrektora administracyjnego Kolegium w zakresie, w jakim jest to niezbędne, oraz po uzyskaniu zgody Komisji przyjmuje szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia finansowego Eurojustu.

Artykuł  99

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej przyjęciu przez Kolegium i będzie opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zastępuje decyzję w sprawie rozporządzenia finansowego Eurojustu przyjętą w dniu 20 kwietnia 2006 r.

Sporządzono w Hadze dnia 27 marca 2009 r.

	José Luís LOPES DA MOTA
	Przewodniczący Eurojustu

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 63 z 6.3.2002, s. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 245 z 29.9.2003, s. 44.

⁽³⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 1.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2009.306.45
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja Kolegium 2009-8 w sprawie przyjęcia rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Eurojustu
• Data aktu: 27/03/2009
• Data ogłoszenia: 20/11/2009
• Data wejścia w życie: 28/03/2009