Uzasadnienie1. Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1210/90 z dnia 7 maja 1990 r. w sprawie ustanowienia Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska oraz Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska (1) jednym z zadań Agencji jest "zapewnienie, że obywatele są właściwie informowani o stanie środowiska" (art. 1 ust. 2). Zgodnie z tym ogólnym twierdzeniem Agencja jest odpowiedzialna za zapewnienie "szerokiego upowszechniania wiarygodnych informacji środowiskowych" (art. 2 pkt vi)).
2. Mając na względzie fakt, iż swobodny dostęp do dostępnych informacji dotyczących środowiska posiadanych przez władze publiczne Państw Członkowskich poprawi ochronę środowiska, dostęp do dokumentów posiadanych przez Państwa Członkowskie został zapewniony przez dyrektywę Rady 90/313/EWG z dnia 7 czerwca 1990 r. w sprawie swobody dostępu do informacji o środowisku (2).
3. W dniu 6 grudnia 1993 r. Rada i Komisja zatwierdziły kodeks postępowania dotyczący publicznego dostępu do dokumentów Rady i Komisji (3). Wkrótce potem obie instytucje, wykonując postanowienia tego kodeksu postępowania, przyjęły decyzje w sprawie publicznego dostępu do ich odpowiednich dokumentów (4).
4. Agencja stosowała do tej pory analogicznie decyzję Komisji. Jednakże uzyskawszy osobowość prawną i autonomię prawną, nie jest ona związana wymienionymi wyżej decyzjami i w związku z tym niezbędne jest przyjęcie przez Agencję własnego zbioru reguł dotyczącego publicznego dostępu do dokumentów Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska.
Szczególnie wskazane jest, aby reguły te były zgodne z tymi przyjętymi przez Radę i Komisję. Zgodnie z zasadą autonomii prawnej niniejsza decyzja nie odnosi się do wymienionego wyżej kodeksu postępowania, lecz jest stosowana niezależnie.
5. W odniesieniu do istoty decyzji, punktem wyjścia powinno być, i należy to stwierdzić wyraźnie, że Agencja jest zdecydowana udostępniać istniejące dokumenty w możliwie najszerszy sposób. Celem decyzji jest określenie reguł, na podstawie których opinia publiczna będzie uprawniona do składania wniosku o dostępne dokumenty bez konieczności udowadniania swojego interesu. Należy zrozumieć, że wnioskodawcy uprawnieni są jedynie do otrzymywania lub zapoznawania się z istniejącymi dokumentami. Agencja nie będzie zobowiązana do podejmowania prac badawczych lub sporządzania nowych dokumentów na żądanie opinii publicznej.
6. Dostęp do dokumentów (niezależnie od ich formatu) ograniczony będzie zwykle do dokumentów pochodzących od Agencji. W odniesieniu do wszelkich innych żądanych dokumentów wnioskodawcy powinni być proszeni o składanie wniosków do organu, od którego dokumenty te pochodzą.
7. Podczas gdy zapoznawanie się z dokumentami Agencji w jej pomieszczeniach będzie zwykle wolne od opłat, Agencja powinna mieć możliwość pobierania niewielkiej opłaty za fotokopie dokumentów przekraczających 30 stron.
8. Pod pewnymi warunkami nie powinno się przyznawać dostępu do dokumentów Agencji, w szczególności w przypadkach, gdy wymagają tego interes publiczny, ochrona jednostki i prywatności lub ochrona tajemnicy handlowej i przemysłowej. Do celów spójności zaleca się ogólne określenie tych wyjątków (art. 5) dokładnie w taki sam sposób, jak zostało to dokonane w kodeksie postępowania przyjętym przez Radę i Komisję.
9. Procedura określona przez niniejszą decyzję jest następująca:
– wszystkie wnioski powinny być skierowane do dyrektora zarządzającego biura. Wszystkie wnioski powinny być rozpatrywane w ramach kompetencji dyrektora zarządzającego,
– jeżeli Agencja zamierza odmówić przyznania dostępu do dokumentów, wnioskodawca ma być powiadomiony na piśmie o powodach uzasadniających ten zamiar. Wnioskodawca może złożyć od tej decyzji odwołanie do przewodniczącego zarządu. Należy się spodziewać, że będzie się to zdarzało tylko w szczególnie wyjątkowych okolicznościach,
– jeżeli przewodniczący zarządu zdecyduje o odrzuceniu odwołania, jego decyzja określa powody jej podjęcia oraz informuje wnioskodawcę o możliwości skierowania sprawy do rozpatrzenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich na podstawie art. 138e Traktatu WE.
10. Decyzja zarządu Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska została przyjęta i powinna zostać poddana rewizji po dwóch latach przez ten sam organ. Powinna ona zostać opublikowana w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich (seria "C") i podana do publicznej wiadomości.
Tekst decyzji
I. Opinia publiczna posiada możliwie najszerszy dostęp do dokumentów Agencji na warunkach określonych w niniejszej decyzji.
