W przypadku, gdy kopia kuponu RUM z naniesioną informacją o poradzie lekarskiej stanowiła jedyny dowód udzielonych na rzecz pacjenta świadczeń zdrowotnych, to zgodnie z ogólną regułą kopie takie winny być przechowywane przez świadczeniodawcę przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji świadczeniobiorcy. W sytuacji z kolei, gdy porady lekarskie naniesione na kupony RUM znalazły jednocześnie odzwierciedlenie w odrębnych wpisach dokonanych w dokumentacji medycznej (odręcznych bądź elektronicznych), brak jest podstaw do ustalenia po stronie świadczeniodawcy obowiązku przechowywania w ogóle kopii czy oryginałów archiwalnych kuponów, które w opisanych okolicznościach nie muszą stanowić elementu dokumentacji medycznej.

Skierowania na badania przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania, zaś kopie zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji medycznej pacjenta.

Zgodnie z przepisem art. 24 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - dalej u.p.p., w celu realizacji prawa pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest obowiązany prowadzić, przechowywać i udostępniać dokumentację medyczną w sposób określony w rozdziale 7 u.p.p. - "Prawo pacjenta do dokumentacji medycznej" oraz w ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, a także zapewnić ochronę danych zawartych w tej dokumentacji. Jak stanowi z kolei art. 29 ust. 1 u.p.p., podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

1) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
2) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
3) skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia;
4) dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Dopiero po upływie okresów wymienionych wyżej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może zniszczyć dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

Odnosząc powyższe ustalenia w zakresie przepisów obowiązującego prawa do treści sformułowanego pytania stwierdzić należy, iż w przypadku gdy kopia kuponu RUM z naniesioną informacją o poradzie lekarskiej stanowiła jedyny dowód udzielonych na rzecz pacjenta świadczeń zdrowotnych, to zgodnie z ogólną regułą kopie takie winny być przechowywane przez świadczeniodawcę przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji świadczeniobiorcy. Bez znaczenia dla realizacji powyższej zasady pozostaje natomiast fakt sprawozdawania udzielonych świadczeń w ramach raportów statystyczno-medycznych do Narodowego Funduszu Zdrowia - raport elektroniczny jako taki nie stanowi bowiem dokumentacji medycznej. W sytuacji z kolei, gdy porady lekarskie naniesione na kupony RUM znalazły jednocześnie odzwierciedlenie w odrębnych wpisach dokonanych w dokumentacji medycznej (odręcznych bądź elektronicznych), brak jest podstaw do ustalenia po stronie świadczeniodawcy obowiązku przechowywania w ogóle kopii czy oryginałów archiwalnych kuponów, które w opisanych okolicznościach nie muszą stanowić elementu dokumentacji medycznej.

W odniesieniu kolejno do kwestii okresu przechowywania skierowań wskazać należy, iż skierowania na badania przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania. Jednocześnie podkreślenia wymaga, iż do dnia 31 grudnia 2015 r. problematyka przechowywania zaświadczeń ZUS ZLA regulowana była przepisami art. 58 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - dalej u.ś.p.u.s., zgodnie z którym zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA wystawia się z dwiema kopiami, przy czym oryginał zaświadczenia lekarskiego wystawiający zaświadczenie przesyła, w ciągu 7 dni od dnia wystawienia zaświadczenia, bezpośrednio do terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pierwszą kopię zaświadczenia lekarskiego otrzymuje ubezpieczony, zaś drugą kopię wystawiający zaświadczenie przechowuje przez okres 3 lat. Przepisami jednak ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw dokonano zmiany przywoływanego art. 58 u.ś.p.u.s. Jako, że art. 58 w obecnym brzmieniu nie zakreśla już jakiegokolwiek odrębnego terminu dla przechowywania kopii zaświadczeń ZUS ZLA, to w omawianym przypadku zastosowanie znajdować będą wprost przepisy art. 29 ust. 1 u.p.p. Przypomnieć bowiem należy, iż zgodnie z przepisem § 2 ust. 4 pkt 8 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, wszelkie zaświadczenia lekarskie stanowią rodzaj dokumentacji medycznej indywidualnej. W związku z powyższym winny być one przechowywane przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji medycznej pacjenta.