Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/26)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej "Agencją", inaczej "ERA") z siedzibą w Lille-Valenciennes została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁵ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. Agencja zlikwidowała jednostkę kontroli wewnętrznej, a na jej miejsce powołała koordynatora ds. kontroli wewnętrznej. Kontroler wewnętrzny odszedł z Agencji. Istnieje niepewność co do tego, jak przewidziana w regulaminie finansowym Agencji funkcja kontroli wewnętrznej będzie realizowana w nowej strukturze.

12. Agencja powinna wzmocnić istniejące mechanizmy kontrolne, aby zapewnić prawidłowe obliczanie i wypłacanie dodatków rodzinnych na podstawie kompletnych i aktualnych informacji.

13. Agencja nie spełnia wymagań standardów kontroli wewnętrznej dotyczących ciągłości działania. Brak jest zatwierdzonych planów ciągłości działania i przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej w odniesieniu do systemów informatycznych.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 9 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Poziom płatności w stosunku do środków budżetowych polepszył się w przypadku wszystkich tytułów, jednak dla tytułu III (wydatki operacyjne) pozostawał niski i wynosił 47 % (39 % w 2010 r.). Sytuacja ta stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.	w trakcie realizacji
2011	Rozporządzenie ustanawiające Agencję określa maksymalne okresy zatrudnienia dla pracowników zatrudnionych na czas określony rekrutowanych przez agencję spośród ekspertów z sektora kolejowego. Zgodnie z tymi przepisami Agencja będzie musiała wymienić połowę pracowników operacyjnych w okresie 2013-2015, co może spowodować istotne zakłócenia w działaniach operacyjnych Agencji(1).	w trakcie realizacji
2011	Istnieje możliwość poprawienia procedur rekrutacji stosowanych w Agencji w celu zapewnienia pełnej przejrzystości i równego traktowania kandydatów. Na przykład ogłoszenia o naborze nie zawierały informacji o wymaganej minimalnej liczbie lat wykształcenia wyższego lub studiów, co było stosowanym kryterium selekcji. Progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną i umieszczenia ich na liście rezerwowej, punktacja kryteriów wyboru, pytania na egzaminy pisemne i ustne ani też wagi związane z egzaminami pisemnymi i ustnymi nie zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.	w trakcie realizacji
(1) Rozporządzenie (WE) nr 881/2004, art. 24.