"Dokumenty Agencji" oznaczają każdy istniejący tekst na piśmie, niezależnie od jego formatu, zawierający istniejące dane i pochodzący od Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska. Niniejsza decyzja nie ma zastosowania do dokumentów już opublikowanych.
II. Wniosek o dostęp do dokumentu Agencji przesyła się na piśmie do dyrektora zarządzającego Agencji (5). Wnioskodawcy nie muszą udowadniać swojego interesu.
Wnioski muszą być zostać sporządzone w sposób wystarczająco ścisły oraz muszą zawierać informacje umożliwiające identyfikację wymaganego dokumentu. Tam gdzie jest to konieczne, wnioskodawca proszony jest o podanie dodatkowych danych szczegółowych.
III. Wnioskodawca ma dostęp do dokumentów Agencji przez zapoznanie się z nimi w pomieszczeniach Agencji albo przez otrzymanie kopii wysyłanej na jego koszt. Za fotokopie przekraczające 30 kartek papieru Agencja może pobierać opłatę w wysokości 10 ECU oraz dodatkowo 0,036 ECU za kartkę. Opłata za informacje w innym formacie ustalana jest na zasadzie indywidualnych przypadków, nie przekracza jednak rozsądnego poziomu.
Dokumenty dostarczane są w dostępnej wersji językowej, uwzględniając preferencje wnioskodawcy.
Osoba, której przyznano dostęp do dokumentu Agencji, nie może bez uprzedniego upoważnienia sprzedać dokumentu lub rozpowszechniać go w celach komercyjnych. Powielanie opublikowanych dokumentów jest uprawnione pod warunkiem powiadomienia o tym fakcie instytucji, z której one pochodzą.
IV. Wnioski są rozpatrywane jak najszybciej, w zakresie kompetencji dyrektora zarządzającego.
Wnioskodawca jest powiadamiany na piśmie w terminie miesiąca, czy jego wniosek został przyjęty, czy też zamierza mu się odmówić dostępu. W tym drugim przypadku wnioskodawca jest powiadamiany o powodach uzasadniających ten zamiar. Jest on także powiadamiany o możliwości złożenia do przewodniczącego zarządu, w terminie miesiąca, wniosku o ponowne sprawdzenie zamiaru odmowy dostępu oraz o tym, że brak takiego odwołania spowoduje uznanie wniosku za wycofany.
Brak odpowiedzi na wniosek w terminie miesiąca od jego złożenia równoważny jest z odmową. W tym wypadku wnioskodawca może złożyć wniosek w terminie jednego miesiąca do przewodniczącego zarządu, a niedokonanie tego skutkuje uznaniem wniosku za wycofany.
Decyzja w sprawie wniosku o ponowne sprawdzenie jest podjęta jak najszybciej, najpóźniej w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia takiego wniosku. Jeżeli wniosek zostaje odrzucony, decyzja określa powody, na których jest oparta odmowa. Jednocześnie wnioskodawca zostaje powiadomiony o możliwości skierowania sprawy do Rzecznika Praw Obywatelskich na podstawie postanowień art. 138e Traktatu WE.
V. Dostęp do dokumentu Agencji nie jest przyznawany w przypadku, gdy jego ujawnienie mogłoby naruszyć:
– ochronę interesu publicznego (bezpieczeństwa publicznego, stosunków międzynarodowych, stabilności walutowej, postępowań sądowych, inspekcji i dochodzeń),
– ochronę jednostki i prywatności,
– ochronę tajemnicy handlowej i przemysłowej,
– ochronę interesów finansowych Wspólnoty,
– ochronę poufności, jaka jest wymagana przez osoby fizyczne lub prawne, które przekazały informacje zawarte w dokumentach, lub wymagana jest przez ustawodawstwo Państwa Członkowskiego, które przekazało takie informacje.
Można odmówić dostępu do dokumentów Agencji w celu ochrony poufności działań Agencji.
VI. Niniejsza decyzja zostanie poddana przeglądowi po dwóch latach jej stosowania. W ramach przygotowania do tego przeglądu dyrektor zarządzający w stosownym czasie przedkłada zarządowi sprawozdanie dotyczące wykonania niniejszej decyzji.
VII. Niniejsza decyzja staje się skuteczna z dniem 1 czerwca 1997 r. Zostaje ona opublikowana w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i jest podana do publicznej wiadomości.
______
(1) Dz.U. L 120 z 11.5.1990, str. 1.
(2) Dz.U. L 158 z 23.6.1990, str. 56.
(3) Dz.U. L 340 z 31.12.1993, str. 41.
(4) Decyzja Rady z 20.12.1993 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Rady (Dz.U. L 340 z 31.12.1993, str. 43), decyzja Komisji z 8.2.1994 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komisji (Dz.U. L 46 z 18.2.1994, str. 58), zmieniona decyzją z 19.9.1996 (Dz.U. L 247 z 28.9.1996 r., str. 45).
(5) Europejska Agencja Ochrony Środowiska, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Copenhague, Fax: (45 33) 36 71 99.
