Która z instytucji (ZUS, Prokuratura) może żądać wyłącznie oryginału dokumentacji medycznej?
Czy szpital wydając kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem może odmówić wydania oryginałów?
Żaden z podmiotów uprawnionych do dostępu do dokumentacji medycznej nie jest ani szczególnie upoważniony ani też pozbawiony prawa żądania oryginału dokumentacji medycznej.
Zasady udostępniania dokumentacji medycznej regulują przepisy rozdziału 7 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – dalej u.p.p. Zgodnie z powołaną ustawą (a ściśle z art. 26 u.p.p.), prawo dostępu do dokumentacji – na równych prawach – mają pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy, bądź osoba upoważniona przez pacjenta. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną również:
podmiotom, o których mowa w art. 119 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia
Żadnemu z tych podmiotów nie przyznano wyłącznego prawa do żądania oryginału dokumentacji. Ustawa wskazuje także równoważne formy udostępniania dokumentacji medycznej. Zgodnie z art. 27 u.p.p. dokumentacja medyczna jest udostępniana:
Autorka z praktyki jednak sugeruje aby w razie wniosku o wydanie oryginału skrupulatnie wykonać dla siebie kopię a także aby skrupulatnie egzekwować zwrot oryginału. Oryginał bowiem – jak wynika z przepisów – może być tylko wypożyczony. Warto także zapytać podmiot wnioskujący, czy na pewno potrzebuje oryginału. W praktyce bowiem zdarza się, że ZUS żąda oryginału aby nie ponosić kosztów udostępnienia zapominając, że zgodnie z art. 77 ust. 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 121 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych udostępnianie dokumentacji dla celów orzeczniczych następuje bez opłat.
Prokuratura, sądy – w tym zawodowe – proszą o oryginał w zasadzie celem wykonania badań dokumentów. W tym zakresie kopia nie jest wystarczająca. Nie można odmówić wydania oryginału w okolicznościach wskazanych w pytaniu. Wydania należy odmówić zawsze wtedy, gdy wniosek pochodzi od nieuprawnionej osoby lub z innego powodu jest wadliwy. Ale nie można odmówić wydania oryginału zastępując go potwierdzoną kopią.