ZAŁĄCZNIK Nr  II

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 91 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	W celu wykonania artykułu 90 i z uwzględnieniem specyficznych aspektów transportu, Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów, ustanawiają: a) wspólne reguły mające zastosowanie do transportu międzynarodowego wykonywanego z lub na terytorium państwa członkowskiego lub tranzytu przez terytorium jednego lub większej liczby państw członkowskich; b) warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w państwie członkowskim do transportu krajowego w państwie członkowskim; c) środki pozwalające polepszyć bezpieczeństwo transportu; d) wszelkie inne potrzebne przepisy.
Kompetencje Agencji (rozporządzenie (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Współdziałanie, w sprawach technicznych, we wdrażaniu prawodawstwa Unii zmierzającego do: - poprawy konkurencyjności sektora kolejowego, - wypracowania wspólnego podejścia do bezpieczeństwa europejskiego systemu kolejowego, celem przyczynienia się do stworzenia europejskiego obszaru kolejowego bez granic o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Zadania 1. Przekazywanie Komisji zaleceń dotyczących: - wspólnych metod bezpieczeństwa oraz wspólnych wymagań bezpieczeństwa określonych w dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa kolei (2004/49/WE), - świadectw bezpieczeństwa i działań w zakresie bezpieczeństwa, - określania specyfikacji technicznych interoperacyjności, - kwalifikacji zawodowych, - rejestracji taboru kolejowego. 2. Wydawanie opinii dotyczących: - krajowych przepisów bezpieczeństwa, - monitorowania jakości pracy jednostek notyfikowanych, - interoperacyjności sieci transeuropejskiej. 3. Koordynacja organów krajowych: Koordynacja krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów dochodzeniowych (określonych w dyrektywie 2004/49/WE, art. 17 i 21). 4. Publikacje i bazy danych: - sprawozdanie o działaniu systemu bezpieczeństwa (co dwa lata), - sprawozdanie z postępów we wdrażaniu interoperacyjności (co dwa lata), - publiczna baza danych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, - publiczny rejestr dokumentów dotyczących interoperacyjności.
Zarządzanie	Rada Administracyjna Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, sześciu przedstawicieli odpowiednich sektorów zawodowych (bez prawa głosu). Dyrektor Mianowany przez Radę Administracyjną na wniosek Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Budżet 25,8 (26) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Stanowiska w planie zatrudnienia: 144 (144) Stanowiska obsadzone na dzień 31 grudnia 2012 r.: 139 (140) Inni pracownicy: 14 (14) Łączna liczba pracowników: 153 (154), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 119 (107) - administracyjne: 34 (47)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Zalecenia związane z certyfikacją bezpieczeństwa, w tym przejście na wspólny unijny certyfikat bezpieczeństwa. Działania monitorujące w zakresie certyfikacji jednostek odpowiedzialnych za utrzymanie taboru. Zalecenia dotyczące przepisów w zakresie bezpieczeństwa, w tym ocena sposobu udostępniania krajowych zasad bezpieczeństwa oraz badanie transpozycji przez państwa członkowskie dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa kolei. Zalecenia dotyczące sprawozdawczości w zakresie bezpieczeństwa, w tym wspólnych wskaźników bezpieczeństwa, koordynacja działań organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i organów dochodzeniowych, a także sprawozdawczość na temat działania systemów bezpieczeństwa w państwach członkowskich. Zalecenia dotyczące oceny bezpieczeństwa, w tym wspólnych metod oceny. Zalecenia dotyczące specyfikacji technicznych odnoszących się do interoperacyjności i ich przeglądu. Ocena rozszerzenia zakresu i korygowanie błędów. Sprawozdania dotyczące wspólnych podejść odnoszących się do kompetencji zawodowych i oceny pracowników kolei zaangażowanych w funkcjonowanie i utrzymanie. Określenie i skompilowanie dokumentu zawierającego odniesienia do krajowych przepisów w zakresie autoryzacji taboru oraz klasyfikacja ich ekwiwalencji do celów wzajemnego uznawania. Opinie techniczne dotyczące przepisów krajowych oraz monitorowanie pracy jednostek notyfikowanych. Sprawozdania na temat bezpieczeństwa kolejowego i interoperacyjności kolei. Ustanowienie i prowadzenie szeregu rejestrów dotyczących interoperacyjności i bezpieczeństwa. Działanie w charakterze organu systemowego i kierownika kontroli zmian w ramach ERTMS (Europejskiego Systemu Zarządzania Ruchem Kolejowym). Wydanie specyfikacji 3 wzorca ETCS. Wspieranie Komisji w ocenie projektów ERTMS. Sporządzenie oceny oddziaływania w odniesieniu do wszystkich zaleceń.
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Agencja planuje zatrudnić koordynatora ds. kontroli wewnętrznej przed jesienią 2013 r. Będzie to oddzielna rola i tym samym zostanie zapewniona niezależność osoby wykonującej tę funkcję. Ponadto niezależność funkcji kontroli wewnętrznej w Agencji jest w pełni zagwarantowana. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym ERA, art. 71 ust. 2: "... Audytor wewnętrzny Komisji ma te same uprawnienia wobec Agencji, co wobec służb Komisji." Służba Audytu Wewnętrznego Komisji jest w dalszym ciągu wewnętrznym audytorem Agencji oraz będzie nim również w przyszłości. Wykonuje ona regularnie kontrole wewnętrzne w Agencji.

12. Uwaga Trybunału jest oparta na jednym konkretnym i bardzo złożonym indywidualnym przypadku, w odniesieniu do którego Agencja zwróci się o poradę do służb Komisji, aby sprawdzić jak rozwiązać tę kwestię. Ponadto Agencja dokona przeglądu dotychczasowych kontroli i, w razie konieczności, je wzmocni, aby zapewnić prawidłowe naliczanie dodatków rodzinnych oraz ich wypłacanie na podstawie kompletnych i aktualnych danych.

13. Agencja postanowiła jako kwestię priorytetową wdrożyć odpowiednie środki w celu zapewnienia ciągłości działalności służb i systemów informatycznych, które są horyzontalne w stosunku do działalności Agencji. W tym celu przewidziano wdrożenie w ciągu 2013 r. powiązanych działań i wprowadzenie do końca 2013 r. zatwierdzonego planu ciągłości działalności i procedurę przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.

1 Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.184
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 09/07/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013